Når en direktør eller en anden ledende medarbejder fratræder i konflikt, er situationen en anden end ved en almindelig fratrædelse. Lederen har typisk haft de bredeste adgange i virksomheden: administratorrettigheder, netbank, MitID Erhverv, domæner, bestyrelsesportal og måske nøglen til alt det, IT-leverandøren gør. Samtidig er det ofte lederen selv, der normalt ville have styret en fratrædelse. Derfor skal bestyrelsen eller ejerne tage over, og rækkefølgen er: kortlæg adgangene i stilhed, bevar data, overtag de kritiske adgange, og luk derefter.
Hvem ejer sagen?
Ved en direktørs fratræden er det typisk bestyrelsesformanden, der ejer sagen. I en ejerledet virksomhed uden aktiv bestyrelse er det de øvrige ejere. Det er vigtigt, at én person har ansvaret, og at kredsen holdes lille. IT-ansvarlige og økonomichefen refererer måske normalt til den fratrædende leder, og de skal have klar besked om, hvem de nu tager imod instrukser fra. → Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad?
Advokaten bør inddrages tidligt, både om selve fratrædelsen og om bestyrelsens pligter.
Kortlæg adgangene, før noget ændres
En leder har ofte adgange, som ingen andre har overblik over. Lav en liste sammen med IT og økonomi:
- IT · Global administrator i Microsoft 365 eller Google, administratorkonti hos IT-leverandøren
- Økonomi · Netbank, betalingsgodkendelse, ERP, lønsystem, kreditkort
- Myndigheder · MitID Erhverv, Digital Post, Virk-rettigheder
- Domæner og web · Domæneregistrator, DNS, hosting, webshop
- Kommunikation · Sociale medier, annoncekonti, nyhedsbrevssystem
- Ledelse · Bestyrelsesportal, delte dokumenter, ejerbog
- Udstyr · Computer, telefon, tablet, nøgler, adgangskort
Tjek særligt, hvem der står som ejer eller kontaktperson hos domæneregistrator, IT-leverandør og andre udbydere. Står lederen personligt, eller står virksomheden? → Hvem ejer domænet og kontoen?
Rækkefølgen
- Bevar data i stilhed. Bed en IT-ansvarlig, som bestyrelsen har tillid til, eller IT-leverandøren om at sætte bevarelse på lederens postkasse og drev. Hvis lederen selv er global administrator, kan lederen se og ændre det. Overvej derfor at lade en ekstern stå for det.
- Overtag de kritiske adgange. Sørg for, at mindst to andre personer har administratoradgang i IT, og at bestyrelsen har adgang til netbank og MitID Erhverv.
- Afklar fratrædelsen med lederen sammen med advokaten.
- Luk lederens adgange i en planlagt rækkefølge, når fratrædelsen er meddelt. Kontoen spærres, ikke slettes.
- Modtag udstyret med kvittering, og lad det ligge urørt.
Skriv hvert trin ned med dato, klokkeslæt og navn på den, der udførte det. Rækkefølgen kan blive presset, hvis konflikten allerede er åben. Så er trin 2 det vigtigste: virksomheden må ikke stå uden adgang til sine egne systemer og penge.
Netbank og betalinger
Økonomien er ofte det mest følsomme område. Bed banken om at ændre fuldmagter og godkendelsesrettigheder, så snart beslutningen er truffet. Gem en oversigt over lederens rettigheder, og over betalinger lederen har oprettet eller godkendt i den sidste periode, før rettighederne ændres. Det er dokumentation, der kan blive vigtig senere.
Domæne, mail og hjemmeside
Domænet er nøglen til virksomhedens mail og hjemmeside. Står lederen som registrant eller kontaktperson hos registratoren, kan lederen i værste fald flytte domænet eller ændre opsætningen, så mail ikke længere kommer frem. Tjek derfor tidligt, hvem der står hvor, og få ændret kontaktoplysninger og adgange til en person, bestyrelsen udpeger. Tag skærmbilleder af opsætningen, før noget ændres, og notér dato og klokkeslæt. Det samme gælder hosting, webshop og nyhedsbrevssystem. Mange af disse konti er oprettet for år tilbage med lederens private mail som login, og så skal adgangen genvindes gennem udbyderens procedure.
