Én medarbejder, der går til en konkurrent, er normalt. To eller tre fra samme team inden for kort tid er et mønster, og det kræver en anden håndtering. Det er ikke nødvendigvis et tegn på, at noget er galt. Folk følger ofte en leder, de er glade for. Men risikoen for, at kunder, viden og data følger med, er større, og det, der skete før opsigelserne, kan blive vigtigt. Det rigtige svar er at behandle fratrædelserne som én sag med én plan, ikke som tre separate forløb.
Første skridt: se det samlede billede
Når den anden eller tredje opsigelse kommer, så stop op og saml oplysningerne:
- Hvem har sagt op, hvornår, og hvor skal de hen?
- Hvilke roller har de, og hvilke kunder og data har de adgang til?
- Er der en leder eller nøgleperson, de andre følger?
- Hvilke klausuler gælder for hver enkelt?
- Er der tegn på koordinering, for eksempel samme opsigelsesdato, samme formulering eller fælles møder?
Lav en tidslinje. Den hjælper ledelsen og advokaten med at se, om der er et mønster, og om det er sket i en bestemt rækkefølge. Det er tidslinjen, der senere kan vise, om det var en tilfældighed eller en plan. Skriv kun det, I faktisk ved, med datoer og kilder, og hold gætterier ude af den. Opdatér den løbende, efterhånden som der kommer flere oplysninger.
Én plan, én ejer
Udpeg én person til at eje sagen, typisk en direktør eller HR-chef, og hold kredsen lille. Planen skal dække alle medarbejdere, der er sagt op, og den bør også overveje dem, der måske er på vej. Det kan være svært at tale om, men hvis en nøgleperson er gået, og hele teamet er tæt på vedkommende, er risikoen for flere opsigelser reel.
- Bevarelse · Postkasser, drev, chats og logs bevares for alle berørte
- Adgange · Ensartet beslutning om arbejde, begrænsning eller fritstilling
- Udstyr · Samme procedure for aflevering og karantæne
- Kunder · Plan for at overtage kundekontakten
- Kommunikation · Samme besked til resten af organisationen
En samlet plan gør det også lettere at behandle medarbejderne ens. Det er vigtigt både for retfærdigheden og for at undgå, at nogen føler sig udpeget.
Bevar for alle, ikke kun for den første
Det er en almindelig fejl kun at sikre data for den medarbejder, der vækker mistanke. Ofte er det kommunikationen mellem medarbejderne, der viser mønstret: chats i Teams, mails om møder, delte mapper og fælles kalendere. Bed IT om at sætte bevarelse på alle berørte konti på én gang og om at sikre revisionsloggen for hele perioden.
Vær opmærksom på, at nogle af beskederne kan være sendt på private telefoner eller i private apps. Dem kan virksomheden ikke selv hente. Det, I kan, er at bevare det, der ligger i jeres egne systemer, og tale med advokaten om andre veje.
Fritstilling af flere på én gang
Beslutter I at fritstille flere medarbejdere, så gør det samme dag og helst inden for samme time. Hvis den første bliver fritstillet om formiddagen, og den næste først dagen efter, når nyheden at sprede sig, og den næste kan nå at rydde op. Det kræver forberedelse: én adgangsliste og én udstyrsliste pr. medarbejder, IT klar til at lukke efter signal, og nok personer fra ledelse og HR til at holde møderne parallelt eller lige efter hinanden. Brug den samme rækkefølge for alle: bevarelse først, så møde, så aflevering af udstyr, så lukning af adgange.
Typiske spor i en gruppefratræden
- Kundesystemet: eksporter, store udtræk eller ændringer af kontaktpersoner i perioden før opsigelserne.
- Fællesdrev: downloads eller synkronisering af mapper med tilbud, priser og kundedata.
- Mail: videresendelse til private adresser eller nye domæner.
- Kalender: møder uden for kontoret med de samme deltagere.
- LinkedIn og telefon: kontakt fra konkurrenten til flere medarbejdere. → Den tidligere kollega hverver jeres medarbejdere
Lad være med selv at gå på jagt i sporene. Bevar dem, og lad en IT-sagkyndig sikre og gennemgå dem efter en afgrænset plan, der tager højde for reglerne om medarbejderkontrol og persondata. Tjek jeres IT-politik og eventuel overenskomst eller kontrolaftale.
Kundekontakten
Når et helt team går, går kundekontakten ofte med. Lav en plan for, hvilke kolleger der overtager hvilke kunder, og kontakt de vigtigste kunder hurtigt med en neutral besked om, hvem der fremover er deres kontakt. Lad være med at skrive noget negativt om de medarbejdere, der er gået. Det kan blive brugt imod jer. Notér til gengæld, hvis kunder fortæller, at de er blevet kontaktet af de tidligere medarbejdere, og hvornår. → Hvad må I sige til kunderne?
De, der bliver
Resten af organisationen mærker, når et helt team går. Kolleger bliver usikre, og nogle bliver kontaktet af dem, der er gået. Giv en kort og saglig besked om, at medarbejderne er stoppet, og hvem der overtager deres opgaver. Lad være med at spekulere højt om årsagen. Bed kolleger om at sige til, hvis de bliver kontaktet om jobskifte eller om kunder, men gør det uden at gøre dem til en del af en undersøgelse. → Hvad siger I til kollegerne?
Hvem gør hvad
- Direktør · Ejer sagen, beslutter fritstilling og kundestrategi
- HR · Tidslinje, kontrakter, klausuler, samme procedure for alle
- IT · Bevarelse for alle berørte konti, adgangslister, logs
- Salgschef · Overtager kundekontakten
- Advokat · Vurderer klausuler, koordinering og mulige krav
- IT-sagkyndig · Sikrer og gennemgår data på tværs af medarbejderne
Det skal I lade være med
- Lad være med at behandle opsigelserne hver for sig, så sporene mellem dem går tabt.
- Lad være med at konfrontere de tilbageværende medarbejdere med spørgsmål om, hvem der er de næste.
- Lad være med at sende beskyldninger til konkurrenten, før advokaten har vurderet sagen.
- Lad være med at slette konti for de første, der stoppede, før I har set det samlede billede.
- Lad være med at skrive vurderinger i interne mails om medarbejdernes motiver. Skriv fakta.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
En gruppefratræden til en konkurrent er en af de situationer, hvor det kan betale sig at have advokaten med tidligt. Hvis der er klausuler eller tegn på, at forretningshemmeligheder er fulgt med, kan sagen udvikle sig hurtigt. Advokatsitet har en tjekliste til sager om konkurrenceklausuler. → Tjekliste: konkurrenceklausulsag
En IT-sagkyndig kan sikre data for alle berørte medarbejdere i ét forløb og se mønstre på tværs, som er svære at få øje på i de enkelte konti. Er der en frist, for eksempel fordi den sidste medarbejder stopper om få dage, er det en hastesag. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Direktør eller ledende medarbejder fratræder i konflikt · Tidligere medarbejder kontakter jeres kunder
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
