En arbejdsgiver må som udgangspunkt kontrollere medarbejdernes brug af virksomhedens systemer og udstyr, men kun med et sagligt formål, i et rimeligt omfang og efter, at medarbejderne er orienteret. Kontrollen må ikke være krænkende, og private oplysninger skal behandles med ekstra forsigtighed. Reglerne kommer fra flere steder på én gang, så tjek altid jeres egen situation.
Denne side er indgangen til alt om kontrol på sitet. Den giver lederen et kort over de typiske kontrolformer, de spørgsmål, der går igen i dem alle, og en tjekliste til den dag, hvor kontrollen skal bruges i en konkret sag. Den erstatter ikke en juridisk vurdering, og reglerne skal altid tjekkes mod jeres overenskomst, en eventuel kontrolaftale og databeskyttelsesreglerne.
Hvor kommer reglerne fra?
Der er ikke én lov om medarbejderkontrol. I praksis skal I typisk se på:
- Databeskyttelsesreglerne (databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven), fordi næsten al kontrol er behandling af personoplysninger.
- Aftalen om kontrolforanstaltninger mellem arbejdsmarkedets parter, hvis I er omfattet af den gennem overenskomst eller organisation.
- Særlige regler, for eksempel om tv-overvågning og om at åbne breve og andre lukkede meddelelser.
- Ansættelseskontrakten og jeres IT-politik, som fortæller, hvad medarbejderne er orienteret om.
- Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold.
Er I en lille virksomhed uden overenskomst, er I måske ikke omfattet af kontrolaftalen. Det betyder ikke, at alt er tilladt. Databeskyttelsesreglerne gælder for alle, og kravene om saglighed, proportionalitet og orientering gælder også jer.
Fem spørgsmål, der går igen i al kontrol
Uanset om det handler om mail, GPS eller et adgangskort, kommer vurderingen typisk an på de samme fem spørgsmål:
- Er der et sagligt formål? For eksempel IT-sikkerhed, drift, beskyttelse af forretningshemmeligheder eller en konkret mistanke.
- Står kontrollen i et rimeligt forhold til formålet? Kan I nå målet med noget mindre indgribende, skal I vælge det.
- Er medarbejderne orienteret? På forhånd, så de ved, hvad der kan kontrolleres, og hvordan.
- Er kontrollen afgrænset? I tid, i hvilke data og i hvem der ser resultatet.
- Krænker den medarbejderens værdighed? Skjult og vedvarende overvågning af én person er sjældent i orden.
Svaret er sjældent et rent ja eller nej. Det er en afvejning, og afvejningen skal I kunne vise bagefter. Derfor er det ikke nok at have gjort det rigtige. I skal også have skrevet ned, hvorfor det var det rigtige.
→ Skabelon: orientering af medarbejderne om logning og kontrol
Kortet: kontrolformerne én for én
Her er de kontrolformer, ledere og HR oftest spørger til. Hver har sin egen artikel med de praktiske detaljer. Vurderingerne er tommelfingerregler, ikke en facitliste.
Mail og Teams
Mulig ved et sagligt formål, men private mails kræver særlig forsigtighed. Sikring kan ske straks, mens søgning og læsning venter på en afklaring. Det er den kontrolform, der oftest bliver aktuel i en personalesag. → Må vi læse en medarbejders mail?
Browserhistorik og netværkslog
Afhænger af formål og afgrænsning. En log over besøgte domæner er mindre indgribende end en fuld historik med indhold. → Må vi se medarbejderens browserhistorik?
Firmatelefonen
Telefonen indeholder ofte både arbejde og privatliv: billeder, beskeder og apps. Det kræver en klar afgrænsning, før der kigges. → Må vi gennemgå firmatelefonen?
Videoovervågning
Kræver skiltning og særlige hensyn, og optagelser slettes typisk efter kort tid. Brug i en personalesag skal vurderes særskilt. → Videoovervågning på arbejdspladsen i en personalesag
Adgangskort og nøglebrik
Ofte indført af sikkerhedshensyn og forholdsvis lidt indgribende. Kan vise, hvem der var i bygningen, men ikke altid, hvem der brugte kortet. → Adgangskort og nøglebrik: hvem var på kontoret?
