Chats i Teams og Slack er arbejdsdata i virksomhedens system, og I kan typisk få adgang til dem med et sagligt formål, når medarbejderne er orienteret, og gennemgangen er afgrænset. Men chats er mere personlige end mails. De skrives hurtigt, uformelt og ofte med private bemærkninger. Derfor gælder de samme forbehold som for mail, og reglerne skal tjekkes i jeres konkrete sag.
Den største risiko er ofte ikke juridisk, men praktisk: Chats kan forsvinde hurtigt, og mange virksomheder har slettepolitikker, der rydder dem automatisk.
→ Må vi læse medarbejderens mail?
Hvorfor chats er anderledes end mail
En mail er typisk formuleret som en besked til nogen. En chat er tættere på en samtale. Kolleger skriver om deres weekend, deres børn og deres chef i samme tråd som om kundens tilbud. Det betyder, at en gennemgang hurtigt kommer til at handle om andre end den, sagen drejer sig om.
Gruppechats og kanaler indeholder også andre medarbejderes beskeder. Når I læser en kanal, læser I mange personers kommunikation. Det skal med i jeres afvejning af, hvad der er rimeligt.
Hvornår det typisk er relevant
- Chikane eller krænkelser mellem kolleger, hvor beskederne er selve sagen. → Chikane mellem kolleger på Teams og Slack
- Mistanke om, at fortrolige oplysninger er delt med eksterne via en gæsteadgang eller en delt kanal.
- En tvist om en aftale, hvor det afgørende blev aftalt i en chat og ikke i en mail.
- En fratrådt medarbejder, hvor der er mistanke om illoyal adfærd i opsigelsesperioden.
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Stop automatisk sletning. Tjek, om I har opbevaringspolitikker i Microsoft 365 eller en kort opbevaring i Slack. Bed IT sætte et hold på de relevante brugere.
- Skriv formålet og afgrænsningen ned. Hvilke personer, hvilke kanaler, hvilken periode, hvilke emner?
- Tjek orienteringen. Hvad siger IT-politikken om chats og kontrol?
- Bevar, men læs ikke. IT kan bevare data uden at læse indholdet.
- Lad en uvildig eksportere og gennemgå inden for afgrænsningen, efter aftale med advokaten.
- Før log over, hvem der har set hvad, og hvornår.
Teams: hvor ligger beskederne?
Teams-chats gemmes i Microsoft 365, typisk knyttet til brugernes postkasser, mens kanalbeskeder knyttes til gruppens postkasse. Det betyder, at bevarelse og eksport sker via Microsofts compliance-værktøjer, ikke ved at nogen logger ind i Teams og kopierer. Hvad I kan få fat i, afhænger af jeres licens og jeres opbevaringsindstillinger. → Sådan gemmer du en Teams-chat
Teams-optagelser, transskriptioner og filer, der deles i chatten, ligger andre steder, ofte i OneDrive eller SharePoint, og de har deres egne udløbsregler.
Slack: abonnementet bestemmer
I Slack afhænger adgangen til private kanaler og direkte beskeder af jeres abonnement og jeres indstillinger. På de billigere abonnementer kan I ofte kun eksportere offentlige kanaler. På de dyrere kan ejeren af arbejdsområdet få mere, men det kan kræve særlige trin. Tjek det, før I lover advokaten noget. → Slack-abonnementet afgør, hvad I kan eksportere
Gæster og eksterne i jeres kanaler
Mange virksomheder har kunder, leverandører eller freelancere som gæster i Teams eller i delte Slack-kanaler. Det betyder, at jeres chats også indeholder eksterne personers beskeder, og at jeres medarbejdere kan have skrevet i kanaler, der ejes af en anden virksomhed. Det, der ligger i en andens system, kan I ikke selv eksportere. Det kræver deres medvirken eller en juridisk vej.
Notér tidligt, hvilke eksterne kanaler og gæsteadgange der er relevante. Fjern ikke eksterne gæster midt i en sag uden at have tænkt over, hvad det betyder for loggen. Og vær opmærksom på, at en ekstern part kan slette en kanal, som jeres medarbejdere har skrevet i.
Redigerede og slettede beskeder
Både Teams og Slack giver brugerne mulighed for at redigere og slette beskeder. Om de oprindelige versioner kan findes bagefter, afhænger af jeres opbevaringsindstillinger og licens. Med den rigtige opsætning kan Microsoft 365 bevare tidligere versioner, selv om brugeren har slettet beskeden. Uden den opsætning er de ofte væk efter kort tid. Det er en af grundene til, at hold skal sættes tidligt, før en medarbejder får mistanke om, at chats bliver gennemgået.
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter formål og afgrænsning
- HR · Tjekker politik og orientering, fører log
- IT · Sætter hold og stopper sletning, læser ikke indholdet
- Advokat · Vurderer gennemgangens rimelighed
- IT-sagkyndig · Eksporterer og trækker de relevante tråde ud
Det skal I lade være med
- At logge ind som medarbejderen. Det efterlader spor i loggen, kan ændre læst-status og blander jeres handlinger ind i medarbejderens.
- At tage skærmbilleder af tråde. Skærmbilleder mangler metadata og kan kun vise det, der står på skærmen.
- At fjerne medarbejderen fra kanaler, før indholdet er bevaret. I nogle opsætninger påvirker det, hvad der kan findes bagefter.
- At slette kontoen. Så kan chats forsvinde efter en kort periode.
- At læse hele kanaler “for at få et overblik”. Det er sjældent rimeligt, og det kan bringe kollegers private oplysninger ind i sagen.
Når I finder noget privat
Det vil I gøre. Stop, notér at I stødte på noget privat uden at gengive indholdet, og fortsæt kun inden for afgrænsningen. Private beskeder, der ikke har betydning for sagen, skal ikke kopieres, deles eller nævnes i rapporten. → Når I støder på private data
Hvad chats kan vise
En korrekt eksport kan vise afsender, modtagere, tidspunkt og ofte også om en besked er redigeret eller slettet. Det kan være vigtigt, hvis nogen påstår, at en besked aldrig blev sendt, eller at den sagde noget andet. En chat kan dog ikke alene vise, hvem der sad ved tasterne. Delte computere og telefoner kan være et emne i sagen.
Når chatten skal bruges som bilag
Advokaten skal typisk bruge chats i en form, der kan læses af en dommer, og som samtidig kan efterprøves. Det betyder en eksport med afsender, tidspunkt og trådens sammenhæng, ikke en bunke klip. Aftal formatet med advokaten tidligt, så eksporten passer til sagen. Husk, at et udvalg af beskeder kan blive kritiseret for at være taget ud af sammenhæng. Det er bedre at fremlægge hele den relevante tråd end enkelte linjer.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, når chats er centrale for sagen, eller når I er usikre på jeres licens og opbevaring. Fejl i eksporten kan betyde, at I mangler tråde, vedhæftninger eller redigeringshistorik. Få juridisk råd, før nogen læser indholdet, især hvis medarbejderen stadig er ansat, eller hvis sagen handler om krænkelser, hvor flere kolleger er involveret.
Læs også: Må vi gennemgå firmatelefonen? · Må vi bede om beskeder fra medarbejderens private telefon?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
