En medarbejder er stoppet og arbejder nu hos en konkurrent eller i sin egen virksomhed. Kort efter begynder kolleger at fortælle, at de er blevet kontaktet med jobtilbud, på LinkedIn, på sms eller over en kop kaffe. Det er ikke nødvendigvis i strid med noget. Folk må gerne skifte job, og det er ikke ulovligt at fortælle tidligere kolleger om ledige stillinger. Men hvis der er en aftale om, at den tidligere medarbejder ikke må hverve, eller hvis hvervningen er systematisk og sker sammen med brug af jeres forretningsdata, kan det blive en sag. Jeres opgave er at dokumentere kontakten sagligt, uden at medarbejderne føler sig overvåget.
Find først ud af, hvad der er aftalt
Før I bruger tid på dokumentation, så tjek:
- ansættelseskontrakten for en klausul om hvervning af kolleger eller om ansættelse hos kunder,
- fratrædelsesaftalen, hvis der er en,
- om den nye arbejdsgiver og jeres virksomhed har en aftale om ikke at hverve hinandens medarbejdere,
- hvor længe en eventuel klausul gælder.
Bed HR finde de underskrevne versioner, ikke skabelonerne, og gem dem samlet. Svarene afgør, om sagen er et juridisk spørgsmål eller et ledelsesspørgsmål. Er der ingen aftale, handler det mest om at holde på medarbejderne. Er der en aftale, kan dokumentationen blive afgørende.
Hvad kan dokumenteres?
Kontakten foregår typisk på kanaler, virksomheden ikke selv har adgang til: LinkedIn, private telefoner, private mails. Det betyder, at dokumentationen langt hen ad vejen afhænger af, at de kontaktede kolleger selv vil dele det, de har modtaget.
- LinkedIn · Skærmbilleder af beskeden med profil, dato og indhold
- Sms og beskedapps · Skærmbilleder, der viser afsendernummer og tidspunkt
- Privat mail · Mailen gemt som fil, ikke kun videresendt
- Arbejdsmail · Ligger allerede i jeres system og kan bevares af IT
- Telefonopkald · Et kort notat med dato, tid og indhold, skrevet samme dag
LinkedIn-beskeder kan slettes af afsenderen, og profiler kan ændres. Gem derfor også den tidligere medarbejders profil, som den ser ud nu, med titel og arbejdsgiver. → LinkedIn som bevis
Skærmbilleder skal vise så meget som muligt: hele beskeden, afsenderens navn eller nummer, dato og klokkeslæt. Et skærmbillede af et udsnit er svagere end et, der viser sammenhængen. → Sådan dokumenterer du et opslag på sociale medier
Sådan beder I kollegerne om hjælp
Det er en følsom opgave. Kollegerne har ikke gjort noget forkert ved at blive kontaktet, og nogle af dem overvejer måske tilbuddet. Gør det sådan:
- Én person tager imod. Typisk HR eller nærmeste leder, ikke hele ledergruppen.
- Frivilligt. Spørg, om kollegaen vil dele beskeden. Acceptér et nej.
- Kun det relevante. Bed kun om den konkrete besked, ikke om adgang til telefonen eller hele samtalen.
- Ingen konsekvenser. Sig tydeligt, at det ikke har betydning for kollegaens ansættelse, om vedkommende har svaret eller overvejer tilbuddet.
- Notér, hvordan det blev modtaget. Hvem delte hvad, hvornår, og i hvilken form.
I kan ikke kræve at se beskeder på en medarbejders private telefon. → Må vi bede om beskeder fra medarbejderens private telefon?
Jeres egne systemer
Selvom hvervningen sker på private kanaler, kan jeres egne systemer vise noget. Bed IT om at bevare den tidligere medarbejders postkasse, hvis det ikke allerede er sket, og se efter:
- om medarbejderen før fratrædelsen eksporterede kontaktlister over kolleger eller organisationsdiagrammer,
- om der blev sendt lønoplysninger eller personaledata til private adresser,
- om der er mails fra den tidligere medarbejder til kollegers arbejdsmail efter fratrædelsen.
Gennemgangen skal afgrænses og tage hensyn til reglerne om medarbejderkontrol og persondata. Tjek jeres IT-politik og eventuel overenskomst eller kontrolaftale.
Når hvervningen bygger på jeres oplysninger
Der er forskel på en tidligere kollega, der skriver til en gammel ven om et ledigt job, og en, der kontakter præcis de medarbejdere, der har de bedste kunder, med et tilbud, der ligger lidt over deres nuværende løn. Det sidste kan tyde på, at oplysninger fra jeres systemer er brugt, for eksempel lønoplysninger, salgstal eller en oversigt over nøglemedarbejdere.
Hvis I får sådan et indtryk, så notér, hvilke medarbejdere der er kontaktet, hvilke roller de har, og hvad tilbuddet indeholdt, hvis kollegaen vil fortælle det. Sammenhold det med, hvad den tidligere medarbejder havde adgang til under ansættelsen. Havde vedkommende adgang til lønsystemet, HR-mapper eller salgsrapporter, så bed IT bevare loggen over, hvad der blev åbnet og hentet i den sidste tid. Det er den slags spor, der kan vise, om der er tale om viden fra hukommelsen eller data, der er taget med.
Hold på medarbejderne
Dokumentation er kun den ene halvdel. Den anden er at holde på de medarbejdere, I gerne vil beholde. Tal med dem enkeltvis, lyt til, hvad der gør tilbuddet attraktivt, og tag stilling til, om der er noget, I kan gøre. Det er et ledelsesspørgsmål, ikke et bevisspørgsmål, men det påvirker, hvor stor sagen bliver.
Hvem gør hvad
- Leder · Holder kontakten til teamet og fanger signaler
- HR · Tager imod beskeder, fører log, finder klausuler
- IT · Bevarer den tidligere medarbejders data og kollegers arbejdsmail ved behov
- Advokat · Vurderer klausul og eventuelle krav
- IT-sagkyndig · Sikrer data, hvis der også er mistanke om, at forretningsdata er fulgt med
Det skal I lade være med
- Lad være med at kræve kollegernes telefoner eller at gennemgå deres private beskeder.
- Lad være med at holde et stormøde, hvor alle bliver spurgt, om de er blevet kontaktet.
- Lad være med at oprette falske profiler for at blive kontaktet af den tidligere medarbejder.
- Lad være med at skrive til den tidligere medarbejder med krav, før advokaten har set på sagen.
- Lad være med at reagere over for kolleger, der har overvejet et tilbud. Det skubber dem kun videre.
Det sidste handler også om det praktiske. En medarbejder, der føler sig mistænkt, holder op med at fortælle jer, hvad der sker.
Når hvervning og data hænger sammen
Det alvorligste scenarie er, når hvervningen sker sammen med andre forhold: kunder, der flytter, priser, der dukker op hos konkurrenten, eller et helt team, der går. Så er det sjældent kun et spørgsmål om hvervning, og sagen bør håndteres samlet. → Når flere medarbejdere går til samme konkurrent
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er der en klausul, og har I konkrete beskeder, så tal med advokaten. Tiden kan betyde noget, fordi klausuler typisk har en begrænset varighed. Er der også mistanke om, at forretningsdata er taget med, så lad en IT-sagkyndig sikre jeres egne data, før de forsvinder. Er det en hastesag, koster det ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Tidligere medarbejder kontakter jeres kunder · Sælgeren stopper: LinkedIn-kontakter, Sales Navigator og firmasiden
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
