Når en aftale er underskrevet digitalt, har signaturplatformen som regel registreret, hvem der underskrev, hvordan personen blev identificeret, og hvornår. Det står typisk i et underskriftsbevis, der følger med dokumentet, og i platformens egen log. Spørgsmålet om, hvorvidt personen havde lov til at underskrive for virksomheden, er en anden sag. Det afgøres af virksomhedens tegningsregel, fuldmagter og den måde, I plejer at gøre tingene på. Sikr begge dele, før I tager stilling.
Typiske situationer
- En medarbejder har underskrevet en kontrakt med en leverandør, som ledelsen ikke kendte til.
- En tidligere direktør har underskrevet en aftale kort før fratrædelsen.
- En kunde påstår, at I har underskrevet en aftale, som ingen hos jer kan genkende.
- En aftale er underskrevet med en medarbejders MitID, men medarbejderen siger, at det ikke var vedkommende.
- En medejer har underskrevet på selskabets vegne uden de andres samtykke.
Hvad signaturplatformen typisk kan vise
De fleste platforme kan levere:
- Underskriftsbevis: en side eller fil, der viser underskrivere, tidspunkter og identifikationsmetode.
- Identifikation: om underskriveren brugte MitID, en sms-kode, en mail eller en anden metode.
- Forløb: hvornår dokumentet blev sendt, åbnet og underskrevet, og af hvem.
- Afsender: hvem der oprettede og sendte dokumentet til underskrift.
- Tekniske oplysninger: nogle platforme registrerer IP-adresse og enhed.
- Dokumentets integritet: en kontrol af, om dokumentet er ændret efter underskrift.
Det er vigtigt at gemme det originale dokument fra platformen, ikke en udskrift eller en kopi, der er sendt rundt på mail. Den originale fil indeholder ofte de tekniske oplysninger, der viser, at dokumentet ikke er ændret.
Advokatsitet beskriver digitale signaturer og elektroniske aftaler som bevis i en tvist: → Digitale signaturer og elektroniske aftaler som bevis
Identifikation er ikke det samme som fuldmagt
En signatur med MitID viser, hvem der underskrev. Den viser ikke, om personen havde ret til at forpligte virksomheden. Det afhænger af:
- Tegningsreglen: hvem der efter vedtægterne og registreringen i CVR kan tegne selskabet.
- Fuldmagter: skriftlige fuldmagter til bestemte personer eller typer af aftaler.
- Stillingsfuldmagt: hvad en person i en bestemt stilling normalt kan aftale.
- Praksis: hvad virksomheden tidligere har accepteret.
Spørgsmålet om, hvorvidt virksomheden er bundet, er juridisk og skal vurderes af en advokat.
Hvad gør I nu?
1. Hent dokumentet og underskriftsbeviset
Find dokumentet i signaturplatformen, og download det originale, underskrevne dokument med underskriftsbevis. Har modparten sendt det, så bed om den originale fil. Gem det uændret, og notér, hvornår og hvorfra det er hentet.
2. Sikr platformens log
Hvis virksomheden selv har en konto på platformen, kan I ofte se loggen for afsendelse og underskrift. Eksportér den. Har I brug for flere oplysninger, så kontakt platformens support og bed dem om at bevare data.
3. Find jeres egne fuldmagter
Saml tegningsregel, fuldmagter, interne godkendelsesregler og eventuelle beslutninger om, hvem der må underskrive hvad. Er der ingen skriftlige regler, så skriv ned, hvordan det plejer at foregå. Find gerne eksempler på lignende aftaler, som den samme person har underskrevet tidligere, og som virksomheden har accepteret. De kan få betydning for advokatens vurdering, både i den ene og den anden retning.
4. Tjek MitID Erhverv
Hvis signaturen er lavet med MitID Erhverv, skal I tjekke, hvem der har rettigheder, og om nogen kan have brugt en anden persons MitID. → MitID Erhverv og Digital Post: hvem har rettigheder?
