Tjeklisten her giver jer et hurtigt billede af, om jeres virksomhed kan sikre og dokumentere digitale spor, hvis der opstår en sag i morgen. Svar ja eller nej på hvert spørgsmål. Hvert nej er et hul, I kan lukke, før det bliver et problem. Det tager typisk en time at gå listen igennem, hvis leder og IT sidder sammen.
Listen er bygget op om de situationer, der oftest kræver digitale beviser i mindre virksomheder: en medarbejder, der stopper, en tvist med en kunde eller leverandør, en intern undersøgelse og et cyberangreb. Den hører sammen med grundartiklen om bevisberedskab. → Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår
Sådan bruger I listen
- Sæt leder og den IT-ansvarlige (eller jeres IT-leverandør) sammen.
- Svar ærligt. “Det tror jeg” er et nej, indtil det er tjekket.
- Skriv ved hvert nej, hvem der ejer opgaven, og hvornår den skal være løst.
- Gem den udfyldte liste med dato. Den er i sig selv dokumentation for, at I har arbejdet med det.
- Gentag mindst en gang om året.
Overblik
- ☐ Har vi en liste over de systemer, hvor vores vigtigste data ligger?
- ☐ Ved vi for hvert system, hvem der er leverandør, og hvem hos os der har administratoradgang?
- ☐ Ved vi, hvem der kan stoppe sletning i hvert system?
- ☐ Står alle vigtige konti (domæne, cloud, sociale medier) i virksomhedens navn og ikke i en medarbejders?
Er svaret nej til det første spørgsmål, så start der. Resten bygger på listen. → Datakort: hvor ligger vores data?
Logning
- ☐ Er login-logning slået til for mail og cloud?
- ☐ Er revisionsloggen i Microsoft 365 eller Google Workspace slået til, og ved vi, hvor længe den gemmes?
- ☐ Logges administratorhandlinger, fx oprettelse og sletning af brugere og ændring af rettigheder?
- ☐ Gemmes logs fra firewall og VPN længe nok til, at vi kan nå at reagere?
- ☐ Har vi besluttet, hvor længe logs skal gemmes, og skrevet begrundelsen ned?
- ☐ Kan den, der kan slette logs, også være den, der undersøges? Hvis ja, har vi en løsning?
Logs er ofte det første, der forsvinder. Mange gemmes kun i en kort periode som standard. → Hvor længe skal virksomheden gemme logs?
Regler og orientering
- ☐ Har vi en IT-politik, der siger, hvad der logges, og hvornår det kan gennemgås?
- ☐ Har vi en AI-politik med godkendte værktøjer og konti?
- ☐ Er politikkerne udleveret til alle, og kan vi vise hvornår?
- ☐ Har vi taget stilling til, om overenskomst eller kontrolaftale stiller krav om varsling?
- ☐ Er det klart, om medarbejdere må bruge private konti og private enheder til arbejdet?
Regler om kontrol med medarbejdere og persondata skal tjekkes konkret for jeres virksomhed.
Fratræden og udstyr
- ☐ Har vi en fast rutine ved fratræden, hvor kontoen spærres, men ikke slettes med det samme?
- ☐ Bliver computere og telefoner fra fratrådte medarbejdere sat til side i en periode, før de geninstalleres?
- ☐ Får vi kvittering, når udstyr afleveres?
- ☐ Ved vi, om firmatelefonerne er tilknyttet virksomhedens eller medarbejderens private konto?
Fratræden er det tidspunkt, hvor rutiner og beviser oftest kolliderer. Den faste procedure siger, at kontoen skal lukkes og udstyret gøres klar til den næste. Det er fornuftigt i hverdagen, men i den ene sag ud af mange, hvor der er mistanke, er sporene væk, før nogen har nået at reagere. Et par ugers pause, før der slettes og geninstalleres, koster næsten ingenting.
→ Offboarding uden at miste beviser
Bevaring
- ☐ Ved vi, hvordan vi sætter et hold på en postkasse eller en brugers filer?
- ☐ Har vi prøvet det?
- ☐ Kan vi stoppe automatisk sletning og overskrivning af backup, hvis der opstår en sag?
- ☐ Ved vi, hvor langt tilbage vores backup rækker?
Et hold er det enkleste værktøj, I har, og det er ofte ikke prøvet, før det skal bruges. → Litigation hold i Microsoft 365
De første timer
- ☐ Har vi en skriftlig plan for, hvem der gør hvad, når en sag opstår?
- ☐ Står der navne og telefonnumre i planen, og findes den også uden for vores egne systemer?
- ☐ Ved vi, hvilken advokat vi vil ringe til?
- ☐ Ved vi, hvem vi vil ringe til, hvis der skal sikres digitale spor uvildigt?
- ☐ Ved vi, hvad vores forsikring dækker, og hvornår den skal underrettes?
Det er her, de fleste beviser går tabt. Ikke fordi nogen vil skjule noget, men fordi gode intentioner fører til de forkerte handlinger: IT rydder op, en leder kigger selv i computeren, eller en konto slettes efter fast rutine. En plan på én side, som alle kender, forhindrer det meste. Den skal sige, at første skridt er at bevare, ikke at undersøge.
Leverandører
- ☐ Står det i vores kontrakter, at leverandøren skal udlevere logs og bistå ved bevissikring?
- ☐ Ved vi, hvordan vi får vores data ud, hvis vi skifter leverandør?
- ☐ Har vi databehandleraftaler med de leverandører, der behandler persondata for os?
Leverandørerne er ofte dem, der har nøglerne til jeres logs og backup. Har I ikke aftalt noget på forhånd, er I afhængige af deres velvilje, når sagen opstår, og den kan være begrænset, hvis leverandøren selv er en del af sagen. Spørg også, hvor hurtigt de kan reagere uden for normal arbejdstid.
Hvad betyder resultatet?
Der er ingen pointgrænse. Et nej er ikke en fejl, men en opgave. Nogle huller er dog vigtigere end andre. Prioritér disse, hvis I har mange nej:
- Revisionsloggen. Er den ikke slået til, kan den ikke bruges i en sag, der opstår i morgen.
- Fratrædelsesrutinen. De fleste sager i mindre virksomheder starter med en medarbejder, der stopper.
- Konti i private navne. De er svære at få tilbage, når samarbejdet er slut.
- Planen for de første timer. Den forhindrer de fejl, der ødelægger beviser: geninstallerede computere, slettede konti og selvbestaltede undersøgelser.
Hvem gør hvad
- Leder · Ejer listen og prioriterer
- IT eller IT-leverandør · Svarer på logning, hold og backup
- HR · Politikker, orientering og fratræden
- Økonomi · Kontrakter, forsikring og leverandører
Det skal I lade være med
- Lad være med at svare ja uden at tjekke. En log, man tror er slået til, er ikke det samme som en log, der er.
- Lad være med at lade IT udfylde listen alene. Flere spørgsmål handler om beslutninger, ledelsen skal træffe.
- Lad være med at lægge listen væk efter første gang. Systemer og medarbejdere skifter.
Hvornår skal I have hjælp?
Har I mange nej under logning og bevaring, eller er I i tvivl om, hvad jeres systemer faktisk gemmer, kan en uvildig IT-sagkyndig gennemgå det sammen med jer. Står I allerede med en sag, er tjeklisten ikke det rette sted at starte. Så gælder det om at sikre det, der findes, nu. → Akut hjælp
Læs også: Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår · Datakort: hvor ligger vores data? · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
