Når en medarbejder dør eller bliver alvorligt syg, står virksomheden i en svær situation. Der er sorg og bekymring, og samtidig skal kunderne have svar, og opgaver skal overtages. Det vigtigste er at få adgang til de arbejdsdata, der er brug for, på en rolig og respektfuld måde, og at skrive ned, hvem der åbnede hvad, og hvorfor. Her er der typisk ingen tvist. Formålet med dokumentationen er at kunne svare ordentligt, hvis de pårørende eller medarbejderen selv senere spørger.
Artiklen er til HR og IT. Den handler om arbejdsdata. Den private side, for eksempel et dødsbo og den afdødes private konti, er de pårørendes og eventuelt skifterettens sag. De pårørende kan finde en vejledning til den side i adgang til afdødes konti.
→ Digitale data i dødsboer (for advokater)
De første dage
I de første dage er der kun én ting, der haster: at kunder og samarbejdspartnere ikke står uden svar. Resten kan vente.
- Sæt et autosvar. Kort og neutralt, med henvisning til en kollega eller en fælles adresse. Nævn ikke årsagen.
- Spær ikke kontoen, og slet intet. Lad postkassen, OneDrive og telefonen være, som de er.
- Udpeg én person, der har ansvaret. Typisk HR eller den nærmeste leder. Vedkommende tager stilling til, hvem der skal have adgang til hvad.
- Tag hånd om udstyret. Computer og firmatelefon opbevares sikkert. Telefonen holdes opladet, hvis den er tændt.
Der er ingen grund til at skynde sig med andet. Driften kan klares med autosvar og en kollega, der tager over i nogle dage.
Adgang til arbejdsdata
Når der er behov for mere end et autosvar, gælder samme principper som ved anden fravær, men med ekstra omtanke:
- Begræns adgangen til det nødvendige. Nye mails fra kunder, bestemte projektmapper, åbne opgaver.
- Én navngiven kollega. Ikke hele teamet.
- Hold private mails og filer ude. Mange har private ting i arbejdsmailen: beskeder fra familien, læger, banken. De skal ikke læses.
- Før log. Hvem fik adgang, hvornår, hvorfor, hvad blev der set på.
Loggen er ikke et udtryk for mistillid. Den gør det muligt at svare de pårørende eller medarbejderen præcist, hvis de spørger, hvem der har været inde. Det kan betyde meget for dem.
→ Sygemeldt medarbejder: hvem må åbne postkassen?
Private data på arbejdsudstyret
Næsten alle har private data på arbejdscomputer og firmatelefon: fotos, beskeder, noter, private dokumenter. Ved dødsfald har de pårørende ofte et ønske om at få dem. Ved alvorlig sygdom vil medarbejderen selv typisk gerne have dem bevaret.
Den gode fremgangsmåde er:
- Aftal med de pårørende eller medarbejderen, hvad der skal udleveres.
- Lad en enkelt person fra IT kopiere de private data efter aftale, uden at gennemse dem mere end nødvendigt for at finde dem.
- Notér, hvad der er udleveret, til hvem og hvornår.
- Først derefter kan udstyret nulstilles og genbruges.
Er I i tvivl om, hvem der har ret til at modtage private data efter et dødsfald, så spørg en advokat. Det kan afhænge af boets behandling.
→ Mappen hedder “Privat”: når I støder på private data
Kolleger, kunder og fælles kanaler
Kolleger vil ofte gerne hjælpe og går selv i gang med at finde mails og filer. Det er velment, men det giver hurtigt et uoverskueligt billede af, hvem der har set hvad. Sig klart, hvem der har ansvaret, og at andre skal gå gennem vedkommende.
Over for kunder og samarbejdspartnere er det nok at oplyse, at medarbejderen ikke er til stede, og hvem der tager over. Detaljer om sygdom eller dødsfald hører ikke hjemme i et autosvar eller en kundemail, medmindre de pårørende har ønsket det.
Når sygdom ender med fratrædelse
Ved alvorlig sygdom kan forløbet ende med, at ansættelsen ophører. Så går sagen over i en almindelig fratrædelse med aflevering af udstyr og lukning af adgange. Gør det i samarbejde med medarbejderen, og giv god tid til at få private data med. Brug den log, I har ført under fraværet, som en del af overleveringen, så medarbejderen kan se, hvem der har haft adgang. Det skaber tillid og fjerner tvivl.
Hvem gør hvad?
- HR · Har ansvaret og er kontakten til de pårørende
- Nærmeste leder · Beskriver, hvilke opgaver der skal overtages
- IT · Opsætter adgang, fører log og kopierer private data efter aftale
- Kollega · Overtager opgaver inden for den aftalte adgang
Det må I ikke gøre
- Slette kontoen hurtigt. Det kan virke som en måde at “rydde op” på, men data kan være nødvendige for virksomheden og for de pårørende.
- Nulstille telefonen eller computeren. Private fotos og beskeder kan gå tabt for altid.
- Give hele afdelingen adgang. Det er sjældent nødvendigt og kan opleves som et brud på privatlivet.
- Læse private beskeder for at finde arbejdsdata. Søg i stedet målrettet efter kunder, projekter eller datoer.
- Fjerne medarbejderen fra kalendere og chats uden omtanke. Det kan virke brutalt for kollegerne. Aftal tidspunktet.
Når adgangen kun kendes af én
Nogle medarbejdere er de eneste, der kender adgangen til et system: en leverandørportal, et domæne, en annoncekonto eller en gammel server. Det bliver et akut problem, når personen ikke kan kontaktes. Gå roligt frem. Brug leverandørernes procedurer for virksomheder, der har mistet adgangen, og dokumentér, at virksomheden er ejer. Skriv ned, hvad I har gjort.
Det samme problem opstår, hvis det er ejeren selv, der bliver syg. Det er beskrevet særskilt.
→ Ejeren dør eller bliver alvorligt syg
Forebyg det næste gang
- ☐ Fælles postkasser til kunder og leverandører.
- ☐ Mindst to personer med adgang til hvert vigtigt system.
- ☐ En fortegnelse over adgange, der opbevares sikkert.
- ☐ En beskrivelse i IT-politikken af, hvordan I håndterer adgang ved fravær og dødsfald.
- ☐ Opfordring til at holde private data ude af arbejdsmailen.
Gennemgå listen, når I alligevel arbejder med jeres beredskab eller IT-politik. Det er sjældent mere end et par timers arbejde, og meget af det er det samme, som gør offboarding og ferie lettere til hverdag. Skriv også ned, hvem der har ansvaret for at tage kontakten til de pårørende, og hvem der har ansvaret for IT-delen, så det ikke skal afgøres, mens alle er påvirkede af situationen.
Det er ikke behageligt at planlægge for den situation, men det gør det meget lettere for både kolleger og pårørende, når den opstår. Hjælp udefra er sjældent nødvendig her, men tal med en advokat, hvis de pårørende og virksomheden er uenige om, hvad der skal udleveres, eller hvis der er tvivl om, hvem der kan handle på boets vegne. Opstår der senere uenighed om, hvad der er sket med data, er en god log det, der løser den.
Læs også: Sygemeldt medarbejder: hvem må åbne postkassen? · Konkurrence- eller kundeklausulen er brudt: hvad gør virksomheden nu?
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
