Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden

En kunde nævner, at de er blevet kontaktet af en tidligere sælger. En konkurrent byder pludselig ind med jeres priser. IT har set, at der er synkroniseret mange filer en sen aften. Mistanken om, at en medarbejder har taget data med, kommer sjældent som en klar besked. Den kommer som en uro, der vokser.

Det vigtigste at vide er, at sporene som regel findes, hvis I ikke selv kommer til at slette dem. Det næstvigtigste er, at rækkefølgen betyder meget. Find jeres situation herunder, og gå videre derfra.

Hvor står I?

Medarbejderen har sagt op, men er stadig ansat

I har tid, men ikke meget. Medarbejderen har stadig adgang og kan nå at kopiere eller slette. Det handler om at sikre uden at advare og om at planlægge den sidste dag. → Medarbejderen har sagt op og skal til en konkurrent

Medarbejderen er fritstillet eller bortvist i dag

Rækkefølgen er afgørende: udstyr ind, adgange spærret, intet slettet. → Fritstilling: den rigtige rækkefølge

Medarbejderen er stoppet for nylig

Udstyret er måske allerede afleveret, og kontoen er på vej til at blive lukket. Stop jeres egne rutiner nu. → Medarbejderen er stoppet: de første 48 timer

Medarbejderen er stoppet for længe siden

Mistanken opstår måneder senere, når kunderne forsvinder. Noget er væk, men backup, cloudlogs, mails hos andre og kundernes egne oplysninger kan stadig fortælle meget. Det kræver en vurdering af, hvad der realistisk kan findes.

Computeren er afleveret nulstillet

Det er i sig selv et spor. Nulstillingen kan dokumenteres, og cloudtjenester og postkasse er ofte intakte. → Computeren blev nulstillet før afleveringen

Udstyret er ikke afleveret

Medarbejderen beholder computeren eller telefonen. Det skal håndteres skriftligt og roligt, gerne via jeres advokat. → Medarbejderen vil ikke aflevere udstyret

Flere er gået samtidig

Når en gruppe går til samme konkurrent, skal undersøgelsen ses samlet. → Når flere går til samme konkurrent

Det skal I gøre først, uanset situation

• ☐ Bevar udstyret. Computer og telefon tages ud af brug og opbevares urørt.
• ☐ Bevar kontoen. Spær adgangen, men slet ikke postkasse, OneDrive eller Google-drev.
• ☐ Stop oprydningen. Bed IT om at sætte automatiske sletterutiner og backuprotation på pause for de relevante data.
• ☐ Skift fælles adgangskoder, som medarbejderen har kendt, og notér hvornår.
• ☐ Skriv et sagligt notat om, hvad der har givet mistanke, og hvem der har gjort hvad.
• ☐ Hold kredsen lille. Lad være med at spørge kolleger, der stadig har kontakt med medarbejderen.

→ Det må IT ikke gøre, før beviserne er sikret

Hvad en undersøgelse kan svare på

Når data er sikret, kan en IT-sagkyndig typisk belyse:

• om filer er kopieret til USB-nøgler, private cloudlagre eller sendt til private mails,
• om kundelister er eksporteret fra CRM eller økonomisystem,
• om der er slettet eller ryddet op i dagene før fratrædelsen,
• om medarbejderen har logget ind efter fratrædelsen,
• hvornår det skete, og fra hvilken enhed.

→ USB, privat mail eller cloud: de tre veje, data forlader virksomheden og CRM: medarbejderen har eksporteret kundelisten

Undersøgelsen svarer på, hvad data viser. Om det er et brud på loyalitetspligten, en klausul eller reglerne om forretningshemmeligheder, er et juridisk spørgsmål, som jeres advokat vurderer.

Hvad der kan ske bagefter

Fundene giver jer et grundlag at handle på. Det kan være et brev til den tidligere medarbejder eller den nye arbejdsgiver, et krav om tilbagelevering og sletning, et forlig eller en sag. Det kan også være, at undersøgelsen viser, at der ikke er noget at komme efter. Det er også et resultat, der sparer jer for en dyr konflikt. → Forlig med medarbejderen: få dokumenteret, at data er slettet

Hvad en sag af denne type typisk koster i tid og penge for virksomheden, er beskrevet i Hvad koster en sag om datatyveri?. Grundviden om emnet findes i opslagsværket. → Medarbejderen har taget data med

Hvad påvirker prisen?

Der står ingen beløb her, fordi prisen afhænger af sagen. Det, der især påvirker den, er:

• hvor mange medarbejdere sagen omfatter,
• hvor mange computere, telefoner og konti der skal sikres,
• hvor lang en periode der skal undersøges, fx hele opsigelsesperioden,
• hvor mange kilder der skal ses sammen, fx mail, cloud, CRM og logs,
• om det haster,
• hvilken form rapporten skal have,
• om den IT-sagkyndige skal forklare sig i retten.

I kan nøjes med en sikring nu og beslutte senere, om der skal undersøges. Så er sporene bevaret, mens I og jeres advokat vurderer sagen. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne og Dækker forsikringen bevissikring og en IT-undersøgelse?

Hjælp fra en uvildig IT-sagkyndig

Nielco IT er John Nielsen, IT-sagkyndig med retssagserfaring, selvstændig siden 2009 og med mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed. Nielco IT arbejder i hele landet og sælger ingen produkter.

Kort fortalt: selvstændig siden 2009, mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed, IT-sagkyndig i danske retskredse og ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol (UPC), opgaver via Voldgiftsinstituttet, uvildig og i hele landet.

Er medarbejderen på vej ud i dag, eller er en konto ved at blive slettet, kan John Nielsen i akutte sager være hos jer inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne. Ellers: Beskriv jeres sag.

Afgrænsning

Sager om data, der er fulgt med en medarbejder, er civile sager eller interne undersøgelser, og dem tager Nielco IT. Opgaver for personer, der er politianmeldt eller sigtet i sager om økonomiske forhold, tages ikke. Se afgrænsningen.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.