Før sagen: forebyggelse og bevisberedskab

Det meste af det, der afgør en sag, er besluttet længe før sagen opstår: hvad der logges, hvor længe data gemmes, og hvad medarbejderne er orienteret om. Artiklerne her handler om at være forberedt.

Bevisberedskab, politikker og kontrakter

• IT-politik og orientering af medarbejdere En klar IT-politik gør det lettere at sikre beviser. Her er, hvad politikken bør sige om mail, udstyr, logning og fratrædelse, og hvordan I orienterer.
• Slettepolitik og bevarelse: sådan spiller de to sammen GDPR kræver sletning, en tvist kræver bevarelse. Sådan indretter ledelse og IT slettepolitikken med en pauseknap, så beviser ikke forsvinder midt i en sag.
• Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår Hvad er bevisberedskab, og hvad skal virksomheden have på plads, før en sag opstår? En praktisk gennemgang for ledelse, IT og bestyrelse i små firmaer.
• Tjekliste: er virksomheden klar til en bevissag? Er jeres virksomhed klar, hvis der opstår en sag med digitale beviser? Tjeklisten med ja/nej-spørgsmål til ledelse og IT viser, hvor hullerne er i dag.
• Datakort: hvor ligger vores data? Hvor ligger jeres data, hvem er leverandør, og hvem kan stoppe sletning? Skabelon til et datakort, som IT og ejer kan udfylde, før sagen opstår.
• Minimumslogning: hvad bør være slået til, før noget sker? Hvilke logs bør en mindre virksomhed have slået til, før noget sker? Login, mail, filadgang og administratorhandlinger, forklaret for IT og ledelse.
• Hvor længe skal virksomheden gemme logs? Hvor længe må og bør virksomheden gemme logfiler? Sådan afvejer IT og DPO behovet for beviser mod reglerne om dataminimering, og skriver beslutningen ned.
• Beredskabsplan med et afsnit om bevissikring Har I en IT-beredskabsplan, men intet om beviser? Sådan skriver IT og ledelse et kort afsnit om bevissikring ind, så sporene ikke forsvinder.
• Øv en bevissag: skrivebordsøvelse for ledelsen Sådan holder ledelsen en skrivebordsøvelse om en sag med digitale beviser. Med et fiktivt scenarie, spørgsmål til hver fase og en plan for opfølgningen.
• NIS2 og bevisberedskab: hvad betyder kravene i praksis? Hvad betyder NIS2 for logning, hændelser og dokumentation i praksis? Bevis- og logningsvinklen på kravene, forklaret for IT-ansvarlige og bestyrelser.
• ISO 27001 og indsamling af bevismateriale Hvad kræver ISO 27001 om indsamling af beviser, og hvordan lever en mindre virksomhed op til det i praksis? Gennemgang for IT-ansvarlige og ledelsen.
• Backup: hvor langt tilbage kan vi gå? Hvor længe gemmes jeres backup, og kan I stoppe overskrivningen, når der opstår en sag? Sådan finder leder og IT svaret og fastfryser de rigtige backupsæt.
• Onboarding: det, der skal være på plads fra første dag Onboarding-tjekliste for HR og IT: kontrakt, orientering, konti og udstyrskvittering fra første dag, så I står stærkt, hvis der senere opstår en sag.
• Ansættelseskontrakten: klausuler om data, udstyr og kontrol Hvilke klausuler om data, IT-udstyr og kontrol bør stå i ansættelseskontrakten? Sådan forbereder HR og leder kontrakten, så den holder i en sag.
• IT-leverandørkontrakten: krav om logs og bistand ved bevissikring Hvad skal stå i kontrakten med jeres IT-leverandør om logs, udlevering og bistand ved bevissikring? Klausulerne, leder og IT bør have på plads før en sag.
• Databehandleraftalen: bistand ved undersøgelser og udlevering Hvad kan I kræve af en databehandler, når der skal undersøges noget eller udleveres logs? Sådan læser IT og DPO databehandleraftalen, før sagen opstår.
• Cloudtjenester: sikr jer adgang til data og logs, før I skriver under Skal I købe en cloudtjeneste? Tjeklisten til IT og ledelse om dataudlevering, logs og ophør, så I kan hente jeres data, hvis der opstår en tvist.
• Blokér videresendelse til private adresser Vil I stoppe automatisk videresendelse af firmamail til private adresser? Sådan sætter IT en politik, undtagelser og alarmer op, så misbrug opdages i tide.
• Budgettér bevisberedskab: hvad ledelsen skal tage stilling til Hvad skal I afsætte penge til, så I kan sikre digitale beviser, når en sag opstår? Posterne, som ledelse og økonomi bør overveje, før det er for sent.
• Årshjul for bevisberedskab Et årshjul for IT-ansvarlige med faste tjek af logs, adgange, fratrådte konti og backup, så sporene findes, den dag I får brug for dem i en sag.
• Opbevaringsfrister samlet: bogføring, løn, persondata, logs og forældelse Hvor længe skal virksomheden gemme bilag, løn, persondata og logs? Samlet overblik for økonomi, DPO og IT, og hvad I gør, når en tvist stopper sletningen.

