En medarbejder kommer til HR og fortæller, at en kollega sender krænkende, nedladende eller seksuelle beskeder. Nogle er skrevet på Teams eller Slack, andre som sms til privattelefonen. HR’s første opgave er at tage klagen alvorligt og sikre beskederne, så de kan bruges i sagen, uden at gå længere ind i nogens private data end nødvendigt. Det skal gøres, så både den, der klager, og den, der er klaget over, bliver behandlet ordentligt.
Arbejdsgiveren har et ansvar for, at arbejdsmiljøet er sikkert, også det psykiske. Det betyder, at klagen skal håndteres, og at det skal kunne dokumenteres, hvordan det skete.
Hvor ligger beskederne?
Det afgør, hvem der kan sikre dem, og hvordan.
- Teams, Slack, intern mail · Virksomheden, via jeres administrator
- Sms, iMessage, WhatsApp på firmatelefon · Virksomheden ejer telefonen, men indholdet kan være privat
- Sms, Messenger, Snapchat på privattelefon · Kun medarbejderne selv
Beskeder i jeres egne systemer kan IT bevare, også selvom afsenderen sletter dem. Beskeder på private telefoner kan I ikke hente. Der er I afhængige af, at den, der har modtaget dem, gemmer dem selv.
→ Krænkelser på arbejdspladsen: beskeder som bevis
Hvad gør HR nu, i rækkefølge
- Tag imod klagen og skriv et notat. Hvem, hvad, hvornår, hvilke kanaler. Brug klagerens egne ord om det, der er sket.
- Bed klageren om ikke at slette noget. Heller ikke de beskeder, der er ubehagelige at have på telefonen. Forklar, hvordan de kan gemmes. Anbefal, at klageren ikke svarer eller blokerer, før beskederne er gemt.
- Bed IT bevare beskederne i jeres systemer. I Microsoft 365 kan Teams-chats bevares med et hold på brugerens konto, også hvis beskeder slettes eller redigeres. Det samme gælder de fleste betalte udgaver af Slack. Notér, hvornår bevaringen blev sat.
- Lad de private beskeder blive hos klageren. Bed klageren om at eksportere samtalen eller tage skærmbilleder, der viser afsender, dato og tid. Tag kun en kopi, hvis klageren frivilligt giver den. Notér, hvad I har fået, og hvordan.
- Hold kredsen lille. HR, den øverste leder og evt. advokat. Ikke den nærmeste leder, hvis vedkommende er tæt på en af parterne.
- Vurder beskyttelse nu. Skal parterne adskilles, mens sagen undersøges? Det er en ledelsesbeslutning, ikke en IT-beslutning.
→ Sådan gemmer du en Teams-chat
Sikring af beskeder fra en privattelefon
En medarbejder, der har modtaget krænkende beskeder privat, kan sikre dem selv. Gode råd at give videre:
- ☐ Eksportér hele samtalen, ikke kun de grove beskeder. Sammenhængen betyder noget.
- ☐ Tag skærmbilleder, hvor afsenderens navn eller nummer, dato og klokkeslæt kan ses.
- ☐ Gem en kopi et andet sted end telefonen, for eksempel på en privat computer.
- ☐ Slet ikke tråden, og slet ikke appen.
- ☐ Notér, hvis beskeder er slettet eller redigeret af afsenderen.
Virksomheden må normalt ikke kræve at se en medarbejders private telefon. Det gælder både den, der klager, og den, der er klaget over.
→ SMS, iMessage og WhatsApp som bevis
Begge parters materiale
Det er let at fokusere på klagerens beskeder. Men den, der er klaget over, kan have en anden version: tidligere beskeder fra klageren, en tone der gik begge veje, eller en sammenhæng, som skærmbillederne ikke viser. Bevar derfor hele samtaler i jeres egne systemer, ikke kun de udvalgte beskeder. Det beskytter undersøgelsen mod påstande om, at den var ensidig.
Når den, der er klaget over, bliver hørt, så bed også vedkommende om ikke at slette noget, og om at fremlægge det materiale, vedkommende selv mener, er relevant. Det skal ske samtidig med, at der sættes et hold på vedkommendes konti i jeres systemer, så intet forsvinder mellem samtalen og sikringen.
→ Modparten fremlægger kun udvalgte beskeder
Gruppechats og kanaler
Krænkelser sker ikke kun i beskeder mellem to personer. De kan også ske i en gruppechat, i en Teams-kanal eller i en privat Messenger-gruppe for afdelingen. Så er der flere afsendere, flere modtagere og flere, der har set det.
I jeres egne systemer kan IT bevare hele kanalen eller gruppechatten. Notér, hvem der var medlem i perioden, og om nogen er meldt ud siden. Er gruppen privat og ligger uden for jeres systemer, er I igen afhængige af, at medlemmerne selv gemmer indholdet. Bed ikke alle medlemmer om at sende skærmbilleder. Det spreder materialet og afslører sagen. Lad i stedet HR og rådgiver vurdere, hvem der skal spørges, og hvordan.
Vær også opmærksom på, at kolleger, der kun har set beskederne, kan blive vidner. Notér deres navne, men hør dem først, når der er en plan for, hvordan samtalerne skal foregå.
Hvem gør hvad
- HR: ejer sagen, tager imod klagen, fører log og holder samtaler.
- IT: sætter hold og eksporterer beskeder fra jeres systemer efter skriftlig anmodning. Læser ikke beskederne.
- Leder: træffer beslutninger om adskillelse og konsekvenser, men undersøger ikke selv.
- Advokat: rådgiver om proces, partshøring og persondata.
- IT-sagkyndig: inddrages, hvis beskeder er slettet, hvis ægthed bliver bestridt, eller hvis der kan være tale om en falsk profil.
Det skal I lade være med
- Lade IT læse alle beskeder. IT bevarer og eksporterer. Gennemgangen sker hos HR eller en ekstern, afgrænset til det relevante.
- Videresende skærmbilleder rundt. Krænkende indhold, især seksuelt, skal ikke ligge i mange postkasser. Gem det ét sted med begrænset adgang.
- Konfrontere, før der er sikret. Den, der er klaget over, kan slette beskeder i Teams eller redigere dem.
- Gå i private telefoner. Selv på en firmatelefon kan der være private beskeder, som kræver særlige hensyn.
- Bagatellisere. “Det var nok bare for sjov” er ikke en undersøgelse. Notér klagen og jeres vurdering, også hvis I ender med at mene, at sagen er lille. Et kort notat om, hvad I gjorde og hvorfor, er ofte det, der mangler, hvis sagen senere vokser.
Opbevaring bagefter
Materiale fra en chikanesag er følsomt. Gem det i en sikker sagsmappe, hvor kun de nødvendige personer har adgang. Aftal, hvor længe det skal gemmes, og hvornår bevaringen i jeres systemer ophæves. Begge dele afhænger af, om sagen kan ende i en tvist.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis beskeder er slettet, hvis der er tvivl om, hvem der har skrevet dem, hvis der indgår billeder eller video, eller hvis sagen angår en leder. En IT-sagkyndig kan bevare og eksportere data, så det senere kan forklares, hvad der blev sikret, og hvordan. Går chikanen over i vedvarende forfølgelse, også uden for arbejdet, kan der være tale om digital stalking. Så kan den ramte medarbejder få hjælp her: Hjælp ved digital stalking
Læs også: En medarbejder bliver stalket digitalt: hvad gør arbejdspladsen? · Anonyme krænkende beskeder til medarbejdere
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
