Automatisk videresendelse af firmamail til private adresser bør som udgangspunkt være slået fra. Det er en af de enkleste måder at forhindre, at en postkasse stille og roligt kopieres ud af huset, og det gør det lettere at opdage forsøg. Artiklen er til IT-ansvarlige og beskriver politikken, undtagelserne og de alarmer, der bør følge med.
Har I allerede fundet en ukendt regel i en postkasse, er det en anden opgave. Så skal reglen dokumenteres, før der gøres noget andet. → Videresendelsesregler i mailen
Hvorfor automatisk videresendelse er et problem
Når en medarbejder opretter en regel, der sender alle mails videre til en privat Gmail-adresse, ligger en kopi af virksomhedens korrespondance uden for jeres kontrol. Det kan ske af gode grunde, for eksempel for at kunne læse mail på ferie. Det kan også ske i en opsigelsesperiode eller af en angriber, der har overtaget kontoen og vil følge med i betalinger.
Fælles for situationerne er, at I ikke kan hente kopierne tilbage, og at I sjældent ved, hvad der er sendt. En regel, der aldrig kunne oprettes, skaber ingen sag.
Tre lag i en god politik
1. Spær for automatisk videresendelse ud af huset
Både Microsoft 365 og Google Workspace har en central indstilling, der styrer, om brugere må sende mail automatisk til eksterne adresser. I Microsoft 365 ligger den i politikken for udgående spamfiltrering. I Google Workspace ligger den i indstillingerne for Gmail i administrationskonsollen. Sæt den til, at automatisk videresendelse ud af huset er blokeret.
Tjek bagefter, at det virker. Opret en testregel på en testkonto, der sender til en ekstern adresse, og se, om mailen bliver stoppet. Gem resultatet med dato.
2. Styr undtagelserne
Nogle funktioner har brug for at sende mail videre, for eksempel en fælles postkasse, der skal sende ordrer til et eksternt system, eller en revisor, der får kopi af fakturaer. Giv kun undtagelser til navngivne konti og navngivne modtagere. Skriv ned:
- hvilken konto der har undtagelsen,
- hvilken adresse der må modtage,
- hvorfor, og hvem der har godkendt det,
- hvornår undtagelsen skal genvurderes.
Undtagelser til en medarbejders egen private adresse bør ikke gives. Har nogen brug for adgang til mail uden for kontoret, så brug virksomhedens egen app på en styret telefon.
3. Alarmer, der faktisk bliver læst
En spærring stopper ikke alle forsøg. Den stopper heller ikke en medarbejder, der videresender mails manuelt én ad gangen. Sæt derfor alarmer op, så IT får besked, når:
- nogen opretter en regel, der sender til en ekstern adresse,
- en administrator ændrer videresendelse på en konto,
- mange mails sendes ud til samme private domæne på kort tid.
Microsoft 365 og Google Workspace har indbyggede alarmer for flere af disse hændelser, afhængigt af licens. Det vigtigste er ikke, hvilket værktøj alarmen kommer fra, men at den sendes til en postkasse, som nogen læser, og at der er en aftale om, hvad der skal ske.
Fælles postkasser, fratrådte og sygemeldte
Tre situationer giver ofte huller i politikken.
Fælles postkasser. En postkasse som info@ eller ordre@ har ofte flere brugere og bliver sjældent gennemgået. En regel oprettet af én bruger kan køre i årevis. Tjek reglerne på fælles postkasser lige så ofte som på personlige.
Fratrådte medarbejdere. Når en medarbejder stopper, sætter mange en videresendelse op til lederen, så kundemails ikke går tabt. Det er fint, hvis den går til en intern adresse. Sørg for, at den gamle konto ikke samtidig har en regel, der sender videre ud af huset, og at regler og postkasse bevares, hvis der kan opstå en tvist.
Sygemeldte og medarbejdere på orlov. Her opstår ønsket om at læse mail hjemmefra. Brug et autosvar, der henviser til en kollega, i stedet for videresendelse til en privat adresse. Det beskytter både virksomheden og medarbejderen.
Skriv de tre situationer ind i jeres faste procedurer for fratrædelse og fravær, så det ikke afhænger af, hvem der er på arbejde den dag.
Fortæl medarbejderne om det
Reglen skal stå i jeres IT-regler, og medarbejderne skal kende den. Det er ikke kun god skik. Det gør det også lettere senere at tage stilling til en sag, hvis I kan vise, at reglen var kendt. Skriv kort, hvad der er blokeret, hvorfor, og hvordan man søger om en undtagelse. → Skabelon til IT-regler
Alarmer om medarbejderes mail er en form for kontrol. Overvej, om den skal varsles, og om jeres overenskomst eller kontrolaftale stiller krav. → Hvad må arbejdsgiveren kontrollere?
Hvem gør hvad
- IT · Sætter politik, undtagelser og alarmer op og tester
- Leder · Godkender undtagelser og beslutter, hvem alarmer går til
- HR · Sørger for, at reglen står i IT-reglerne og er kendt
Når alarmen går
Lav en kort plan, før den første alarm kommer:
- Dokumentér reglen, før den fjernes: skærmbilleder og en eksport fra administrationen.
- Hent revisionsloggen for perioden, så I kan se, hvornår reglen blev oprettet og fra hvor.
- Vurdér, om det ligner en kompromitteret konto eller en medarbejder, der selv har oprettet reglen.
- Inddrag lederen, før nogen taler med medarbejderen.
Er der tegn på, at kontoen er overtaget af en fremmed, så følg beredskabet for det. → Mailkontoen er overtaget
Ligner det en medarbejder, der har sendt firmamail til sig selv, er det en personalesag. → Medarbejderen har sendt filer til sin private mail
Det skal I lade være med
- Lad være med at slå reglen fra uden at dokumentere den. Så er indholdet væk.
- Giv ikke generelle undtagelser. En undtagelse for hele virksomheden er i praksis ingen politik.
- Lad ikke alarmer gå til en postkasse, ingen læser. En alarm, der ikke bliver set, giver en falsk tryghed.
- Glem ikke de andre veje. Fildeling, synkronisering og USB-nøgler er også veje ud af huset.
Gennemgå politikken jævnligt
Indstillinger ændres. En ny administrator, en ny licens eller en ny integration kan åbne for videresendelse igen, uden at nogen har besluttet det. Læg et fast tjek ind, for eksempel hvert kvartal: er spærringen stadig aktiv, er undtagelserne stadig nødvendige, og virker alarmerne? Notér resultatet.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Politikken kan de fleste IT-ansvarlige sætte op selv. Få hjælp fra en IT-sagkyndig, hvis en alarm afslører, at mail i længere tid er sendt ud til en privat adresse, og I forventer en tvist med en nuværende eller tidligere medarbejder. Så skal postkassen, reglerne og loggen sikres, så de kan bruges som bevis. Haster det, fordi kopier stadig sendes ud, så luk først og ring derefter. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Cloudtjenester: sikr jer adgang til data og logs, før I skriver under · Budgettér bevisberedskab: hvad ledelsen skal tage stilling til · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
