En leder har en fornemmelse af, at en medarbejder ikke arbejder de timer, der bliver registreret. Måske er vedkommende svær at få fat på på hjemmearbejdsdage, eller tidsregistreringen ser for pæn ud. Det første svar er: start ikke en overvågning. Se på de data, I allerede har til et andet formål, vurder om I må bruge dem, og sikr dem, før I tager samtalen.
Arbejdstid er et område, hvor reglerne om kontrol med medarbejdere og persondata fylder meget. Det er let at gå for langt. Det er også let at drage forkerte konklusioner af data, der ikke er lavet til at måle arbejdstid.
Start med en sober vurdering
Spørg jer selv, hvad mistanken konkret bygger på. Er det manglende resultater, manglende svar eller en konkret registrering, der ikke kan passe? Mange sager om arbejdstid er i virkeligheden sager om forventninger, der aldrig er blevet sagt højt. Er det tilfældet, er en almindelig ledelsessamtale ofte det rigtige første skridt, ikke en undersøgelse.
Er der tale om en konkret mistanke om, at registreringer er forkerte, giver det mening at se på data. Skriv ned, hvad der har givet mistanken, og hvornår. Det er grundlaget for at vurdere, om en gennemgang er saglig.
Hvilke data findes typisk?
- Tidsregistrering med rettelseslog · Hvornår timer blev indtastet eller ændret
- Login til VPN eller Microsoft 365 · Hvornår der var forbindelse til jeres systemer
- Aktivitet i fagsystemer · Hvornår sager, ordrer eller dokumenter blev behandlet
- Mail og kalender · Hvornår der blev sendt og svaret
- Adgangskort · Hvornår medarbejderen var på kontoret
Ingen af disse kilder er lavet til at måle, om nogen arbejder. Et login viser forbindelse, ikke indsats. Mange opgaver giver ingen spor: telefonsamtaler, tænkning, læsning af papir. Omvendt kan en computer være logget på i timevis uden at nogen sidder ved den. Data kan derfor understøtte eller svække en mistanke, men sjældent bevise den alene.
→ Arbejdstid og overarbejde: logdata som bevis
Må I bruge dataene?
Det er det centrale spørgsmål. Generelt gælder, at kontrol med medarbejdere skal have et sagligt formål, være proportional og være varslet eller orienteret om på forhånd. Bruger I logdata til et nyt formål, for eksempel at måle arbejdstid, når de blev indsamlet for sikkerhedens skyld, kræver det en særlig vurdering efter reglerne om persondata. Overenskomst eller en kontrolaftale kan stille yderligere krav.
Tjek derfor:
- ☐ Hvad står der i jeres IT-politik om logning og brug af logs?
- ☐ Er medarbejderne orienteret om, at login og aktivitet registreres?
- ☐ Er der en kontrolaftale eller overenskomst, der regulerer kontrol?
- ☐ Er formålet med at se på data klart og beskrevet?
- ☐ Kan I nøjes med færre data, for eksempel kun tidsregistreringens rettelseslog?
→ IT-politik og orientering af medarbejderne
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Beskriv mistanken skriftligt. Konkret, sagligt, med datoer.
- Tal med HR og evt. advokat. Afklar, hvilke data I må se på, og til hvilket formål.
- Sikr de relevante data. Tidsregistreringen kan rettes. Bed systemansvarlig eksportere registreringer og rettelseslog for perioden, og gem eksporten. Bed IT sikre loginlog, før den overskrives.
- Lad én person gennemgå dataene. Ikke den nærmeste leder, hvis vedkommende er part i konflikten.
- Saml et faktuelt overblik. Sammenhold registrerede timer med de data, I har. Skriv både det, der understøtter, og det, der taler imod.
- Hold samtalen. Fremlæg det, I har set, og lyt til forklaringen. Skriv referat samme dag, og lad medarbejderen få en kopi.
Rettelser i tidsregistreringen
Mange tidsregistreringssystemer gemmer ikke kun de timer, der står der nu, men også hvornår de blev indtastet, og om de er ændret. Den oplysning er ofte mere interessant end selve timetallet. Er en hel uges timer indtastet samlet fredag eftermiddag, er det ikke i sig selv et problem. Er timer ændret flere uger efter, eller efter at nogen har stillet spørgsmål, kan det være et spor.
Spørg systemleverandøren, hvad der logges, hvem der kan rette, og om rettelser kan ses af andre end administratorer. Har lederen selv rettet eller godkendt timer, skal det også fremgå. Det er derfor vigtigt at eksportere rettelsesloggen, før nogen ændrer noget, og at notere, hvem der lavede eksporten.
Hjemmearbejde fra et andet sted
Nogle sager handler ikke om timer, men om hvor arbejdet bliver udført. Arbejder medarbejderen fra et sommerhus, fra en anden adresse eller fra udlandet uden aftale, kan det have betydning for sikkerhed, forsikring og skat. Det er en anden type sag og kræver sin egen vurdering.
→ Medarbejderen arbejder fra udlandet uden aftale
Hvem gør hvad
- Nærmeste leder: beskriver, hvad der har givet anledning til mistanken. Undersøger ikke selv.
- HR: ejer processen, sikrer den ansættelsesretlige side og holder samtalen.
- IT eller systemansvarlig: eksporterer data og notérer, hvordan det er gjort.
- Advokat: vurderer, om data må bruges, og hvilke konsekvenser der kan komme på tale.
- IT-sagkyndig: inddrages, hvis data er omfattende, skal forklares i en tvist, eller hvis der er tvivl om, hvorvidt registreringer er ændret.
Det skal I lade være med
- Installere overvågningsprogrammer i hemmelighed. Skærmbilleder, tastaturregistrering og webkamera er langt ud over, hvad der normalt kan forsvares.
- Følge medarbejderen eller tjekke private sociale medier. Det er ikke en IT-sag og kræver særlige overvejelser.
- Konkludere ud fra login alene. Mange arbejder uden at være logget på hele tiden.
- Ændre i tidsregistreringen. Heller ikke for at “rette op”. Lad registreringerne stå, og dokumentér uoverensstemmelserne.
- Tage sagen i et fællesmøde. Kolleger skal ikke inddrages som vidner uden grund.
→ Overvågningsprogrammer på arbejdscomputere
Når forklaringen holder
Det sker, at data viser noget andet end mistanken. Medarbejderen har måske arbejdet om aftenen, haft opgaver uden for systemerne eller haft tekniske problemer med VPN. Så skal sagen lukkes ordentligt: fortæl medarbejderen, at sagen er afsluttet, og sørg for, at de indsamlede data ikke ligger og flyder. Aftal med HR, hvor længe materialet gemmes, og hvem der har adgang.
Overvej også, om aftalerne om hjemmearbejde er tydelige nok. Uklare forventninger om tilgængelighed og registrering skaber mistanker, der kunne være undgået. En kort, skriftlig aftale om arbejdstid, tilgængelighed og registrering hjælper både medarbejdere og ledere, og den gør det lettere at håndtere en ny sag sagligt.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis sagen kan føre til opsigelse eller bortvisning, hvis medarbejderen bestrider jeres data, eller hvis I har mistanke om, at registreringer er ændret bagefter. En IT-sagkyndig kan sikre og læse rettelseslogs og loginlogs, så det kan forklares, hvad de viser, og hvad de ikke viser.
→ Logdata fra fagsystemer i ansættelsessager
Læs også: Delte logins og fælleskonti: når ingen kan bevise, hvem der gjorde det · Medarbejderen arbejder fra udlandet uden aftale
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
