I må gerne spørge, men I kan som udgangspunkt ikke kræve det. Den private telefon er medarbejderens ejendom, og indholdet er privat. Hvis medarbejderen frivilligt vil hjælpe, kan en afgrænset sikring af de relevante beskeder ske med skriftligt samtykke. Siger medarbejderen nej, må det ikke få konsekvenser i sig selv, og I skal i stedet se på andre veje. Tjek altid situationen med en advokat.
Spørgsmålet kommer typisk op, når arbejdet foregår på private telefoner. Kundekontakt på WhatsApp, aftaler på sms, eller en kollega, der har modtaget krænkende beskeder privat. Så ligger sagens vigtigste data på en telefon, som virksomheden ikke ejer.
Tre forskellige situationer
Det gør en stor forskel, hvem telefonen tilhører, og hvilken rolle medarbejderen har i sagen.
- Medarbejderen er offer eller vidne og vil gerne hjælpe · Frivillig, afgrænset sikring er ofte ligetil
- Medarbejderen har brugt sin private telefon til arbejde · I kan spørge, men ikke kræve fuld adgang
- Medarbejderen er selv genstand for mistanke · Frivillighed er tvivlsom; tal med advokaten først
Når medarbejderen selv er mistænkt, kan et samtykke være svært at bruge, fordi det kan diskuteres, om det var frivilligt.
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Find ud af, om de samme data findes i jeres egne systemer. Mails, Teams og CRM. Brug dem først.
- Skriv formålet og afgrænsningen ned. Hvilke samtaler, hvilken periode, hvilke kontakter?
- Spørg medarbejderen roligt. Forklar, hvad I har brug for, hvorfor, og hvem der skal se det.
- Tilbyd en uvildig sikring. En IT-sagkyndig kan sikre netop de relevante samtaler, uden at virksomheden ser resten.
- Få samtykket skriftligt. Med en beskrivelse af afgrænsningen og retten til at trække samtykket tilbage.
- Respektér et nej. Notér det, og tal med advokaten om andre veje.
Det skriftlige samtykke
Et samtykke bør som minimum beskrive:
- hvilke samtaler eller apps der er omfattet,
- hvilken periode,
- hvem der foretager sikringen,
- hvem der får adgang til resultatet,
- hvad data bruges til, og hvor længe de gemmes,
- at samtykket er frivilligt, og at et nej ikke i sig selv får konsekvenser.
Lad medarbejderen tage samtykket med hjem og tænke over det, hvis der ikke er tidspres. Et samtykke, der er givet under pres i et møde, kan blive anfægtet senere. Vil medarbejderen læse om spørgsmålet fra sin egen side, er det beskrevet for privatpersoner i Kan arbejdsgiveren kræve at se min private telefon?.
Hvordan en afgrænset sikring foregår
En IT-sagkyndig kan i mange tilfælde sikre en telefon og derefter kun trække de samtaler ud, der er aftalt. Resten af kopien gennemgås ikke og kan slettes, når sagen er afsluttet. Alternativt kan medarbejderen selv eksportere en bestemt samtale under vejledning, for eksempel en WhatsApp-tråd. Det er mindre indgribende, men giver også mindre dokumentation. → Sådan gemmer du beskeder fra iPhone
Den rigtige løsning afhænger af, hvor vigtig dokumentationen er. Skal beskederne bruges i en retssag, er en korrekt sikring med metadata typisk bedre end en eksport. → Sikring af mobiltelefonen i en civil sag
Hvad sker der ved et nej?
Et nej er et lovligt svar, og det skal behandles sådan. Notér, at I har spurgt, hvad I bad om, og at medarbejderen sagde nej. Notér ikke jeres egne tolkninger af nejet. Det er advokatens opgave at vurdere, om et nej kan få betydning i en eventuel sag, for eksempel hvis medarbejderen senere selv vil bruge de samme beskeder.
Andre veje kan være at finde de samme samtaler hos den anden part. Har en kunde skrevet med medarbejderen, har kunden typisk også samtalen på sin telefon. Har medarbejderen sendt filer fra jeres systemer til sin private telefon, kan sporene ofte findes i jeres egne logs. Og hvis sagen bliver til en retssag, kan advokaten undersøge, om der kan begæres edition.
Når kolleger har beskederne
I chikanesager mellem kolleger ligger beskederne ofte på flere private telefoner. Den, der har modtaget beskederne, kan typisk selv sikre dem og vælge at give dem til HR. Det er kollegaens beslutning. Gør det let ved at tilbyde en uvildig sikring, og lad være med at bede kollegaen videresende hele samtalen til en arbejdsmail, hvor mange kan læse den. Notér, hvem der har givet hvad, og hvornår.
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter, om det er nødvendigt at spørge
- HR · Taler med medarbejderen og indhenter samtykke
- Advokat · Vurderer frivilligheden og andre veje
- IT-sagkyndig · Sikrer og trækker kun det aftalte ud
- IT · Rører ikke den private telefon
Det skal I lade være med
- At tage telefonen fra medarbejderen eller bede om at “låne den et øjeblik”.
- At bladre i telefonen sammen med medarbejderen og tage billeder af skærmen med en anden telefon. Det er hverken diskret eller dokumentation.
- At gøre det til en betingelse for fortsat ansættelse, en fratrædelsesaftale eller en bonus, uden at have talt med advokaten.
- At bede kolleger sende skærmbilleder af beskeder fra en gruppechat, hvor medarbejderen er med.
- At installere noget på den private telefon for at hente data.
Når kunderne skriver til private telefoner
Problemet er ofte bygget ind i hverdagen. Sælgere og montører skriver med kunder på deres egne telefoner, fordi det er nemt. Det bliver et problem, når medarbejderen stopper, og samtalerne følger med. Løsningen er en politik om, at arbejde foregår i virksomhedens systemer, og at kunder ikke kontaktes fra private numre. → Kundekontakt på WhatsApp og sms
Har I en ordning, hvor medarbejdere bruger egen telefon til arbejde, bør den beskrive, hvad der sker med arbejdsdata ved fratrædelse og i en sag. → Egen enhed på arbejdet (BYOD)
Hvis medarbejderen er udsat for noget
Er medarbejderen selv udsat for chikane eller digital stalking, er situationen anderledes. Her er beskederne medarbejderens egne beviser, og virksomhedens rolle er at støtte. Det kan være en god idé at tilbyde hjælp til en korrekt sikring, men det er medarbejderens beslutning.
Opbevaring og sletning bagefter
Når I har fået beskeder fra en privat telefon, er I ansvarlige for dem. Gem dem i en sikker sagsmappe med begrænset adgang, og skriv ned, hvornår de skal slettes. Når sagen er slut, skal medarbejderen kunne få at vide, hvad der er sket med data. Det er en del af det, I lovede i samtykket, og det er med til at gøre det lettere at sige ja næste gang.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Tal med advokaten, før I spørger, hvis medarbejderen selv er genstand for mistanke. Få en IT-sagkyndig til at stå for sikringen, så virksomheden ikke selv ser private data. En uvildig sikring er ofte det, der får en medarbejder til at sige ja, fordi den beskytter privatlivet bedre end en leder med en telefon i hånden.
Læs også: Må vi læse Teams- og Slack-chats? · Mappen hedder “Privat”: når I støder på private data
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
