Digital stalking er ikke kun et privat problem. Den, der følger med, kan have adgang til medarbejderens arbejdsmail, kalender eller firmatelefon, eller kan bruge arbejdspladsen som vej ind. Arbejdspladsens opgave er at tage medarbejderen alvorligt, sikre sporene på det udstyr og de konti, virksomheden ejer, og derefter lukke adgangene, i den rækkefølge.
Det kan være en tidligere partner, der kender koden til den telefon, firmaet har udleveret. Det kan være en person, der har set adgangskoden over skulderen, eller som engang fik lov at låne computeren. Det rammer medarbejderen først, men det kan også ramme virksomhedens data, kunder og kolleger.
Tegn, som arbejdspladsen kan se
- Kunder skriver, at de ikke har fået svar på mails, som medarbejderen har sendt.
- Møder i kalenderen flyttes eller aflyses, uden at medarbejderen har gjort det.
- Der er logins på medarbejderens konto fra ukendte steder eller enheder.
- Der er dukket en videresendelsesregel op i postkassen, som ingen kan forklare.
- Nogen ringer til receptionen og spørger, hvor medarbejderen er, eller hvornår vedkommende går hjem.
- Medarbejderen virker presset og fortæller om at føle sig overvåget.
Et enkelt tegn beviser ikke noget. Flere tegn på samme tid er en grund til at handle.
Det første møde
Tag medarbejderen alvorligt, og lad medarbejderen bestemme tempoet. Mange, der bliver stalket, har allerede oplevet ikke at blive troet. Lyt, skriv ned hvad der bliver fortalt, og lov ikke mere, end arbejdspladsen kan holde. Aftal:
- hvem i virksomheden der skal vide noget, og hvem der ikke skal,
- om IT må kigge på arbejdskontoen og firmaudstyret,
- hvordan I kontakter hinanden, hvis arbejdsmail og firmatelefon ikke er sikre,
- om medarbejderen har brug for at tale med Dansk Stalking Center eller Lev Uden Vold.
Det er medarbejderens sag. Arbejdspladsen hjælper med det, der hører til arbejdet, men træffer ikke beslutninger om, hvad medarbejderen skal gøre privat, og presser ikke på for en bestemt løsning. → Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad, og hvornår?
Hvem gør hvad
- Nærmeste leder eller HR · Samtalen, aftaler om tavshed og praktiske hensyn
- IT · Sikring af spor og lukning af adgange på arbejdskonti
- Reception og kolleger · Giver ikke oplysninger om medarbejderen videre
Hold kredsen lille. Jo færre der kender detaljerne, jo mindre risiko er der for, at oplysninger slipper ud.
Det, IT skal gøre, i den rækkefølge
- Gem sporene på arbejdskontoen. Loginhistorik, videresendelsesregler, regler i postkassen, registrerede enheder til totrinsgodkendelse og app-adgange. I Microsoft 365 findes en revisionslog, som skal gemmes, før den udløber.
- Gem en liste over firmaudstyret, og hvem der har haft det. Notér, om telefonen eller computeren har været udlånt eller lå derhjemme.
- Skriv ned, hvad der er gjort. Hvem gemte hvad, hvornår og hvorfra. Det gør materialet brugbart senere. → Skabelon til intern log over beviser
- Luk adgangene. Ny adgangskode, log alle sessioner ud, fjern ukendte enheder og nulstil totrinsgodkendelsen. En ny adgangskode alene er ikke nok, fordi aktive sessioner kan fortsætte. → Sessioner og tokens
- Sikr receptionen og kalenderen. Del ikke medarbejderens kalender eller placering med andre end nødvendigt, og fjern detaljer fra fælles kalendere.
Rækkefølgen er vigtig. Lukker IT adgangene først, forsvinder en del af sporene, og så er det svært at vise bagefter, hvad der skete. → Bevissikring af mail i Microsoft 365
Er der tale om akut fare, går medarbejderens sikkerhed dog forud for alt andet. Så lukker I først og dokumenterer det, der stadig kan dokumenteres.
