Når sagen er slut, skal den også afsluttes over for dem, der vidste, at der var en sag. Hver gruppe får en kort og neutral besked, der passer til det, de fik at vide undervejs, og som holder sig inden for et eventuelt forlig. Sig ikke mere, end I ville kunne stå ved over for modparten, og fejr ikke en sejr.
Artiklen er til ledelse og HR. Hvad I siger, mens sagen kører, er beskrevet for kolleger og kunder hver for sig. → Hvad siger I til kollegerne? · Hvad må I sige til kunderne?
Hvorfor afslutningen kræver lige så meget omtanke
Mange virksomheder er forsigtige, mens sagen kører, og slapper af, når den er slut. Men en udtalelse efter et forlig kan stride mod forligets vilkår. En bemærkning om en tidligere medarbejder kan skade et omdømme og blive til en ny konflikt. Og en sag, der blev afsluttet uden en konklusion, kan blive beskrevet, som om der var en.
Samtidig har kolleger, kunder og samarbejdspartnere ofte en berettiget forventning om at få at vide, at det er overstået. Tavshed efterlader plads til rygter.
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Læs afslutningen igennem. Hvad står der i forliget, dommen eller ledelsens beslutning om, hvad der må siges? Er der en fortrolighedsklausul?
- Find listen over, hvem der blev orienteret. Hvis I har noteret, hvem der fik besked undervejs, er den nu guld værd.
- Skriv én besked pr. gruppe. Kolleger, kunder, samarbejdspartnere, bestyrelse. Samme fakta, tilpasset modtageren.
- Få advokaten til at læse beskederne, hvis der er en modpart, et forlig eller en dom.
- Send eller sig beskederne inden for kort tid. Så hører ingen det fra andre først.
- Notér, hvad der blev sagt, til hvem og hvornår, og læg det i sagen.
Gruppe for gruppe
- Kolleger · At sagen er afsluttet, og hvem der fremover har opgaverne
- Kunder · Hvem der er deres kontakt, og at samarbejdet fortsætter som aftalt
- Samarbejdspartnere · Hvem de skal henvende sig til, og om adgange eller aftaler er ændret
- Bestyrelse · En afsluttende orientering om resultat, udgifter og læring
Bestyrelsen er den eneste gruppe, der skal have mere end det praktiske. → Rapportering til bestyrelsen
Eksempler på neutrale beskeder
Til kolleger, når medarbejderen er fratrådt: “Sagen vedrørende [navn] er afsluttet. [Navn] er ikke længere ansat hos os. [Navn på kollega] har fortsat ansvaret for [opgaver]. Vi siger ikke mere om sagen, af hensyn til alle parter.”
Til kolleger, når mistanken ikke holdt, og medarbejderen er tilbage: “[Navn] er tilbage fra [dato] og overtager igen [opgaver].” Mere skal der ikke siges. Det er medarbejderens sag, ikke kollegernes.
Til en kunde: “Vi skriver for at bekræfte, at [navn på kollega] fortsat er jeres kontakt hos os. Har I spørgsmål til samarbejdet, er I velkomne til at kontakte [navn].”
Når der er et forlig
Et forlig kan indeholde aftaler om, hvad parterne må sige om sagen, og nogle gange en fælles formulering. Brug den ordret, og læg ikke noget til. Står der intet, så gå ud fra, at det mindste er det sikreste. En kunde, der får at vide, at “vi har fået medhold”, kan sende det videre til den tidligere medarbejder eller til modpartens nye arbejdsgiver.
Har forliget krævet, at data slettes eller returneres, skal den del også afsluttes og dokumenteres, før I melder sagen lukket. → Forlig: få dokumenteret, at data er slettet
Når der er en dom
En dom kan være offentlig tilgængelig, men det betyder ikke, at I skal sprede den. Tal med advokaten, før I henviser til en dom over for kunder eller i markedsføring. Er dommen anket, er sagen ikke slut.
Når sagen sluttede uden en klar konklusion
Ikke alle sager ender med et tydeligt resultat. Nogle lukkes, fordi det ikke kan betale sig at gå videre, eller fordi beviserne ikke rakte. Så er det ekstra vigtigt, at beskeden ikke antyder noget, der ikke blev vist. Skriv, at sagen er afsluttet, ikke hvordan den burde være endt. Sætninger som “vi valgte ikke at gå videre” læses let som “vi ved, at det skete”. Sig hellere ingenting om baggrunden og hold jer til det praktiske.
Når den tidligere medarbejder fortæller sin version
Efter en sag kan den tidligere medarbejder skrive om forløbet på LinkedIn eller fortælle det til fælles kunder. Det kan være ubehageligt, men gå ikke i offentlig dialog. Bed IT eller den, der har ansvaret for jeres profiler, om at gemme opslaget med dato og adresse, og vis det til advokaten. Er der aftalt tavshed i et forlig, er det advokatens opgave at tage det op. Svar ikke i kommentarfeltet, og lad være med at bede kolleger om at reagere. En kunde, der spørger, får den samme neutrale besked som de andre.
Samarbejdspartnere og leverandører
Var den tidligere medarbejder kontaktperson for en leverandør eller en partner, skal de vide, hvem de nu skal tale med. Tjek også, om medarbejderen havde adgange hos dem, fx til en portal eller et fælles projektværktøj, og om de er lukket. Beskeden er praktisk og nævner ikke sagen.
De interne hjælpere
Glem ikke dem, der har hjulpet: IT, der arbejdede i weekenden, kolleger, der afgav forklaring, lederen, der holdt teamet kørende. Tak dem, og mind dem om, at fortroligheden gælder, også nu hvor sagen er slut. Det, de ved om sagen, skal stadig ikke deles. Spørg dem også, hvad der var svært undervejs. Svarene er nyttige, når I evaluerer forløbet og forbereder jer på den næste sag.
Det skal I lade være med
- Fejre resultatet i fællesmøder, på sociale medier eller over for kunder.
- Fortælle mere, fordi sagen er slut. Pligten til at være forsigtig stopper ikke med dommen eller forliget.
- Sende én fælles mail til alle grupper. Kolleger, kunder og bestyrelse har brug for noget forskelligt.
- Glemme dem, der fik besked undervejs. Den, der hørte om sagen, men aldrig hørte afslutningen, udfylder hullet selv.
- Svare på pressens spørgsmål uden forberedelse, selv om sagen er afsluttet. → Pressen ringer midt i en intern sag
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med advokaten, før beskederne sendes, hvis der er et forlig med fortrolighedsvilkår, en dom, en tidligere medarbejder med egen advokat, eller hvis sagen har været omtalt offentligt. Har I brug for at dokumentere, at data er slettet eller returneret som en del af afslutningen, kan en IT-sagkyndig kontrollere og beskrive det, så I ikke melder sagen lukket for tidligt.
Læs også: Medarbejderen vender tilbage efter undersøgelsen · Evaluering efter en bevissag (skabelon)
→ Sådan foregår et forløb for en virksomhed · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
