Efter sagen: afslutning, opbevaring og læring

En sag slutter ikke, når forliget er underskrevet. Beviserne skal opbevares eller slettes efter en plan, bevarelsen skal ophæves, kolleger og kunder skal have besked, og virksomheden bør lære af forløbet. Det gælder også, når mistanken ikke holdt.

Efter sagen

• Evaluering efter en bevissag (skabelon) Skabelon til evaluering efter en sag med digitale beviser: hvad virkede, hvad gik tabt, og hvad skal ændres. Til ledelsen, når sagen er afsluttet.
• Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet? Hvor længe må virksomheden gemme bevismateriale efter en afskedigelse eller tvist? Sådan laver HR og DPO en opbevaringsplan, der kan begrundes og følges.
• Ophæv bevarelsen igen: hvornår må normal sletning genoptages? Hvornår må virksomheden ophæve en bevarelse (litigation hold) og genoptage normal sletning? Proces, ansvar og dokumentation for IT og ledelse.
• Udstyr tilbage i drift: hvornår og hvordan? Hvornår må virksomheden genbruge en computer eller telefon efter en sag? Kriterier, dokumentation og rækkefølgen for IT, før udstyret går i drift.
• Gør det sværere næste gang: forebyggelse efter en datasag Hvordan forhindrer I, at en medarbejder tager data med næste gang? Adgangsstyring, alarmer, DLP og klare regler set fra ledelsen, efter en datasag.
• Mistanken holdt ikke: sådan lukker I sagen ordentligt Undersøgelsen viste ikke det, I troede? Sådan lukker HR og ledelsen sagen: besked til medarbejderen, adgange, materialet, og hvad I ikke må gøre.
• Medarbejderen vender tilbage efter undersøgelsen Medarbejderen kommer tilbage efter en fritstilling eller intern undersøgelse. Sådan forbereder HR og nærmeste leder adgange, opgaver, teamet og tilliden.
• Afslut sagen over for kolleger, kunder og samarbejdspartnere Sagen er slut med forlig, dom eller afklaring. Sådan afslutter ledelse og HR den over for kolleger, kunder og samarbejdspartnere uden at skabe en ny tvist.

Opbevaring og sletning

• Slettepolitik og bevarelse: sådan spiller de to sammen GDPR kræver sletning, en tvist kræver bevarelse. Sådan indretter ledelse og IT slettepolitikken med en pauseknap, så beviser ikke forsvinder midt i en sag.
• Forlig med medarbejderen: få dokumenteret, at data er slettet I har indgået forlig, og den tidligere medarbejder skal slette jeres data. Sådan kontrollerer HR og ledelse sletningen og følger op på adgange og tilsagn.
• Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet? Hvor længe må virksomheden gemme bevismateriale efter en afskedigelse eller tvist? Sådan laver HR og DPO en opbevaringsplan, der kan begrundes og følges.
• Opbevaringsfrister samlet: bogføring, løn, persondata, logs og forældelse Hvor længe skal virksomheden gemme bilag, løn, persondata og logs? Samlet overblik for økonomi, DPO og IT, og hvad I gør, når en tvist stopper sletningen.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.