I har mistanke om, at en medarbejder bruger arbejdstiden på et bijob: svarer på mails for en anden virksomhed, holder møder for egne kunder eller laver opgaver for andre på jeres computer. Det første skridt er at skrive mistanken ned og se på det, I allerede har lov til at se. Det andet er at finde ud af, hvad I må undersøge, før I undersøger noget. Kontrol af medarbejdere er reguleret, og en undersøgelse, der går for langt, kan skade både sagen og arbejdsforholdet.
Artiklen handler om bijob i arbejdstiden. Hvis medarbejderen driver en virksomhed, der konkurrerer med jeres, er det en anden og ofte mere alvorlig sag.
→ Medarbejderen driver en konkurrerende virksomhed ved siden af
Først: er bijobbet et problem?
Mange medarbejdere har lov til at have et bijob. Det afgørende er typisk, om det er i strid med kontrakten, om det sker i arbejdstiden, om det bruger jeres udstyr eller ressourcer, og om det konkurrerer med jer. Find kontrakten og en eventuel aftale om bibeskæftigelse frem, før I gør noget andet.
Er bijobbet tilladt og passes uden for arbejdstiden, er der ingen sag. Er der tvivl om arbejdstiden, er spørgsmålet, hvordan I kan dokumentere det.
HR’s første skridt
- Skriv ned, hvad der har givet mistanken. Konkret og sagligt: hvem så hvad, hvornår.
- Se på det, der er en naturlig del af ledelsen. Leverer medarbejderen det, der er aftalt? Er der klager fra kolleger eller kunder? Er medarbejderen ofte utilgængelig?
- Find reglerne frem. IT-politik, eventuel kontrolaftale, overenskomst og det, medarbejderne er orienteret om.
- Tal med en advokat, før I undersøger digitalt. Især hvis det handler om mail, chats, browserhistorik eller logins.
Ofte kan en sag om bijob løses som en ledelsessag: en samtale om forventninger og arbejdsindsats. Det er både billigere og mindre belastende for alle end en undersøgelse, og det bevarer tilliden, hvis mistanken viser sig at være forkert. Det er ikke alle sager, der kræver en digital undersøgelse.
Hvad må I undersøge?
Det korte svar: det afhænger af, hvad medarbejderne er orienteret om, hvad der står i jeres IT-politik og en eventuel kontrolaftale, og om undersøgelsen er saglig og står i rimeligt forhold til mistanken. Reglerne om arbejdsgiverens kontrol, databeskyttelse og eventuelle aftaler på arbejdsmarkedet sætter rammerne. Tjek altid jeres egne regler, og tal med en advokat.
Som udgangspunkt er der forskel på:
- Arbejdsmail og arbejdskalender · Ofte muligt ved saglig grund og orientering, men afgrænset
- Logins og tidsregistrering · Ofte muligt, hvis medarbejderne er orienteret om logningen
- Browserhistorik og skærmaktivitet · Mere indgribende, kræver særlig omtanke
- Private mails, chats og konti · Som udgangspunkt ikke
Tabellen er en forenkling. Den konkrete vurdering skal ske i den enkelte sag.
→ Hvad må arbejdsgiveren kontrollere? Overblik for ledere
Logdata om arbejdstid
Mange systemer registrerer, hvornår en medarbejder er logget ind, hvornår mails er sendt, og hvornår filer er ændret. Det kan sige noget om aktivitet, men det er ikke det samme som arbejdstid. En medarbejder kan arbejde uden at være logget ind, og være logget ind uden at arbejde. Logdata skal derfor bruges med forsigtighed og helst sammen med andre oplysninger.
Den juridiske brug af logdata om arbejdstid er beskrevet for advokater på søstersitet.
→ Arbejdstid og overarbejde: logdata som bevis
Hvad ledelsen selv kan se uden at undersøge
Meget kan vurderes uden at åbne nogen form for digitalt materiale. Lederen kan se, om aftalte opgaver bliver løst, om medarbejderen deltager i møder, om svartider på henvendelser er rimelige, og om kolleger må tage over. Det er almindelig ledelse, og det kræver ingen særlig hjemmel.
Skriv det ned løbende og konkret: dato, hvad der var aftalt, hvad der skete. En sådan dokumentation af arbejdsindsatsen er ofte stærkere end logdata, fordi den viser konsekvensen for virksomheden, og den kan bruges, uanset hvad en digital undersøgelse viser.
Hjemmearbejde gør det sværere
Er medarbejderen meget på hjemmearbejde, er det sværere at se, hvordan tiden bruges. Det er fristende at gribe til teknisk kontrol, men det er netop her, grænserne er vigtigst. Brug i stedet aftaler om tilgængelighed, faste møder og klare mål. Er der stadig mistanke, så tal med advokaten om, hvilke logdata der kan bruges, og hvordan. Husk, at logdata fra en hjemmearbejdsplads kan indeholde private oplysninger, for eksempel om hvornår medarbejderen er hjemme.
Udstyr og licenser brugt til bijobbet
En særlig variant er, når jeres udstyr eller software bruges til bijobbet: den bærbare, firmatelefonen, licenser til tegneprogrammer eller regnskabsprogrammer. Det kan være et selvstændigt brud på reglerne, også selvom arbejdet sker uden for arbejdstiden. Det kan også give jer et licensproblem over for leverandøren.
Her gælder det samme som ellers: skriv ned, hvad I har set, og bed IT bevare, før nogen kigger nærmere. Lad være med at fjerne programmer eller nulstille udstyret, før det er afklaret, om der er en sag.
Hvem gør hvad?
- Nærmeste leder · Beskriver mistanken og arbejdsindsatsen
- HR · Finder kontrakt og regler, og vurderer næste skridt
- IT · Bevarer data, hvis det besluttes, men leder ikke
- Advokat · Vurderer, hvad der må undersøges
Det må I ikke gøre
- Installere overvågningsprogrammer uden varsling. Nye kontrolforanstaltninger skal typisk varsles. → Kontrolaftalen: varsling af nye kontrolforanstaltninger
- Gå i medarbejderens private konti. Heller ikke selvom de er logget ind på arbejdscomputeren.
- Følge medarbejderen på sociale medier med en falsk profil. Det kan svække jeres sag.
- Bede kolleger holde øje. Det skaber mistillid og usikre vidneforklaringer.
- Undersøge bredt uden at have talt med advokaten. En undersøgelse, der går for langt, kan blive brugt mod jer.
Når mistanken er konkret
Hvis der er konkrete tegn, for eksempel mails til kunder af en anden virksomhed sendt fra arbejdsmailen, så bed IT bevare postkassen og loggen, og lad advokaten vurdere, hvordan en gennemgang kan ske afgrænset. En uvildig IT-sagkyndig kan stå for gennemgangen, så det kan dokumenteres, at den holdt sig inden for rammerne.
Den svære samtale
Til sidst skal I tale med medarbejderen. Gør det, når det vigtigste er bevaret, og når advokaten har vurderet sagen. Hold samtalen saglig, fortæl, hvad I har set, og giv medarbejderen mulighed for at forklare sig. Skriv referat.
Mange sager om bijob ender med en klar aftale om forventninger, ikke med en afsked. Skriv aftalen ned, og følg op efter en aftalt periode, så I begge ved, om den holder. Det er ofte den bedste løsning for begge parter. Er der tale om systematisk snyd med arbejdstiden, er det en anden sag.
→ Mistanke om snyd med arbejdstid og hjemmearbejde
Læs også: Medarbejderen driver en konkurrerende virksomhed ved siden af · Konkurrenten har pludselig jeres priser og tilbud
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