Firmatelefonen
Den telefon, virksomheden har udleveret, kan være overvåget, hvis en anden har haft den i hænderne. Sluk den ikke, nulstil den ikke, og slet ikke apps, før det er afklaret, om den skal undersøges. En nulstilling fjerner både den mulige overvågning og sporene efter den. Giv i stedet medarbejderen en ny telefon til arbejdet, og læg den gamle til side. → Stalkerware og fjernadgang: tekniske spor
Medarbejderens private enheder
Virksomheden har ikke adgang til medarbejderens private telefon og konti, og skal ikke have det. Er der mistanke om, at den private telefon er overvåget, er det noget, medarbejderen selv skal have hjælp til. Virksomheden kan pege på, hvor hjælpen findes, og kan give fri til at få det ordnet. → BYOD: arbejdsdata på medarbejderens egen enhed
Gør ikke dette
- Konfronter ikke den, der muligvis står bag, på vegne af medarbejderen.
- Skriv ikke om sagen i fælles kanaler, chatgrupper eller mails med mange modtagere.
- Ret ikke i postkassen eller slet mistænkelige regler, før de er gemt.
- Bed ikke medarbejderen om at bevise sin historie, før I vil handle på arbejdskontoen.
- Lad ikke kolleger “undersøge” sagen på egen hånd.
Persondata
Oplysningerne om medarbejderens situation er følsomme. Gem kun det nødvendige, begræns adgangen og aftal med medarbejderen, hvad der sker med materialet bagefter. Reglerne om behandling af persondata og en eventuel overenskomst skal tjekkes, før I går videre.
Bagefter: hold øje og forebyg
Sagen er sjældent slut, fordi adgangene er lukket. Den, der har fulgt med, kan prøve igen, for eksempel med falske mails til kolleger eller opkald til receptionen. Aftal med medarbejderen, hvordan I følger op de næste uger:
- IT holder øje med nye loginforsøg og ændringer på kontoen.
- Receptionen ved, at der ikke gives oplysninger om medarbejderen, og hvem de skal sige det til, hvis nogen spørger.
- Medarbejderen får en fast kontaktperson, der kender sagen.
- Gem nye hændelser på samme måde og i samme log som de første.
Brug også sagen til at se på jeres faste rutiner. Har alle medarbejdere totrinsgodkendelse? Bliver firmatelefoner udleveret med en kode, som kun medarbejderen kender? Kan alle i virksomheden se hinandens kalendere i detaljer? Små ændringer gør det sværere for andre at bruge arbejdspladsen som vej ind.
Hjælp udefra
Har I ikke selv en IT-afdeling, eller er der tvivl om, hvad der er sket, er det et godt tidspunkt at få hjælp. Digital stalking er den ene sagstype uden for civile sager, som Nielco IT tager. Nielco IT hjælper den ramte med at sikre sporene og lukke adgangene, både på arbejdet og privat. Se hjælp til stalking-ramte hos Nielco IT. Medarbejderen kan også selv læse en vejledning skrevet til privatpersoner om hjælp ved digital stalking.
Den juridiske side, for eksempel tilhold og civile forbud, er beskrevet for advokater på søstersitet. → Digital stalking: tilhold, civile forbud og dokumentation
Vil medarbejderen selv gå i gang, er der en praktisk vejledning i opslagsværket. → Digital stalking: sådan sikrer du sporene
Næste skridt
- Chikane mellem kolleger på Teams, Slack og sms: sådan sikrer HR beskederne
- Medarbejderen sender en indsigtsanmodning midt i konflikten
- Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet?
- Hvad må I sige til kunderne, når medarbejderen er stoppet?
Læs også: Hvad må I sige til kunderne, når medarbejderen er stoppet? · Chikane mellem kolleger på Teams, Slack og sms: sådan sikrer HR beskederne
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
