Når en medarbejder stopper, bliver postkassen ved med at modtage mail. Kunder skriver, leverandører sender fakturaer, og nyhedsbreve fortsætter. Virksomheden skal sikre driften, men postkassen indeholder også medarbejderens egne og måske private mails, og den kan blive vigtig, hvis der senere opstår en tvist. Svaret er en kort, fast procedure: autosvar i en begrænset periode, ingen automatisk videresendelse af alt, bevarelse uden gennemlæsning, og en dato for, hvornår postkassen lukkes helt.
Reglerne om, hvor længe en fratrådt medarbejders postkasse må holdes åben, og hvad arbejdsgiveren må læse, bygger på databeskyttelsesreglerne og praksis fra Datatilsynet. Tjek den aktuelle vejledning og jeres egen IT-politik, og om en overenskomst stiller krav.
Tre hensyn, der skal balanceres
- Drift · Kunder og samarbejdspartnere skal kunne komme i kontakt med virksomheden
- Privatliv · Medarbejderens private mails skal ikke læses, og postkassen skal ikke holdes åben længere end nødvendigt
- Bevarelse · Indholdet skal kunne bruges, hvis der opstår en tvist
Fejlen opstår typisk, når ét hensyn får lov at fylde det hele. Enten slettes postkassen hurtigt af hensyn til privatlivet, og så er beviserne væk. Eller en kollega får fuld adgang i månedsvis af hensyn til driften, og så er der læst langt mere end nødvendigt.
Autosvar: kort og neutralt
Sæt et autosvar på samme dag, som kontoen spærres. Det bør:
- oplyse, at medarbejderen ikke længere er ansat,
- henvise til en fælles adresse eller en navngiven kollega,
- ikke sige noget om, hvorfor medarbejderen er stoppet,
- ikke love, at mailen bliver læst eller videresendt.
Et eksempel: “Tak for din mail. [Navn] er ikke længere ansat hos os. Skriv i stedet til salg@virksomhed.dk, så hjælper vi dig videre.” Autosvaret skal kun stå i en begrænset periode, typisk nogle måneder. Aftal varigheden, og skriv den i jeres procedure.
Videresendelse: hellere afgrænset end alt
Det er nemt at videresende al mail til en kollega. Men det betyder, at kollegaen også modtager private mails til den fratrådte, og det er sjældent nødvendigt. Overvej i stedet:
- et autosvar, der henviser til en fælles adresse, så afsenderen selv skriver igen,
- en regel, der kun videresender mails fra bestemte kunder eller domæner,
- at en navngiven person med en klar opgave kan se nye mails i en kort periode.
Under ingen omstændigheder bør mail videresendes til den fratrådtes private adresse. Fjern også eksisterende regler, der gør det, men først efter at IT har noteret, at de fandtes. → Blokér videresendelse til private adresser
Opbevaring: bevar, men læs ikke
Bevarelse og gennemlæsning er to forskellige ting. IT kan sætte bevarelse på postkassen, så intet forsvinder, uden at nogen læser indholdet. Det er et rimeligt skridt ved alle fratrædelser i en periode, og et nødvendigt skridt, hvis der er en konflikt eller en klausul.
- ☐ Spær kontoen, men slet den ikke.
- ☐ Sæt bevarelse på postkassen og det tilknyttede drev.
- ☐ Aftal en dato for, hvornår bevarelsen ophæves, hvis der ikke opstår en sag.
- ☐ Notér, hvem der har adgang til postkassen, og hvorfor.
I Microsoft 365 kan en spærret konto ofte konverteres til en delt postkasse eller beholdes med bevarelse, så licensen kan frigøres. Hvilken løsning der passer, afhænger af jeres licens. Bed IT afklare det, før kontoen ændres. → Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet
Når nogen skal ind i postkassen
Der vil være situationer, hvor en kollega skal finde en bestemt kundekorrespondance eller en aftale. Gør det sådan:
- Én navngiven person får opgaven, med et konkret formål.
- Søgningen afgrænses til det, der skal bruges, for eksempel en kunde eller en periode.
- Der føres en kort log: hvem, hvornår, hvad der blev søgt efter, og hvad der blev fundet.
- Mails, der tydeligt er private, åbnes ikke.
Er der en konflikt med medarbejderen, så lad være med at gå ind i postkassen selv. Lad en IT-sagkyndig sikre den først, så det senere kan vises, hvordan den så ud, før nogen fra virksomheden har været inde. → Må vi læse en medarbejders mail?
Når medarbejderen beder om sine private mails
Det er almindeligt, at en fratrådt medarbejder spørger efter private mails, billeder eller kontakter, der ligger i arbejdspostkassen. Tag imod anmodningen skriftligt, og aftal, hvordan det sker. Den bedste løsning er som regel, at medarbejderen peger på de konkrete mails eller mapper, og at én person fra virksomheden udtrækker dem uden at læse indholdet nærmere. Er der en konflikt, så vent, til postkassen er sikret, og lad udtrækket ske under kontrol, så det ikke kan anfægtes bagefter. Notér, hvad der blev udleveret, og hvornår.
Kollegers og kunders data i postkassen
Postkassen indeholder ikke kun den fratrådtes data. Der ligger mails fra kolleger, kunder og leverandører, og mange af dem indeholder persondata. Det betyder, at bevarelse og eventuel gennemgang også skal tage hensyn til dem. Hold gennemgangen afgrænset, og lad være med at videresende indhold internt, medmindre det er nødvendigt for en konkret opgave. → Kollegers og kunders data i medarbejderens mailboks
Lukning: hvornår og hvordan
Postkassen skal ikke holdes åben for evigt. Når autosvarsperioden er slut, og der ikke er en verserende sag, lukkes den efter jeres procedure. Det kan betyde, at indholdet slettes, eller at relevante forretningsmails flyttes til et fælles arkiv efter en afgrænset gennemgang. Skriv beslutningen og datoen ned. Er der en sag, venter lukningen, til advokaten siger, at bevarelsen kan ophæves.
Hvem gør hvad
- HR · Fastlægger procedure, varighed for autosvar og dato for lukning
- IT · Autosvar, spærring, bevarelse, fjernelse af regler, log over adgang
- Leder · Udpeger, hvem der overtager henvendelser
- Kollega · Får kun afgrænset adgang med et konkret formål
Det skal I lade være med
- Lad være med at slette postkassen samme dag, som medarbejderen stopper.
- Lad være med at give en kollega fuld adgang uden tidsbegrænsning og uden log.
- Lad være med at videresende til den fratrådtes private adresse, heller ikke som en tjeneste.
- Lad være med at lade autosvaret stå i årevis. Det holder kontoen i live uden formål.
- Lad være med at læse private mails, heller ikke “for at se, om der er noget”.
Når der opstår en sag
Opstår der en tvist, efter at medarbejderen er stoppet, er postkassen ofte den vigtigste kilde. Hvis den er bevaret og ikke gennemlæst bredt, står I stærkt. Kontakt en advokat og en IT-sagkyndig, som kan sikre postkassen, så den kan bruges. Fortæl, hvem der har haft adgang siden fratrædelsen, og vis loggen over det. Er der en frist, eller kan data forsvinde, er det en hastesag. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: En tidligere medarbejder logger stadig ind · Medarbejderen vil købe firmatelefonen eller beholde nummeret
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
