Det er almindeligt, at en medarbejder, der stopper, spørger, om de kan købe firmatelefonen eller tage telefonnummeret med. Ofte er det et rimeligt ønske, og det kan være en god løsning for begge parter. Men telefonen og nummeret indeholder mere end det, man ser: beskeder med kunder, adgang til virksomhedens konti, bekræftelseskoder til systemer og historik, der kan blive vigtig senere. Svaret er derfor: ja, gerne, men først når det, der skal bevares, er sikret, og det, der skal fjernes, er fjernet. Og nej, hvis der er en konflikt eller en mistanke.
Hvornår det er en dårlig idé
Sig nej, eller vent med at svare, hvis:
- medarbejderen er fritstillet eller bortvist,
- der er en konkurrence-, kunde- eller ansættelsesklausul,
- der er mistanke om, at data er taget med eller slettet,
- telefonen har været brugt til kundekontakt via sms eller beskedapps, som ikke findes andre steder,
- nummeret er kendt af mange kunder som virksomhedens kontakt.
I de situationer er telefonen et muligt bevis, og nummeret er en del af virksomhedens kundekontakt. Når telefonen først er solgt og nummeret flyttet, kan ingen af delene hentes tilbage. Svar venligt, at I ikke kan tage stilling, før fratrædelsen er afsluttet. Notér ønsket og jeres svar i personalesagen, så det er tydeligt, at spørgsmålet ikke er glemt, men udskudt. Er der ingen sag, når fratrædelsen er afsluttet, kan I tage spørgsmålet op igen.
Telefonen: sikr, fjern, nulstil
Hvis I siger ja til at sælge telefonen, så gør det i denne rækkefølge:
- Vent på karantæneperioden. Telefonen afleveres som andet udstyr og ligger urørt i den aftalte periode. → Karantæne for udstyr fra fratrådte medarbejdere
- Tag stilling til sikring. Har medarbejderen haft en rolle, hvor beskeder på telefonen kan blive vigtige, så overvej at få en IT-sagkyndig til at sikre den først. En sikring tager typisk kort tid, og telefonen kan derefter sælges.
- Fjern telefonen fra mobilstyringen (MDM), og notér datoen.
- Fjern virksomhedens konti: mail, Teams, fagsystemer, adgangskodeadministrator og eventuelle apps til godkendelse.
- Nulstil telefonen til fabriksindstillinger. Det er virksomhedens ansvar, så firmadata ikke følger med.
- Tjek aktiveringslåsen. Er telefonen koblet til et Apple-ID eller en Google-konto, skal den kobles fra, ellers kan den ikke bruges af andre. → Firmatelefonen er låst til et privat Apple-ID
- Lav en salgsaftale, hvor det fremgår, at telefonen er nulstillet, og at medarbejderen overtager den i den stand.
Hvis medarbejderen beder om at få private data med, for eksempel billeder, så aftal, at de udtrækkes før nulstillingen, under kontrol, og at det noteres, hvad der blev udleveret.
Nummeret: virksomhedens kontakt eller medarbejderens?
Et telefonnummer på et erhvervsabonnement tilhører som udgangspunkt virksomheden, der har abonnementet. Det betyder, at virksomheden kan beslutte, om nummeret skal overdrages. Tag stilling til:
- Kender kunderne nummeret som virksomhedens? · Så følger kundekontakten med nummeret
- Er nummeret brugt til bekræftelseskoder? · Så kan medarbejderen modtage koder til jeres konti
- Er nummeret registreret hos myndigheder eller banker? · Så skal det ændres, før nummeret flyttes
- Er der en klausul? · Nummeret kan gøre det lettere at kontakte kunder
Er nummeret brugt til tofaktorgodkendelse til virksomhedens konti, for eksempel domæneadministration, annoncekonti, sociale medier eller netbank, skal det ændres til et andet nummer, før det overdrages. Ellers kan den, der har nummeret, nulstille adgangen til jeres konti. Det er en af de mest oversete risici ved en nummeroverdragelse.
Gem opkalds- og beskedhistorik først
Før nummeret overdrages, så bed IT eller den, der administrerer teleabonnementerne, om at hente de oplysninger, I selv kan se i teleudbyderens erhvervsportal: opkaldslister, forbrug og eventuelle sms-oversigter. Når nummeret er flyttet, kan det blive sværere at få adgang. → Teleudbyderens erhvervsportal
Hvad teleudbydere gemmer, og hvor længe, varierer. Opkaldsoplysninger kan være vigtige i en senere tvist, men de er ikke altid lette at få fat i. → Telefonlogfiler og VoIP som bevis
Kundekontakt i beskedapps
Mange medarbejdere har haft kontakt med kunder via sms, WhatsApp eller andre beskedapps på firmatelefonen. Den korrespondance findes ofte kun på telefonen og i medarbejderens egen konto i appen, ikke i virksomhedens systemer. Hvis telefonen sælges, og nummeret flyttes, følger samtalerne med, og kunderne fortsætter med at skrive til det samme nummer.
Før I siger ja, så find ud af, hvilke kunder der har skrevet til nummeret, og om der er aftaler, tilbud eller reklamationer, der kun findes i beskederne. Bed medarbejderen overlevere de relevante tråde til en kollega, og overvej at få en IT-sagkyndig til at sikre beskederne, hvis de kan få betydning i en senere uenighed med en kunde. Informér de vigtigste kunder om, hvilket nummer de fremover skal bruge, så kontakten ikke ender hos den tidligere medarbejder.
Hvem gør hvad
- HR · Tager imod ønsket, vurderer sammen med lederen, laver aftale
- Leder · Beslutter ja eller nej ud fra risiko og kundekontakt
- IT · Sikrer, fjerner konti, nulstiller, ændrer tofaktornumre
- Økonomi · Fastsætter pris og fakturerer
- Teleansvarlig · Henter historik og står for nummeroverdragelsen
Det skal I lade være med
- Lad være med at sige ja i mødet, hvor opsigelsen modtages. Tag stilling, når der er overblik.
- Lad være med at lade medarbejderen nulstille telefonen selv og beholde den samme dag.
- Lad være med at overdrage nummeret, før det er fjernet som tofaktornummer på virksomhedens konti.
- Lad være med at sælge telefonen før karantæneperiodens udløb, hvis der kan opstå spørgsmål.
- Lad være med at love noget, før lederen og eventuelt advokaten har vurderet klausuler og risiko.
En fast regel gør det lettere
Mange virksomheder får færre diskussioner ved at have en fast regel i personalehåndbogen eller IT-politikken: telefoner kan købes efter en karantæneperiode og efter nulstilling, og numre overdrages kun efter aftale med ledelsen. Så er svaret det samme for alle, og ingen føler sig mistænkt, fordi der siges nej. Reglen kan også sige, at nummeret ikke kan overdrages, hvis medarbejderen har en kundeklausul.
Ved en ny ansættelse er det en god idé at spørge, om medarbejderen vil tage et privat nummer med over. Så er nummeret medarbejderens fra starten, og spørgsmålet om overdragelse opstår ikke. Til gengæld skal I så tænke over, hvordan kundekontakten via det nummer dokumenteres.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er der en klausul, en konflikt eller mistanke, så tal med advokaten, før I svarer på ønsket. Skal telefonen sikres, før den sælges, kan en IT-sagkyndig gøre det, så sikringen kan bruges senere. Er det en hastesag, fordi telefonen skal udleveres hurtigt, koster det ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Den fratrådtes mailboks: autosvar, videresendelse og opbevaring · Direktør eller ledende medarbejder fratræder i konflikt
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