5. Sammenhold med andre spor
Sammenhold med mails, kalender og eventuelle betalinger. Blev aftalen drøftet i mails før underskriften? Er der betalt efter aftalen? Hvis der er betalt, kan netbanken vise, hvem der godkendte. → Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen?
6. Tal med advokaten, før I reagerer over for modparten
Hvordan I reagerer, kan få betydning for, om virksomheden bliver bundet. Lad være med at afvise, acceptere eller opfylde aftalen, før advokaten har vurderet den. Svar modparten kort og neutralt, hvis I bliver presset for et svar.
Hvem gør hvad?
- Ejer eller direktør · Ejer sagen og beslutter, hvordan virksomheden reagerer
- Økonomi eller administration · Henter dokumenter, fuldmagter og betalinger
- Platformens administrator · Eksporterer log og bevarer data
- Advokat · Vurderer, om virksomheden er bundet
- IT-sagkyndig · Undersøger tekniske spor, hvis ægtheden eller identifikationen bliver bestridt
Det må I ikke gøre
- Nøjes med en PDF fra en mail. Den originale fil fra platformen er bedre dokumentation.
- Slette dokumentet eller kontoen på signaturplatformen, før sagen er afklaret.
- Opfylde eller afvise aftalen i stilhed. Det kan få juridisk betydning.
- Gå ud fra, at MitID-signaturen er afgørende. Den viser identifikation, ikke fuldmagt.
- Lade den, der underskrev, stå for undersøgelsen.
Hvis medarbejderen siger “det var ikke mig”
Siger medarbejderen, at vedkommende ikke har underskrevet, bliver de tekniske spor vigtige: identifikationsmetode, enhed, tidspunkt, og om MitID kan være brugt af en anden. Det kan være en sag, hvor en kollega har brugt en andens MitID med eller uden lov. Sikr data, før nogen bliver spurgt, og lad en uvildig undersøge sporene.
Når modparten påstår, at I har underskrevet
Sagen kan også være omvendt: en kunde eller leverandør sender en aftale, som de siger, at virksomheden har underskrevet, men ingen hos jer kan genkende den. Bed om den originale fil fra platformen og om underskriftsbeviset. Tjek, hvilken mailadresse eller hvilket MitID der står som underskriver, og om personen findes hos jer. Søg i jeres egen mail efter dokumentet og efter mails fra platformen. Hvis en medarbejder har modtaget en invitation til at underskrive, ligger den ofte i indbakken. Gem det, I finder, før I svarer modparten. → Kunden påstår, at I har lovet noget
Når det er en tidligere direktør
Har en direktør eller anden leder underskrevet aftaler kort før en fratrædelse, kan det give anledning til spørgsmål om, hvorvidt aftalerne var i virksomhedens interesse. Saml alle aftaler, lederen har underskrevet i perioden, og sammenhold dem med bestyrelsesreferater og interne godkendelser. Sikr lederens mail og filer, før kontoen lukkes. → Direktør eller ledende medarbejder fratræder i konflikt
Forebyg næste gang
- Skriftlige regler for, hvem der må underskrive hvad, og op til hvilket beløb.
- Personlige konti på signaturplatformen, ikke en fælles konto.
- Ingen deling af MitID.
- Gennemgang af rettigheder i MitID Erhverv og på signaturplatformen ved fratrædelser.
- Et samlet sted, hvor alle underskrevne aftaler gemmes.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis underskriften eller dokumentets ægthed bliver bestridt, hvis der er store beløb på spil, eller hvis aftalen kan ende i en tvist. En IT-sagkyndig kan vurdere de tekniske oplysninger i dokumentet og platformens log og forklare dem i en rapport, som advokaten kan bruge. Denne artikel handler om civile tvister og interne forhold.
Læs også: Webshoppens administration: rabatkoder, refusioner og medarbejderadgange · MitID Erhverv og Digital Post: hvem har rettigheder, og hvem læste brevet?
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
