Når en virksomhed lukker frivilligt, ophører pligten til at gemme data ikke. Regnskabsmaterialet skal som udgangspunkt opbevares i en årrække efter lukningen, og andre data kan blive vigtige, hvis der senere opstår en tvist med en kunde, en leverandør, en tidligere medarbejder eller myndighederne. Ejeren skal derfor beslutte, hvad der gemmes, hvor det gemmes, og hvem der har ansvaret, før systemerne lukkes.
Hvad siger reglerne?
Bogføringsloven indeholder regler om, hvor længe regnskabsmaterialet skal opbevares. Udgangspunktet er fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Reglerne gælder også, når virksomheden ophører, og der er regler om, hvem der skal opbevare materialet, når selskabet ikke længere findes. Tjek de præcise krav med jeres revisor eller advokat, før I beslutter noget.
Andre regler kan pege i den modsatte retning. Persondata må ikke gemmes længere end nødvendigt efter databeskyttelsesreglerne. Det betyder, at I skal skelne mellem data, der skal gemmes, og data, der bør slettes.
Hvad skal gemmes?
Del data i tre grupper.
Skal gemmes
- regnskabsmateriale: bogføring, bilag, kontoudtog, fakturaer og årsrapporter,
- lønoplysninger i det omfang, reglerne kræver det,
- dokumentation for moms og skat.
Bør gemmes, fordi der kan opstå tvister
- kontrakter med kunder, leverandører og samarbejdspartnere,
- mailkorrespondance om leverancer, reklamationer og aftaler,
- dokumentation for garantier og ydelser, der stadig kan gøres krav om,
- personalesager, hvor der har været en konflikt eller en igangværende sag.
Bør slettes, når der ikke længere er et formål
- persondata om kunder og kundeemner uden aktuel betydning,
- ansøgninger og kandidatdata,
- gamle sikkerhedskopier, hvis indhold ikke er nødvendigt.
Vurder hver gruppe sammen med revisor og advokat, og skriv beslutningen ned.
Hvad gør I nu?
1. Lav en oversigt over systemer
Skriv ned, hvilke systemer virksomheden bruger: bogføring, løn, mail, filer, CRM, webshop, fagsystemer og backup. Notér for hvert system, hvad det indeholder, hvem der har adgang, og hvad der sker med data, når abonnementet stopper.
2. Tag eksporter, før abonnementer stopper
Mange skytjenester sletter data kort tid efter, at abonnementet er stoppet. Tag en fuld eksport af bogføringssystemet, inklusive bilag og ændringslog, og af lønsystemet. Gem mails og filer i et format, der kan læses uden det oprindelige system. → Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
Overvej, om bogføringssystemet kan holdes i et billigt arkivabonnement i opbevaringsperioden. En eksport er nyttig, men det er ikke altid muligt at læse den uden det oprindelige program, og ændringsloggen følger ikke altid med. → Skift af bogføringssystem: bevar historik og ændringslog
3. Vælg et opbevaringssted
Data skal ligge et sted, hvor de er sikre, og hvor de kan findes igen. Det kan være en krypteret disk opbevaret hos ejeren, en arkivløsning eller en konto hos revisoren. Notér, hvor data ligger, hvem der har nøglen, og hvordan de læses. Gem gerne to kopier forskellige steder.
4. Udpeg en ansvarlig
Når selskabet er væk, er der ingen direktion til at svare på spørgsmål. Aftal, hvem der har ansvaret for at opbevare data og svare på henvendelser, og skriv det ned. Det er typisk en ejer eller den tidligere direktør. Oplys det til revisoren, så revisoren ved, hvem der skal kontaktes.
5. Luk konti kontrolleret
Bloker adgange, men slet ikke konti, før data er eksporteret. Luk domæne og mail kontrolleret, og overvej at beholde domænet i en periode, så ingen andre kan registrere det og modtage mails til jeres gamle adresser. → Hvem ejer domænet og kontoen?
6. Ryd udstyret forsvarligt
Computere, telefoner og servere skal slettes forsvarligt, før de sælges eller kasseres. Gør det først, når data er eksporteret og kontrolleret. Notér, hvilke enheder der er slettet, og hvordan. Brug et værktøj eller en leverandør, der kan dokumentere sletningen, især for computere og servere med persondata. En almindelig nulstilling er ikke altid nok, og en liste med serienumre og dato gør det let at vise bagefter, at udstyret er håndteret forsvarligt.
Medarbejdernes data
Medarbejdere, der stopper, fordi virksomheden lukker, har krav på at få deres egne oplysninger, fx lønsedler og ansættelsesbeviser. Giv dem mulighed for at hente det, de har brug for, før systemerne lukker, og fortæl dem, hvem de kan kontakte bagefter. Lad dem samtidig vide, at virksomhedens data ikke må tages med. Private filer på arbejdsudstyr skal afklares, før udstyret slettes, så ingen bagefter kan sige, at deres private billeder eller dokumenter er gået tabt uden varsel.
Personalesager skal behandles særligt varsomt. Gem kun det, der er nødvendigt, og slet resten, når der ikke længere er et formål. Har der været en konflikt med en medarbejder, kan det være en grund til at gemme sagen længere, men skriv begrundelsen ned.
Kunder og leverandører
Kunder kan have krav mod virksomheden i en periode efter lukningen, fx på grund af reklamationer eller garantier. Leverandører kan have udestående mellemværender. Gem den korrespondance og de kontrakter, der kan blive nødvendige for at dokumentere, hvad der er aftalt og leveret. Har virksomheden behandlet data på vegne af kunder, skal de have deres data tilbage eller have dem slettet efter aftalen. Notér, hvad der er sket, og hvornår.
Hvem gør hvad?
- Ejer eller direktør · Beslutter, hvad der gemmes, og hvem der har ansvaret bagefter
- Revisor · Rådgiver om regnskabsmateriale og opbevaring
- Advokat · Rådgiver om tvister, persondata og ansvar efter lukningen
- IT-leverandør · Laver eksporter, lukker konti og sletter udstyr
Typiske fejl
- Abonnementer opsiges før eksport. Så er data væk, før nogen har tænkt over det.
- Eksporten kan ikke læses. Data er gemt i et format, som kræver et program, I ikke længere har.
- Ingen ved, hvor data ligger. Den disk, der blev gemt, ligger i en skuffe hos en tidligere medarbejder.
- Persondata gemmes uden formål. Alt gemmes “for en sikkerheds skyld”, også det, der burde slettes.
- Domænet opgives. En anden registrerer det og modtager mails, der var tiltænkt virksomheden.
Hvis der er en igangværende tvist
Er der en verserende eller forventet tvist, gælder der særlige hensyn. Data, der vedrører tvisten, må ikke slettes, selvom de almindelige frister er udløbet, og det kan være nødvendigt at sikre dem på en måde, der kan dokumenteres. Tal med advokaten, før I lukker noget. → Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet?
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste kan selv lukke ned med hjælp fra revisor og IT-leverandør. Få hjælp udefra, hvis der er en tvist, hvis der er tvivl om, hvorvidt data er komplette, eller hvis I skal kunne dokumentere, hvordan data så ud, da virksomheden lukkede. Hubben forklarer, hvordan regnskabssystemer sikres, så data kan bruges som dokumentation senere: → Bevissikring af regnskabssystemer
Læs også: Rekonstruktion: forbered data og adgange · Ejertvist og partnerbrud: sikring af fælles systemer
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