GPS og kørselsregnskab
Kræver orientering og et klart formål. Positionsdata uden for arbejdstiden er særligt følsomme. → Kørselsregnskab og GPS-data, der ikke stemmer
Overvågningsprogrammer, skærmoptagelse og tastelogning
Meget indgribende og sjældent rimeligt. Skjult installation i en sag kan gøre materialet svært at bruge og give medarbejderen et krav. → Overvågningsprogrammer på arbejdscomputere
Arbejdstidsregistrering
Et system, der er indført af andre grunde, kan blive dokumentation i en sag, hvis brugen er sagligt begrundet. → Arbejdstidsregistrering som dokumentation
USB, print og filserver
Logning af USB-enheder, udskrifter og filadgang er typisk indført for at beskytte data. Den kan vise, at en fil er kopieret eller printet, uden at nogen behøver at se indholdet af medarbejderens mail. Det gør den ofte til et godt første sted at kigge. → USB-nøgler: logning og en enkel politik
AI-tjenester
Har medarbejderne adgang til AI-tjenester via virksomhedens konto, kan der ligge en historik. Hvad I kan se, afhænger af, om det er en virksomhedskonto eller en privat konto. → Virksomhedskonto eller privat konto i AI-tjenesterne
Medarbejderens private telefon
Her er grænsen skarpest. I kan som udgangspunkt ikke kræve at se en privat telefon. I kan bede om, at arbejdsrelaterede beskeder udleveres, men det er frivilligt, og det skal håndteres varsomt. → Beskeder fra medarbejderens private telefon
Et typisk forløb, beskrevet som eksempel
Eksemplet er opdigtet og generisk. Det viser, hvordan principperne bruges i praksis.
En økonomichef får en fornemmelse af, at en medarbejder i bogholderiet bruger meget arbejdstid på et bijob. Den første tanke er at installere et program, der optager skærmen. Det er den mest indgribende vej, og den er sjældent rimelig.
I stedet skriver økonomichefen formålet ned: Bruger medarbejderen virksomhedens udstyr og arbejdstid på et andet firma? HR finder IT-politikken frem og ser, at medarbejderne er orienteret om logning af logins og filadgang. Advokaten vurderer, at en afgrænset gennemgang af log over logins og filer i en bestemt periode er en mindre indgribende vej end skærmoptagelse.
IT bevarer loggene uden at kigge. En uvildig gennemgår dem inden for afgrænsningen. Resultatet viser enten et mønster, der kræver en samtale, eller intet, og så lukkes sagen. I begge tilfælde kan virksomheden forklare, hvad den gjorde, og hvorfor den valgte netop den vej.
→ Mistanke om bijob i arbejdstiden: hvad må vi undersøge?
Løbende kontrol og konkret mistanke
Der er forskel på at have en løbende kontrol og på at bruge den i en konkret sag mod én medarbejder. Forskellen er vigtig, fordi mange sager går galt netop i overgangen mellem de to.
- Formål · Løbende kontrol: Sikkerhed, drift, generel beskyttelse · Brug i en konkret sag: Afklare en bestemt mistanke
- Orientering · Løbende kontrol: Varslet og beskrevet på forhånd · Brug i en konkret sag: Ny vurdering af, om formålet dækker
- Hvem ser data · Løbende kontrol: Få, typisk IT, og kun ved behov · Brug i en konkret sag: En lille, navngiven kreds
- Dokumentation · Løbende kontrol: Politik og varsling · Brug i en konkret sag: Formål, afgrænsning og beslutningslog
En log, der er indført af sikkerhedshensyn, kan ofte bruges i en sag om misbrug af adgange. Men det er ikke automatisk, at alt, der er logget, må bruges til alt. Når I går fra den ene kolonne til den anden, skal I stille de fem spørgsmål igen.
→ Kontrolaftalen: varsling af nye kontrolforanstaltninger
Tjekliste: før I bruger kontrol i en konkret sag
Tjeklisten er til udskrift. Gå den igennem, før nogen ser på indholdet af noget som helst.
- ☐ Formålet er skrevet ned i én eller to sætninger.
- ☐ IT-politik, kontrakt og eventuel overenskomst er fundet frem, og I ved, hvad medarbejderne er orienteret om.
- ☐ I har overvejet den mindst indgribende vej, for eksempel metadata eller en log i stedet for indhold.
- ☐ De relevante data er bevaret, men ingen har gennemgået dem.
- ☐ HR og advokat er inddraget.
- ☐ Databeskyttelsesrådgiveren er spurgt, hvis I har en. → DPO’en i en intern undersøgelse
- ☐ Afgrænsningen er aftalt: personer, datakilder, periode og hvem der ser resultatet.
- ☐ Det er besluttet, hvordan private data håndteres, hvis I støder på dem.
- ☐ Der føres en beslutningslog: hvem besluttede hvad, hvornår og hvorfor.
- ☐ En uvildig står for gennemgangen, ikke jeres egen IT.
Mangler et af punkterne, er det et signal om at vente og afklare. Det er sjældent kontrollen selv, der skader en sag. Det er manglen på dokumentation for, at den var overvejet.
→ GDPR-tjekliste før en intern undersøgelse
Gør det rigtigt, før der er en sag
Den bedste tid til at tænke på kontrol er, før I har brug for den. Når mistanken først er der, er det for sent at orientere medarbejderne om en logning, der ikke findes. Tre ting gør en stor forskel:
- Beslut, hvad der skal logges. Logins, filadgang og ændringer i mailregler er et godt minimum i de fleste virksomheder. Tjek, at logningen faktisk er slået til, og hvor længe den gemmes. → Minimumslogning: hvad bør være slået til?
