Der er ikke én frist for, hvor længe virksomheden skal gemme data. Nogle data skal gemmes i en fast periode efter loven, andre må kun gemmes, så længe der er et formål, og for logs er der som regel ingen fast regel. Derfor skal I se på hver type for sig og skrive ned, hvad I har besluttet og hvorfor. Når en tvist opstår, går bevarelse forud for den almindelige sletning.
Denne side samler overblikket og henviser til de artikler, der går i dybden. Fristerne er udgangspunkter. Tjek altid de gældende regler og jeres egne aftaler, fx overenskomst eller kundekontrakter, som kan stille andre krav.
Overblik: de mest almindelige frister
- Bogføringsmateriale og bilag · 5 år fra udgangen af regnskabsåret
- Lønbilag · Som bogføringsmateriale
- Registrering af arbejdstid · 5 år
- Persondata generelt · Kun så længe formålet kræver det
- Logs · Ingen fast frist, kræver en afvejning
- Bevismateriale efter en sag · Til sagen og fristerne for krav er udløbet
Bogføring og løn
Bogføringsmateriale skal som udgangspunkt gemmes i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det gælder også bilag, der kun findes digitalt, og materialet skal kunne findes frem igen i læsbar form. Skifter I bogføringssystem, skal historikken kunne følge med eller gemmes for sig. Det gælder både bilagene og systemets egen ændringslog, som kan vise, hvem der har bogført eller rettet hvad. Aftal med den gamle leverandør, hvordan og hvor længe I kan få adgang efter opsigelsen, og få svaret skriftligt.
Lønbilag hører typisk med til bogføringen. Men lønsystemet indeholder også oplysninger, der er følsomme for medarbejderne, og som ikke skal ligge længere end nødvendigt. Skil det, I skal gemme efter bogføringsreglerne, fra det, der kun var nødvendigt mens ansættelsen løb.
Persondata
Persondata må kun gemmes, så længe der er et sagligt formål. Der er ingen fast frist i loven. I skal selv fastsætte og begrunde den. Typiske eksempler på formål er, at I skal kunne dokumentere en ansættelse, svare på et krav eller opfylde en anden lov. Når formålet er væk, skal data slettes.
Det betyder ikke, at I skal slette alt, så snart en medarbejder er stoppet. Hvis der er en realistisk mulighed for et krav, kan det være et sagligt formål at gemme det, der skal bruges til at dokumentere. Men begrundelsen skal være konkret og skrevet ned. → Hvor længe må vi gemme dokumentation efter en sag?
Logs
For logfiler er der sjældent en fast frist. I skal afveje behovet for at kunne undersøge en hændelse mod reglerne om ikke at gemme mere end nødvendigt. Mange systemer sletter selv efter en kort periode, hvis I ikke har ændret indstillingen eller købt en udvidet licens. Gå derfor efter, hvad jeres systemer faktisk gemmer, ikke hvad I tror. → Hvor længe skal virksomheden gemme logs?
Opslagsværket viser, hvor længe de almindelige systemer gemmer data, hvis ingen gør noget. → Hvor længe gemmes data i Microsoft 365, Google og på telefoner?
Forældelse: hvorfor den betyder noget for opbevaringen
Forældelsesfristerne bestemmer, hvor længe en anden part kan rejse et krav mod jer, og hvor længe I kan rejse krav mod andre. De er ikke en opbevaringsregel, men de er ofte en god grund til at gemme dokumentation. Den almindelige frist er tre år, men den kan begynde at løbe senere end selve hændelsen, og for nogle krav er den længere.
Brug forældelsen som argument, ikke som automatisk regel. Gem det, der kan dokumentere et typisk krav, og slet resten.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Lav en liste over datatyper og systemer. Bogføring, løn, HR, mail, filer, CRM, tidsregistrering og logs.
- Skriv fristen og begrundelsen ud for hver. Lovkrav, formål eller afvejning.
- Tjek systemernes indstillinger. Sletter de selv, og passer det med jeres frist?
- Byg en pause ind. Sletning skal kunne stoppes, når der opstår en tvist eller et krav. → Slettepolitik og bevarelse
- Udpeg en ansvarlig for hver datatype.
- Gennemgå listen én gang om året, og når I skifter system.
Arbejdstid og personalesager
Registreringen af medarbejdernes arbejdstid har sin egen periode, og den gælder også for medarbejdere, der er stoppet. Sørg for, at systemet ikke sletter historik og ændringslog, når en medarbejder fratræder, og at data kan trækkes ud, hvis I skifter system. → Arbejdstidsregistrering: gør systemet til brugbar dokumentation
Personalesager er sværere. Advarsler, referater fra samtaler og dokumentation fra en intern undersøgelse er ofte følsomme. De må gemmes, så længe der er et konkret formål, fx et muligt krav fra medarbejderen. Når formålet er væk, skal de slettes, også selvom det føles trygt at beholde dem.
Mail, filer og chat
Mail, fællesdrev og chat er ikke én datatype, men mange. En postkasse indeholder både fakturaer, kontrakter, personalesager og private beskeder. Derfor kan I ikke sætte én frist på hele postkassen. Det praktiske svar er at flytte det, der skal gemmes efter særlige regler, ind i de systemer, hvor det hører hjemme, fx bogføring eller sagsmappe, og at have en fast regel for, hvad der sker med en fratrådt medarbejders postkasse. Det samme gælder chat, hvor beskeder ofte forsvinder efter en fast periode, som ingen har taget stilling til.
Hvem gør hvad?
- Økonomi · Bogføring, løn og fakturering
- HR · Personaledata og sagsmapper
- DPO eller persondataansvarlig · Begrundelser og sletning
- IT · Systemernes indstillinger og logs
- Ledelsen · Godkender og prioriterer
Når en tvist stopper sletningen
Får I et krav, et brev fra en advokat eller en klage, der kan blive til en sag, skal den almindelige sletning stoppes for de relevante data. Det gælder også, selvom fristen ellers er udløbet. Notér, hvad I har stoppet, hvornår og hvorfor. Når sagen er slut, skal pausen løftes, og data slettes efter de almindelige regler. Ellers ender I med at gemme mere end nødvendigt.
Når virksomheden lukker
Fristerne gælder også, hvis virksomheden lukker eller sælges. Nogen skal stadig have ansvaret for at gemme og senere slette. → Lukning af virksomhed: opbevaring af data og ansvar
Det må I ikke gøre
- Gemme alt for en sikkerheds skyld. Det er i strid med persondatareglerne og gør det sværere at finde det vigtige.
- Slette efter fast rutine, når I ved, at en tvist er på vej.
- Antage, at backup er opbevaring. Backup er til genopretning og overskrives ofte.
- Glemme leverandørerne. Data i cloudtjenester og hos IT-leverandøren følger leverandørens indstillinger, indtil I ændrer dem.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Den juridiske vurdering af frister og formål er en opgave for jeres advokat eller rådgiver. Har I brug for at få kortlagt, hvad jeres systemer faktisk gemmer, og hvordan en bevarelse sættes op teknisk, kan en IT-sagkyndig hjælpe. Nielco IT er uvildig og sælger ikke produkter.
Læs også: Årshjul for bevisberedskab · IT-politik og orientering af medarbejdere · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
