Når en ejer pludselig dør eller bliver alvorligt syg, står virksomheden ofte uden adgang til netbank, mail, regnskab og de systemer, som kun ejeren kunne åbne. Det første skridt er at bevare det, der findes, og at afklare, hvem der juridisk kan handle på virksomhedens vegne. Først derefter skal adgange overtages. Bryd ikke ind i ejerens konti, og slet ikke noget, selv om det haster med driften.
Artiklen er til den ledelse, de medarbejdere og den familie, der står tilbage med en virksomhed, der skal fortsætte. Den handler om virksomhedens side. Spørgsmålet om digitale data i et dødsbo, set fra advokatens side, er beskrevet her. → Digitale data i dødsboer
En svær situation
Det er en situation, der rammer både menneskeligt og praktisk. Familien er i sorg eller i krise. Medarbejderne er usikre. Og samtidig skal lønnen udbetales, kunderne have svar og regningerne betales. Det er forståeligt, at nogen griber til den hurtigste løsning, for eksempel at bruge en adgangskode, der ligger i en skuffe.
Men den hurtigste løsning er ikke altid den rigtige. Hvem der må handle, afhænger af selskabsformen, af vedtægter og ejeraftale, og af om ejeren er død eller syg. Er ejeren syg, er vedkommende stadig ejer og har stadig rettigheder. Er ejeren død, kan det være boet, der skal træffe beslutninger.
De første dage
- Kontakt en advokat og revisor. Få afklaret, hvem der kan handle på virksomhedens vegne, og hvad der skal ske i de første uger.
- Bevar det, der findes. Ejerens computer, telefon og papirer skal ikke ryddes op, nulstilles eller gives videre. Hold telefonen opladet.
- Stop automatisk sletning. Bed IT-leverandøren sikre, at ejerens konti ikke lukkes eller slettes, for eksempel fordi et abonnement ikke betales.
- Lav en liste over kritiske systemer. Hvad skal virke for at holde driften i gang, og hvem har adgang i dag?
- Notér, hvad der gøres. Hvem fik adgang til hvad, hvornår, og på hvilket grundlag.
De kritiske adgange
- Netbank · Løn og betalinger
- MitID Erhverv · Adgang til offentlige systemer og Digital Post
- Mail · Kunder, leverandører og myndigheder
- Regnskab og løn · Indberetninger og frister
- Domæne og hjemmeside · Udløb og betaling
MitID Erhverv er ofte den største udfordring, hvis ejeren var den eneste administrator. Det kan kræve en særlig procedure at få en ny administrator udpeget. → MitID Erhverv og Digital Post: hvem har rettigheder?
Banken har typisk egne procedurer, når en kunde dør eller ikke kan handle. Kontakt banken tidligt, og spørg, hvad de skal bruge.
Hvem gør hvad?
- Advokat · Afklarer, hvem der kan handle
- Ledelse eller bestyrelse · Holder driften i gang inden for sine beføjelser
- IT-leverandør · Bevarer konti og giver adgang efter instruks
- Familie eller bo · Træffer beslutninger på ejerens vegne, når det er afklaret
- Revisor · Frister, indberetninger og regnskab
Ejerens postkasse og telefon
Ejerens postkasse indeholder både forretning og private forhold. Det samme gælder telefonen. Der skal være et klart grundlag, før nogen åbner dem, og det skal aftales, hvem der må se hvad.
En praktisk løsning kan være, at en medarbejder får adgang til at se nye mails fra kunder og leverandører, så driften kan fortsætte, mens den gamle korrespondance bevares urørt, indtil det er afklaret, hvem der må gennemgå den. Notér, hvem der har adgang, og hvorfor.
Er ejeren syg, så spørg vedkommende, hvis det er muligt. Mange ejere vil gerne give adgang til konkrete ting, så virksomheden kan fortsætte. Få det skriftligt.
Kunder, leverandører og medarbejdere
Mange henvendelser går direkte til ejeren: på mail, på mobilen og i beskedtjenester. Når ejeren ikke kan svare, skal kunder og leverandører have en anden kontakt. Det kan løses uden at åbne ejerens private konti.
- Opsæt et autosvar på ejerens arbejdsmail med en ny kontaktperson, hvis det kan gøres uden at læse indholdet.
- Send en kort besked til de vigtigste kunder og leverandører om, hvem de skal kontakte.
- Giv medarbejderne en fælles linje: hvad de siger, og hvem de henviser til.
Hold beskederne korte og saglige, og tag hensyn til familien. Det er ikke nødvendigt at fortælle mere, end at ejeren ikke kan kontaktes i en periode.
Notér også, hvilke aftaler og opgaver ejeren havde gang i. Tilbud med frister, ordrer under udførelse og aftaler med myndigheder kan gå tabt, hvis ingen ved, at de findes. Kalenderen og den sendte post er ofte de bedste kilder, men de skal åbnes med samme omtanke som resten af postkassen.
Det skal I lade være med
- At bruge ejerens adgangskode uden at have afklaret, at I må. Selv med gode hensigter kan det skabe problemer senere, både over for familien, banken og myndighederne.
- At nulstille ejerens telefon eller computer. De kan indeholde adgange, dokumenter og oplysninger, der er nødvendige for boet og virksomheden.
- At lukke eller slette ejerens konti.
- At rydde op i ejerens mail eller filer.
- At lade én person overtage alt uden at andre ved, hvad der sker.
Når der opstår uenighed
Når en ejer dør, er der ofte flere interesser: ægtefælle, børn, medejere og medarbejdere. Uenighed om virksomhedens fremtid kan hurtigt blive til uenighed om, hvem der har haft adgang til hvad. Det er en af grundene til, at alt, hvad der gøres med adgange og data, skal noteres fra dag ét. Familien kan selv læse om dødsboets side af sagen i Afdøde ejede en virksomhed: adgange, mail og regnskab i dødsboet.
Har en medejer eller en medarbejder haft adgang til netbank eller mail i perioden, så gem loggene. De kan senere vise, at adgangen er brugt til driften og ikke til andet.
Forebyg det, mens alle er raske
Den bedste hjælp er den, der er lavet på forhånd. Sørg for, at:
- mindst to personer har administratoradgang til de kritiske systemer,
- adgangskoder ligger i en adgangskodeadministrator med en nødadgang, som virksomheden ejer, → Adgangskodeadministratoren
- konti står i virksomhedens navn og ikke i ejerens private,
- der findes en kort, opdateret beskrivelse af systemer, leverandører og kontaktpersoner,
- ejeren har overvejet en fremtidsfuldmagt og talt med advokaten om den.
Læg det ind i virksomhedens beredskabsplan, så det ikke kun er ejeren, der ved, hvor det ligger. → Beredskabsplan med et afsnit om bevissikring
Planlægger ejeren allerede at trække sig, er generationsskiftet en naturlig anledning til at få det på plads. → Generationsskifte: overdrag adgange og dokumentation
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er der brug for at sikre indholdet af ejerens computer eller telefon, før der træffes beslutninger, eller er der uenighed om, hvad der er sket med data, kan en uafhængig IT-sagkyndig sikre og dokumentere indholdet, så alle parter kan stole på det. Nielco IT er uvildig og arbejder for advokater og kuratorer i hele landet.
Læs også: Generationsskifte: overdrag adgange og dokumentation · Carve-out: adskil IT uden at miste dokumentation
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