- Skriv det ned, og meld det ud. En kort IT-politik, der siger, hvad der logges, hvorfor, og hvornår det kan blive gennemgået. Lad medarbejderne kvittere for den.
- Aftal, hvem der må se hvad. Det skal ikke være op til den enkelte IT-medarbejder at vurdere, om der må kigges.
Har I gjort de tre ting, er de fleste af spørgsmålene i tjeklisten ovenfor allerede besvaret, når der opstår en sag. Det sparer tid, og det gør jeres position langt stærkere, hvis kontrollen senere bliver et bevis i en tvist.
Er der tale om en ny kontrol, eller en ændring af en eksisterende, så husk, at den kan kræve varsling, før den tages i brug.
Når medarbejderen er stoppet eller sygemeldt
Kontrolreglerne holder ikke op, fordi medarbejderen er stoppet. Postkassen og filerne efter en fratrådt medarbejder indeholder stadig personoplysninger, og der kan stadig ligge private mails. Det samme gælder, når en medarbejder er sygemeldt, og kolleger har brug for adgang til kundesager.
Hold de to ting adskilt. Driften får adgang til det, den skal bruge, for eksempel indgående kundemails. En eventuel undersøgelse får sin egen afgrænsning, sit eget formål og sin egen log.
Det skal I lade være med
- At installere et overvågningsprogram i al hast, fordi I har en mistanke.
- At lade IT læse med på eget initiativ. Også selv om IT teknisk set kan.
- At gå ind i private mapper, private konti eller private beskeder. Stop, og spørg advokaten først.
- At bruge en kontrol til et andet formål end det varslede uden at have vurderet det.
- At gemme alt “for en sikkerheds skyld” i årevis. Det, I gemmer, skal I også kunne begrunde. → Hvor længe skal virksomheden gemme logs?
Spørgsmål, vi ofte får
Skal vi have en IT-politik for at kunne kontrollere?
En klar, kort IT-politik, som alle har fået, er den enkleste måde at opfylde kravet om orientering på. Uden den er jeres muligheder typisk mere begrænsede. → IT-politik og orientering af medarbejdere
Hvad hvis medarbejderen siger, at vi overvåger vedkommende?
Tag det alvorligt, og find ud af, hvad der faktisk logges, og hvem der har adgang. Beskyld ikke tilbage, og slet intet. → Medarbejderen siger, at virksomheden overvåger vedkommende
Kan medarbejderen få indsigt i det, vi har registreret?
Ja, medarbejderen kan som udgangspunkt bede om indsigt i sine personoplysninger, også midt i en konflikt. Der kan være undtagelser, som advokaten skal vurdere. → Indsigtsanmodning midt i konflikten
Kan vi bruge materialet, hvis kontrollen ikke var i orden?
Medarbejderens advokat kan gøre indsigelse mod, at materialet bruges. Det er ikke nødvendigvis afgørende, men det svækker jeres position. Derfor skal formål, orientering og afgrænsning kunne dokumenteres. → Arbejdsgiverens kontrol som bevis: lønmodtagerens indsigelser
Hvem skal gennemgå data i en sag?
Helst en uvildig, som ikke er en del af den daglige drift. Så ender jeres egen IT ikke som vidne i en sag om en kollega, og gennemgangen kan efterprøves.
Ordforklaringer
Kontrolforanstaltning: Enhver måde, arbejdsgiveren registrerer eller tjekker medarbejdernes adfærd på, fra adgangskort til logning af mail.
Sagligt formål: En konkret og forretningsmæssigt begrundet grund til kontrollen, som kan skrives ned på forhånd.
Proportionalitet: At kontrollen står i et rimeligt forhold til formålet, og at den mindst indgribende vej er valgt.
Dataminimering: At I kun indsamler og ser på de data, der er nødvendige for formålet, og ikke mere.
Beslutningslog: En enkel log over, hvem der besluttede hvad, hvornår og med hvilken begrundelse. Den er jeres dokumentation for afvejningen. → Skabelon: ledelsens beslutningslog
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter formål og afgrænsning
- HR · Tjekker politikker, kontrakt og overenskomst
- IT · Bevarer data og ændrer ingen indstillinger uden aftale
- DPO eller persondataansvarlig · Vurderer grundlag og dataminimering
- Advokat · Vurderer lovligheden i den konkrete sag
- IT-sagkyndig · Sikrer og gennemgår data inden for afgrænsningen
Få juridisk hjælp, før I indfører en ny kontrol, og før I bruger kontrol i en konkret sag. Skal data sikres og gennemgås, kan Nielco IT stå for det som en uvildig intern IT-undersøgelse inden for en aftalt afgrænsning, så resultatet kan efterprøves. Nielco IT sælger ikke produkter og har ingen leverandørpartnerskaber.
Læs også: Må vi læse en medarbejders mail? · Kontrolaftalen: varsling af nye kontrolforanstaltninger
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
