I har indgået forlig med en tidligere medarbejder, og en del af aftalen er, at virksomhedens data skal leveres tilbage og slettes. Spørgsmålet er nu, hvordan I får vished for, at det faktisk sker. Svaret er, at sletningen skal være beskrevet så konkret, at den kan kontrolleres, og at nogen i virksomheden har ansvaret for at følge op. En underskrevet erklæring er et godt udgangspunkt, men den står stærkest, når den kan holdes op mod noget, der kan efterprøves.
Den juridiske side af sletning efter forlig og dom er beskrevet for advokater på søstersitet. Her handler det om, hvad virksomheden selv skal gøre i praksis.
→ Sletning og tilbagelevering af data efter forlig eller dom
Hvad skal være på plads, før sletningen sker?
Det er let at glemme, men det er vigtigt: før data slettes hos den tidligere medarbejder, skal I selv have det, I har brug for.
- Har I en kopi af det, der blev taget? Hvis data er sikret som led i sagen, ved I præcist, hvad der skal slettes. Hvis ikke, er det svært at kontrollere sletningen.
- Er der et behov for at bevare? Kan forliget blive anfægtet, eller er der andre sager, der kan berøre de samme data? Så skal advokaten vurdere, om noget skal bevares, før sletningen sker.
- Er det klart, hvad “data” omfatter? Filer, mails, kopier i cloud, fotos af skærme, noter, eksporter fra CRM. Jo mere præcist, jo lettere at kontrollere.
- Er det klart, hvor data kan ligge? Telefon, computer, private cloudkonti, USB-nøgler, mailkonti.
Tre måder at dokumentere sletningen
Der er grundlæggende tre niveauer. Hvilket I vælger, afhænger af sagens alvor, og hvad der er aftalt.
- Skriftlig erklæring · At medarbejderen står inde for, at alt er slettet
- Erklæring med liste · Hvad der er slettet, og hvor det lå
- Uvildig gennemgang · At en IT-sagkyndig har kontrolleret enhederne og slettet
En skriftlig erklæring er det mest almindelige. Den har værdi, fordi medarbejderen påtager sig et ansvar, men den kan ikke kontrolleres teknisk.
En erklæring med en liste er bedre. Medarbejderen oplyser, hvilke filer og konti der er tale om, og bekræfter sletningen for hver. Listen kan sammenholdes med det, I ved fra jeres egne logs.
En uvildig gennemgang er den mest sikre. En IT-sagkyndig gennemgår de aftalte enheder og konti efter en afgrænsning, som begge parter har godkendt, finder virksomhedens data, sletter dem og skriver en kort erklæring. Den sagkyndige ser ikke på medarbejderens private data, ud over hvad afgrænsningen kræver. Det kræver medarbejderens medvirken, og det skal være aftalt i forliget.
→ Skabelon: erklæring om tilbagelevering og sletning af data
Opfølgning efter forliget
Forlig fejler sjældent på selve teksten. De fejler på, at ingen følger op. Udpeg én person, der har ansvaret, og lav en enkel plan:
- ☐ Dato for tilbagelevering af udstyr og data.
- ☐ Dato for skriftlig bekræftelse af sletning.
- ☐ Dato for eventuel uvildig gennemgang.
- ☐ Bekræftelse af, at adgange og roller er overdraget.
- ☐ Opfølgning efter for eksempel tre og seks måneder: er der tegn på, at data er brugt?
Det sidste punkt er vigtigt. Er der et forbud, en konkurrenceklausul eller en kundeklausul, kan I få brug for at dokumentere, at den overholdes. Det kræver, at I ved, hvad I skal holde øje med, og at I gør det lovligt. Ser I tegn på brud, så gem dokumentationen, og tal med advokaten, før I gør noget.
→ Dokumentation af, at et forbud overholdes
Adgange og tilsagn
Sletning handler ikke kun om filer. Kontrollér også, at:
- medarbejderen ikke længere har adgang til jeres systemer, delte mapper, Teams-kanaler eller grupper,
- administratorroller på sociale medier, domæner og annoncekonti er overdraget,
- fælles adgangskoder, som medarbejderen har kendt, er skiftet,
- videresendelse fra medarbejderens tidligere mailkonto er slået fra,
- firmatelefonens nummer er overdraget eller lukket som aftalt.
Notér datoen for hvert punkt. Viser loggen senere aktivitet fra en konto, kan I så se, om den kom før eller efter, adgangen blev lukket.
Når medarbejderen ikke vil medvirke
Det sker, at bekræftelsen ikke kommer, at listen er mangelfuld, eller at den tidligere medarbejder trækker tiden. Det er ikke nødvendigvis et tegn på ond vilje. Mange synes, det er ubehageligt at skulle dokumentere en sletning, og nogle ved ikke, hvordan de skal gøre det.
Start med en venlig, skriftlig påmindelse med den konkrete dato fra forliget, og tilbyd hjælp: en vejledning i, hvad der skal slettes, eller en uvildig person, der kan gøre det. Notér, hvornår påmindelsen er sendt. Kommer der stadig ikke noget, så lad advokaten tage over. Skriv ikke selv truende mails. De kan blive læst af andre senere.
Når sletningen ikke kan kontrolleres fuldt ud
Vær realistisk. Selv en grundig gennemgang kan ikke garantere, at der ikke findes en kopi et sted, I ikke kender til. Formålet med dokumentationen er derfor ikke at opnå fuld sikkerhed, men at skabe en klar situation: medarbejderen har påtaget sig et ansvar, I har gjort, hvad der er rimeligt for at kontrollere det, og begge dele er skrevet ned. Dukker data op senere, står I med et langt bedre grundlag, end hvis der kun var en mundtlig aftale.
Hvem gør hvad?
- HR · Ansvarlig for opfølgningsplanen og datoerne
- IT · Lukker adgange og kontrollerer logs
- Leder · Holder øje med kunder og marked
- Advokat · Vurderer brud og næste skridt
Det må I ikke gøre
- Slette jeres egen kopi af det, der blev taget. I kan få brug for den til at kontrollere sletningen eller i en senere tvist. Opbevar den sikkert og med begrænset adgang, og aftal med advokaten, hvornår den kan slettes.
- Kontrollere på egen hånd uden aftale. I må ikke selv gå ind i medarbejderens private konti for at se, om data er væk. Det kan skabe en ny tvist.
- Overvåge den tidligere medarbejder. Opfølgning betyder at reagere på tegn, ikke at holde øje med en person. Hold jer til det, I lovligt kan se.
- Lade sagen glide. Hvis bekræftelsen ikke kommer, så rykk skriftligt og notér det.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få en IT-sagkyndig ind, hvis forliget forudsætter en uvildig gennemgang, hvis der er tale om store mængder data, eller hvis der senere opstår tegn på, at data er brugt. En sagkyndig, der ikke har været part i sagen, er bedst egnet til at kontrollere sletningen, fordi resultatet skal kunne accepteres af begge parter.
Når sagen er slut, skal I også tage stilling til, hvor længe I selv gemmer bevismaterialet. Det er ikke det samme som at slette det med det samme.
→ Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet?
Læs også: Fratrædelsesaftalen: klausuler om data, udstyr og sletning · Sygemeldt medarbejder: hvem må åbne postkassen?
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