Telefonen og nummeret
Lederens telefonnummer er ofte kendt af banken, revisoren, store kunder og myndigheder, og det er ofte brugt til tofaktorgodkendelse på virksomhedens konti. Lad være med at overdrage nummeret som en del af en fratrædelsesaftale, før det er fjernet som godkendelsesnummer alle steder. Telefonen afleveres som andet udstyr: tændt, med kode og uden nulstilling.
Mailboks og bestyrelsesmateriale
Lederens postkasse indeholder virksomhedens vigtigste korrespondance: med bestyrelsen, banken, revisoren, store kunder og måske med den part, konflikten handler om. Den skal bevares og må ikke slettes, heller ikke på lederens eget ønske. Gennemgang sker kun efter en afgrænset plan, og med respekt for, at der også kan ligge private mails. Tjek jeres IT-politik og ansættelsesaftale.
Bestyrelsesmateriale og ledelsens mails kan senere blive bevis i en tvist om ledelsesansvar. Advokatsitet beskriver det juridiske perspektiv. → Ledelsesansvar: mails og bestyrelsesmateriale som bevis
Kommunikation udadtil
Medarbejdere, banken, revisoren og vigtige kunder skal have besked om, hvem der nu er kontaktperson. Aftal teksten med advokaten, og hold den kort og neutral. Skriv ikke noget om konflikten. Husk, at alt, hvad bestyrelsen skriver om sagen, kan blive fremlagt senere. Aftal også, hvem der svarer, hvis den fratrådte leder selv kontakter medarbejdere eller samarbejdspartnere, og notér sådanne henvendelser.
Hvem gør hvad
- Bestyrelsesformand · Ejer sagen, træffer beslutninger, holder kredsen lille
- Advokat · Fratrædelsesaftale, ledelsesansvar, næste skridt
- IT-leverandør eller ekstern IT · Bevarelse og overtagelse af administratorroller
- Økonomi · Netbank, betalingsrettigheder, kort
- IT-sagkyndig · Sikrer lederens udstyr og konti uvildigt ved mistanke
Det skal I lade være med
- Lad være med at bede den fratrædende leder om selv at overdrage administratorrettighederne i en konflikt. Overtag dem.
- Lad være med at lade intern IT handle alene, hvis IT normalt refererer til lederen.
- Lad være med at slette lederens konto eller postkasse.
- Lad være med at gennemgå lederens mails bredt for at finde argumenter i konflikten.
- Lad være med at vente med netbanken, til fratrædelsesaftalen er på plads.
Når lederen også er medejer
Er den fratrædende leder samtidig medejer, bliver det mere kompliceret. Lederen kan have rettigheder som ejer, som ikke ophører med ansættelsen, for eksempel adgang til visse oplysninger efter ejeraftalen eller selskabsloven. Afklar med advokaten, hvad lederen fortsat har krav på at se, og hvad der hører til ansættelsen. Lad være med at lukke adgange, der kan være knyttet til ejerrollen, uden at have fået det vurderet. Dokumentér til gengæld omhyggeligt, hvad der lukkes, hvornår og hvorfor.
Hvis der er mistanke om uregelmæssigheder
Fratræder lederen i en konflikt, der handler om økonomi, illoyal adfærd eller misbrug af adgange, er det en intern undersøgelse og ikke kun en fratrædelse. Så skal sikringen kunne efterprøves, og den bør foretages af en uvildig IT-sagkyndig. Der er en særskilt artikel om mistanke mod direktøren. → Mistanke mod direktøren
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Bestyrelsen bør have advokaten med fra starten. En IT-sagkyndig er relevant, hvis lederens udstyr og konti skal sikres, eller hvis ingen internt kan overtage administratorrollerne uden at være afhængig af lederen. Haster det, fordi lederen stadig har adgang til alt, er det en hastesag. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Medarbejderen vil købe firmatelefonen eller beholde nummeret · Når flere medarbejdere går til samme konkurrent
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