AI-værktøjer

• Fortrolige data i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste: de første skridt Har en medarbejder lagt kundedata eller fortrolige filer i ChatGPT eller en anden AI-tjeneste? Sådan dokumenterer leder, IT og HR sagen, før I handler.
• Virksomhedskonto eller privat konto: hvad kan I se i AI-tjenesterne? Kan virksomheden se medarbejdernes samtaler i ChatGPT, Copilot eller Gemini? Forskellen på virksomhedskonto og privat konto for leder og IT, kort fortalt.
• AI-notetagere i møder: hvem har optagelsen? En ukendt AI-notetager deltog i jeres Teams-møde? Sådan finder leder og IT ud af, hvem der har optagelsen og referatet, og hvad I gør, før det forsvinder.
• Browserudvidelser og AI-plugins, der læser med Kan en browserudvidelse eller et AI-plugin sende jeres data ud? Sådan finder IT og ledelse ud af, hvad der er installeret, og hvad I gør, hvis det er sket.
• AI-politik: skriv den, så den kan bruges, hvis der opstår en sag Skal I have en AI-politik for ChatGPT og andre værktøjer? Her er punkterne, leder, HR og IT skal have med, så politikken også holder i en sag.

Tjeklister og skabeloner

• Skabelon til intern log over beviser En enkel log over, hvem der har haft hvilke beviser og hvornår, kan afgøre, om de holder. Her er tre skabeloner, I kan kopiere, og en vejledning.
• Tjekliste: den første time ved mistanke Mistanke mod en medarbejder? Tjeklisten til den første time: hvad lederen gør, hvad der skal vente, og hvem der skal ringes til. Kort og til print.
• Skabelon: kommissorium for en intern undersøgelse Skabelon til et kommissorium for en intern undersøgelse: formål, afgrænsning, mandat, data, frister og modtager af rapporten. Til ledelse og bestyrelse.
• Skabelon: brief til den IT-sagkyndige Hvad skal en IT-sagkyndig vide fra jer? Skabelon til en kort brief med systemer, personer, tidspunkter og spørgsmål. Til leder og HR før sikringen.
• Skabelon: intern instruks om at bevare data Skabelon til en intern instruks om at bevare data (litigation hold) til egne medarbejdere og IT: indhold, afsender, og hvad den ikke må gøre.
• Skabelon: kvittering for udlevering og aflevering af udstyr Skabelon til kvittering for udlevering og aflevering af computer og firmatelefon. Sådan dokumenterer HR og IT tilstand, tid og hvem der havde den.
• Skabelon: erklæring om tilbagelevering og sletning af data Skabelon til en erklæring om tilbagelevering og sletning af data fra en medarbejder. Hvad erklæringen kan, hvad den ikke kan, og hvordan HR bruger den.
• Skabelon: referat af samtalen med medarbejderen Skabelon til referat af en tjenstlig samtale, når sagen har digitale beviser: enheder, konti, hvad der blev vist, og medarbejderens bemærkninger. Til HR.
• Skabelon: tidslinje over hændelsen Skabelon til en tidslinje over hændelsen i en sag med digitale beviser. Sådan skriver HR og ledelse forløbet ned med kilder, tidspunkter og usikkerheder.
• Skabelon: ledelsens beslutningslog Skabelon til ledelsens beslutningslog i en sag med digitale beviser: hvem besluttede hvad, hvornår og hvorfor. Til ledere, der skal kunne forklare valgene.
• Skabelon: kontaktliste til systemejere og leverandører Skabelon til en kontaktliste over systemejere, IT-leverandører og rådgivere, når data skal bevares hurtigt. Pr. system og rolle. Til IT og ledelse.
• Skabelon: IT-regler på én side for små virksomheder Skabelon til IT-regler på én side for små virksomheder: udstyr, mail, private konti, deling, sletning og kontrol. Klar tekst, som ejeren kan tilpasse.
• Tjekliste: IT-leverandørens første time i en bevissag Tjekliste til jeres IT-leverandør, når data skal bevares i en sag: hvad leverandøren gør den første time, hvad der skal vente, og hvad der noteres.
• Lommekort til lederhåndbogen: hvis vi får mistanke Et lommekort på én A4-side til lederhåndbogen: hvad lederen gør, når der opstår mistanke mod en medarbejder, og hvem der skal ringes til. Klar til print.
• Skabelon: AI-politik på én side Skabelon til en AI-politik på én side: godkendte værktøjer, konti, data, notetagere, logning og fejl. Færdig tekst, som leder, HR og IT kan tilpasse.
• Skabelon: orientering af medarbejderne om logning og kontrol Færdig skabelon til at orientere medarbejderne om logning og kontrol, med kvitteringsliste. Til HR og IT, der vil kunne vise, at orienteringen er givet.

Afgrænsning

Siden handler om civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister. Læs mere om, hvad der ligger uden for: Afgrænsning.