En medarbejder er stoppet, men kan stadig have rettigheder i MitID Erhverv. Det kan betyde adgang til virksomhedens Digital Post, til skat og moms og til selvbetjening hos myndigheder. Gennemgå brugerne og deres rettigheder nu, gem en oversigt, før I ændrer noget, og fjern så det, der ikke skal være der.
Spørgsmålet “hvem læste brevet?” dukker typisk op senere, når en frist er overskredet, eller når et vigtigt brev er blevet væk. Svaret afhænger af, hvad der er registreret, og hvad I selv har gemt. Derfor er rækkefølgen vigtig: først dokumentation, så oprydning.
Hvorfor rettighederne overlever fratrædelsen
Når en medarbejder stopper, lukker IT typisk mailen og computeren. MitID Erhverv ligger et andet sted. Det administreres af den eller de personer, der er administratorer for virksomheden, og det er ikke altid IT. I mindre virksomheder er det ofte ejeren, bogholderen eller en tidligere kontorleder.
Det betyder, at en tidligere medarbejder kan have:
- en aktiv MitID Erhverv-identitet knyttet til virksomhedens CVR-nummer,
- rettighed til at læse og håndtere virksomhedens Digital Post,
- rettigheder til selvbetjening, for eksempel indberetninger og betalinger,
- rollen som administrator, så vedkommende selv kan give andre adgang.
Det er sjældent udtryk for dårlig vilje. Rettighederne er ofte givet for mange år siden, da en opgave skulle løses hurtigt, og ingen har tænkt på dem siden. Men en adgang, ingen holder øje med, kan blive brugt, og den kan blive et spørgsmål i en senere tvist.
Det skal I gøre nu, i denne rækkefølge
- Find ud af, hvem der er administrator. Det er den person, der kan se og ændre brugerne. Er den eneste administrator selv den, der er stoppet, skal I have en ny administrator udpeget, før I kan gøre noget. Tegningsberettigede kan typisk ordne det.
- Gem en oversigt over brugere og rettigheder, som den ser ud nu. Tag skærmbilleder af brugerlisten og af den fratrådtes rettigheder, og skriv dato, klokkeslæt og navnet på den, der tog dem. Brug eventuelle eksportfunktioner, hvis de findes.
- Gem oversigten over Digital Post. Notér, hvilke breve der ligger, hvilke der er markeret som læst, og hvilke mapper og regler der findes. Har den fratrådte oprettet videresendelse eller underretning til en privat mail, skal det med.
- Spær eller fjern rettighederne. Fjern adgangen til Digital Post og selvbetjening, og fjern administratorrollen. Skriv ned, hvornår det skete, og hvem der gjorde det.
- Tjek de tilknyttede tjenester. Rettigheder kan også være givet direkte i andre løsninger, for eksempel banken, lønsystemet eller en leverandørportal. De skal gennemgås hver for sig.
Spærringen er en driftsbeslutning, som I næsten altid skal træffe hurtigt. Pointen er blot, at I dokumenterer før og efter. Så kan I senere vise, hvem der kunne hvad, og hvornår adgangen blev lukket.
Hvem læste brevet?
Det er en almindelig tvist. En myndighed eller en modpart siger, at et brev er sendt til virksomhedens Digital Post. Virksomheden mener ikke at have set det. Eller et brev er markeret som læst, men ingen kan huske det.
Det, I selv kan gøre:
- Find brevet, og gem det sammen med de oplysninger, løsningen viser om modtagelse og status.
- Notér, hvem der havde rettighed til at læse virksomhedens post på det tidspunkt.
- Undersøg, om der var regler, der flyttede eller videresendte post.
- Spørg de personer, der havde adgang, og skriv svarene ned sagligt.
Det, I ikke selv kan, er at få et komplet billede af, hvilken person der åbnede et bestemt brev og hvornår. Om de oplysninger findes, og hvordan man får dem, afhænger af løsningen og af, hvad udbyderen og myndighederne logger. Det må I spørge om.
Den juridiske side af, hvornår et brev i Digital Post anses for at være kommet frem, er beskrevet for advokater her:
→ Digital Post og e-Boks som bevis for modtagelse
Hvem gør hvad
- Ejer eller direktør · Sikrer, at der er en administrator, og godkender oprydningen
- Økonomi · Gennemgår rettigheder til skat, moms, bank og betalinger
- HR · Sørger for, at MitID Erhverv er en fast del af fratrædelsen
- IT · Hjælper med dokumentation og med tilknyttede systemer
- Advokat · Vurderer frister og mulige tvister om breve
Det må I ikke gøre
- Slette brugeren uden at gemme noget først. Så er det svært at vise, hvad vedkommende havde adgang til.
- Logge ind som den fratrådte. Brug aldrig en andens identitet, heller ikke for at “se, hvad der skete”. Det skaber nye spor og nye problemer.
- Flytte eller slette breve for at rydde op. Lad posten ligge, til I ved, om noget bliver en sag.
- Skrive til den fratrådte og bede om en forklaring på egen hånd. Hvis der kan blive en tvist, så tal med jeres advokat først.
Når noget ser forkert ud
Nogle gange viser gennemgangen mere end gamle rettigheder. Der kan være brugere, ingen kender, rettigheder givet kort før fratrædelsen eller en underretning til en ukendt mailadresse. Så er det ikke længere oprydning, men en mulig sag.
I den situation skal I stoppe og sikre, før I lukker:
- ☐ Gem skærmbilleder og eventuelle eksporter, med dato og navn.
- ☐ Notér, hvad der har givet mistanke, og hvornår I opdagede det.
- ☐ Tal med jeres advokat om næste skridt.
- ☐ Overvej at få en IT-sagkyndig til at sikre de systemer, adgangen har givet adgang til.
Er der tegn på, at nogen bruger en tidligere medarbejders adgang aktivt, kan I læse mere her:
→ En tidligere medarbejder logger stadig ind
Gør det til en fast rutine
Den bedste beskyttelse er, at MitID Erhverv står på fratrædelseslisten på lige fod med mail og computer. Det tager få minutter, hvis det sker samme dag.
- ☐ Hav mindst to administratorer, så I ikke står uden adgang.
- ☐ Giv kun rettigheder til Digital Post til dem, der har brug for dem.
- ☐ Gennemgå brugerlisten med faste mellemrum, og gem en kopi hver gang.
- ☐ Fjern rettigheder samme dag, som en medarbejder fratræder eller skifter rolle.
- ☐ Notér i en log, hvem der har ændret hvad.
→ Offboarding uden at miste beviser
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste virksomheder kan selv rydde op i MitID Erhverv. Få hjælp, hvis der er mistanke om misbrug, hvis et overset brev har ført til et tab, eller hvis rettighederne har givet adgang til systemer med økonomiske dispositioner. En IT-sagkyndig kan sikre data fra de systemer, der kan sikres, og dokumentere det, så en anden kan efterprøve det. Advokaten vurderer, hvad det betyder for jeres frister og jeres position.
Hvis oplysningerne kan forsvinde, fordi logs og historik kun gemmes i en periode, så sig det tydeligt, når I ringer. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: E-signatur: hvem underskrev på virksomhedens vegne? · Mistanke om besvigelser: uregelmæssigheder i bogføringen
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
