En medarbejder er sygemeldt, og der kommer stadig mails fra kunder, leverandører og kolleger. Virksomheden har et driftsbehov, og spørgsmålet er, hvem der må åbne postkassen, og hvordan det skal ske. Det korte svar er, at I som udgangspunkt kan få adgang til arbejdsmails af hensyn til driften, men at adgangen skal være begrænset, begrundet og logget, og at private mails skal holdes ude. Er der samtidig en konflikt med medarbejderen, skal I være endnu mere forsigtige.
Reglerne for arbejdsgiverens adgang til mail afhænger af jeres IT-politik, om medarbejderen er orienteret, og eventuelt af overenskomst og kontrolaftale. Tjek altid jeres egne regler, og tal med en advokat, hvis I er i tvivl.
→ Må vi læse en medarbejders mail?
Først: er det drift eller konflikt?
Det vigtigste spørgsmål er, hvorfor I vil ind i postkassen. Det afgør, hvordan I skal gøre det.
Drift: Kunder venter på svar, en ordre skal bekræftes, en faktura skal betales. I har brug for at se nye mails og måske enkelte ældre for at kunne fortsætte arbejdet. Det er den almindelige situation, og den kan løses enkelt.
Konflikt: Sygemeldingen sker midt i en uenighed, en personalesag eller en mistanke. Så er der en risiko for, at adgangen bliver brugt til at lede efter noget, og at det senere bliver kritiseret. I den situation skal adgangen være endnu mere afgrænset, og I bør overveje, om en uvildig part skal stå for den.
Bland ikke de to sammen. Har I et driftsbehov og samtidig en mistanke, så løs driftsbehovet først med mindst mulig adgang, og håndter mistanken som en særskilt sag.
→ Medarbejderen sygemelder sig midt i undersøgelsen
Den gode løsning ved driftsbehov
- Brug autosvar. Mange gange kan et autosvar, der henviser til en kollega eller en fælles postkasse, løse det meste.
- Spørg medarbejderen, hvis det er muligt. En kort besked om, at kolleger har brug for adgang til arbejdsmails, og hvorfor. Mange siger ja, og det fjerner tvivlen.
- Giv adgang til nye mails, ikke hele arkivet. En videresendelsesregel til en kollega for nye mails, eller adgang til indbakken fra en bestemt dato, er ofte nok.
- Begræns kredsen. Én navngiven kollega, ikke hele afdelingen.
- Hold private mails ude. Mails, der tydeligt er private, åbnes ikke. Bliver en åbnet ved en fejl, så luk den, og notér det.
- Før log. Hvem fik adgang, hvornår, hvorfor, og hvad blev der set på?
Loggen er det vigtigste punkt. Den beskytter både medarbejderen og virksomheden, og den gør det let at svare, hvis medarbejderen senere spørger, hvem der har været inde i postkassen. Mange systemer logger selv, hvem der har åbnet en postkasse, men en enkel manuel log med begrundelse er nødvendig ved siden af.
Telefon, Teams og andre kanaler
Mails er sjældent den eneste kanal. Kunder skriver også på Teams, i chatten i CRM-systemet eller på sms til firmatelefonen. Tænk dem med, men brug samme principper: kun det nødvendige, én navngiven kollega og en log.
Firmatelefonen er særlig følsom. Den sygemeldte har den ofte hjemme, og den indeholder typisk både arbejdsbeskeder og private beskeder. Bed ikke om at få telefonen udleveret for at læse den. Er der behov, så aftal en viderestilling af nummeret til en kollega, og lad telefonen blive hos medarbejderen. Teams-chats med kunder kan ofte overtages ved, at kolleger tilføjes til samtalen, uden at nogen læser den sygemeldtes øvrige chats.
Kommunikationen med den sygemeldte
Når I kontakter den sygemeldte om adgangen, så hold beskeden kort, venlig og saglig. Forklar driftsbehovet, hvem der får adgang, til hvad, og hvor længe. Undgå at blande andre emner ind, for eksempel arbejdsopgaver eller spørgsmål om tilbagevenden. Er der en igangværende sag mellem jer, så lad henvendelsen gå gennem HR, og gem den sammen med loggen.
Siger medarbejderen nej, eller svarer vedkommende ikke, så notér det, og tag stilling til, om driftsbehovet kan løses på anden måde. Tal med en advokat, hvis I mener, adgangen er nødvendig alligevel.
Hvem gør hvad?
- Nærmeste leder · Beskriver driftsbehovet konkret
- HR · Vurderer behovet og kontakter medarbejderen
- IT · Opsætter afgrænset adgang og gemmer systemets log
- Kollega · Bruger adgangen til det aftalte og intet andet
IT bør ikke selv vurdere, om adgangen er i orden. IT udfører, når HR eller ledelsen har besluttet det, og skriver ned, hvem der bad om hvad.
Når der er en konflikt
Sygemeldinger sker ofte, når der er uro: efter en advarsel, under en omstrukturering, eller når en medarbejder har sagt op. Er der en tvist eller en mistanke, gælder dette:
- Lad være med at lede. Brug ikke adgangen til at søge efter noget om konflikten.
- Bevar i stedet for at læse. Er der grund til at tro, at postkassen kan blive vigtig, så bed IT sætte et hold på postkassen, så intet kan slettes. Det kræver ikke, at nogen læser noget.
- Få en uvildig vurdering. Skal postkassen gennemgås som led i en sag, så lad det ske med advokatens vejledning og gerne af en uvildig IT-sagkyndig, med en klar afgrænsning.
→ Medarbejderens private data på arbejdsudstyr
Det må I ikke gøre
- Give fri adgang til hele postkassen. Det er sjældent nødvendigt og svært at forsvare bagefter.
- Åbne mapper med navne som “Privat” eller “Personligt”. De holdes ude, medmindre der er en særlig og vurderet grund. → Når I støder på private data
- Skrive fra medarbejderens konto. Svar fra en kollegas egen konto eller en fælles adresse. Ellers bliver det uklart, hvem der skrev hvad.
- Slette mails for at rydde op. Selv nyhedsbreve og spam bør blive liggende.
- Glemme at lukke adgangen igen. Når medarbejderen er tilbage, eller behovet er væk, fjernes adgangen, og det noteres.
Forebyg det næste gang
Den bedste løsning er at undgå, at kundemails kun ligger i én persons postkasse. Brug fælles postkasser til kundeservice, ordrer og fakturaer, og beskriv i IT-politikken, hvordan I håndterer adgang ved fravær. Skriv også, at private mails ikke hører hjemme i arbejdsmailen. Det gør det lettere for alle, når nogen er syge.
En fælles postkasse har dog sin egen udfordring: hvem skrev egentlig mailen? Det kan også håndteres med lidt planlægning.
→ Delte postkasser: hvem skrev egentlig mailen fra info@?
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er der en konflikt, en personalesag eller en mistanke, så tal med en advokat, før nogen åbner postkassen. Skal den gennemgås, så overvej en uvildig IT-sagkyndig, så I bagefter kan vise, at gennemgangen var afgrænset og saglig.
Læs også: Forlig med medarbejderen: få dokumenteret, at data er slettet · Medarbejderen dør eller bliver alvorligt syg: adgang til arbejdsdata
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
