Når I skifter bogføringssystem, følger de gamle data sjældent med i fuld form. Saldi og åbne poster bliver flyttet, men bilag, detaljerede posteringer og især ændringsloggen bliver ofte i det gamle system. Regnskabsmaterialet skal kunne fremvises i en årrække, og ændringsloggen kan blive afgørende, hvis der senere opstår spørgsmål om, hvem der ændrede hvad. Planlæg derfor, hvordan det gamle materiale bevares, før I opsiger det gamle system.
Hvad siger reglerne?
Bogføringsloven stiller krav om, at regnskabsmaterialet opbevares i en årrække, og at det kan fremvises i læsbar form. Der er også krav til digitale bogføringssystemer og til, hvordan materialet opbevares. Kravene gælder også for det materiale, der ligger i et system, I ikke længere bruger. Tjek de præcise krav med revisoren, før I opsiger noget.
Advokatsitet beskriver, hvad et digitalt bogføringssystem skal kunne vise i en tvist: → Digitale bogføringssystemer: hvad systemet skal kunne vise
Det, der typisk ikke følger med
- Bilag: de vedhæftede fakturaer, kvitteringer og kontrakter.
- Detaljerede posteringer: kun saldi eller åbningsbalancer bliver flyttet.
- Ændringslog: hvem oprettede, ændrede og slettede posteringer, og hvornår.
- Godkendelsesflow: hvem godkendte fakturaer og betalinger.
- Stamdata-historik: ændringer af kunder, leverandører og bankkonti.
- Brugere og rettigheder: hvem havde adgang til hvad.
- Integrationer: data fra bank, webshop, løn og udlægsapps, der kun lå i det gamle system.
Hvad gør I nu?
1. Lav en plan, før I opsiger
Skriv ned, hvad der skal bevares, hvordan og hvor længe. Inddrag revisoren, så I ved, hvad der skal kunne fremvises, og sæt en dato for, hvornår planen skal være gennemført.
2. Spørg den gamle leverandør
Spørg leverandøren:
- Hvad sker der med data, når abonnementet stopper, og hvor længe gemmes de?
- Findes der et arkiv- eller læseabonnement til en lavere pris?
- Hvilke eksportformater findes, og følger bilag og ændringslog med?
- Kan I få en fuld eksport af alt, inklusive log?
Få svarene skriftligt, og gem dem sammen med planen. → Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
3. Vælg en løsning
- Arkivabonnement i det gamle system · Fordel: Alt kan ses som før, også log · Ulempe: Løbende omkostning
- Fuld eksport · Fordel: Ingen afhængighed af leverandøren · Ulempe: Kan være svær at læse, log følger ikke altid med
- Begge dele · Fordel: Størst sikkerhed · Ulempe: Mest arbejde
For mange virksomheder er det bedst at beholde et arkivabonnement i opbevaringsperioden og samtidig tage en fuld eksport.
4. Tag eksporten rigtigt
Eksportér posteringer, bilag, stamdata og ændringslog for alle år, der skal bevares. Gem filerne et sikkert sted med begrænset adgang, og lav en kopi et andet sted. Notér:
- hvornår eksporten blev lavet, og af hvem,
- hvilke funktioner der blev brugt,
- hvilke perioder og data den dækker,
- hvad den ikke dækker.
Tjek, at eksporten kan åbnes og læses. En eksport, der ikke kan læses om tre år, er ikke meget værd.
5. Kontrollér, at alt er med
Afstem nøgletal mellem det gamle og det nye system: saldi, åbne poster og antal bilag. Gem afstemningen. Den viser, at overgangen er sket korrekt, og den er nyttig, hvis revisoren eller en køber senere spørger til overgangen.
6. Luk adgange i det gamle system kontrolleret
Når I ikke længere bogfører i det gamle system, skal adgangene begrænses til læseadgang for få personer. Det forhindrer, at nogen ændrer i gamle data, og gør det tydeligt, hvem der har haft adgang.
Hvorfor ændringsloggen er vigtig
Ændringsloggen er sjældent noget, I tænker over i hverdagen. Men hvis der senere opstår spørgsmål om uregelmæssigheder, om en medarbejder har ændret posteringer, eller om tallene i et salgsmateriale var korrekte, er det ofte netop loggen, der kan svare. Er den forsvundet, kan ingen bevise, hvem der gjorde hvad.
Det gælder også, hvis revisoren senere vil se dokumentation for tidligere år. → Revisoren har taget forbehold
Data i tilknyttede systemer
Bogføringen hænger ofte sammen med andre systemer: bankintegration, udlægsapp, lønsystem, webshop, fakturascanning og godkendelsesflow. Når I skifter bogføringssystem, skifter I måske også nogle af dem, eller integrationen bliver lavet om. Data, der kun lå i integrationen, fx billedet af en scannet faktura eller historikken over en godkendelse, kan forsvinde. Lav en liste over alle integrationer, og tag stilling til hver enkelt: følger data med, skal de eksporteres, eller ligger de allerede et andet sted?
Viden, der forsvinder med medarbejderne
Et systemskift sker ofte samtidig med andre ændringer: en ny økonomichef, en ny revisor eller et opkøb. Den viden om det gamle system, som de tidligere medarbejdere havde, forsvinder hurtigt. Skriv ned, hvordan det gamle system var sat op: kontoplan, momskoder, afdelinger, faste rutiner og særlige posteringer. Det gør det meget lettere at forstå data om nogle år, når ingen længere kan huske, hvordan systemet blev brugt.
Ved virksomhedskøb og fusioner
Køber I en virksomhed og flytter bogføringen over i jeres eget system, gælder det samme. Den købte virksomheds historik skal bevares, og den kan blive vigtig, hvis der senere opstår uenighed om tallene i købsaftalen. Bevar det gamle system eller en fuld eksport, indtil eventuelle frister for krav er udløbet.
Hvem gør hvad?
- Økonomichef · Ejer planen, laver eksporter og afstemninger
- Revisor · Rådgiver om, hvad der skal kunne fremvises
- Gammel leverandør · Leverer eksport og arkivadgang
- Ny leverandør · Indlæser data og bekræfter, hvad der er flyttet
- Ledelse · Godkender budget til arkivering
Det må I ikke gøre
- Opsige det gamle system, før eksporten er kontrolleret.
- Rette i gamle posteringer i forbindelse med overgangen uden at dokumentere hvorfor.
- Gemme eksporten på en medarbejders computer. Den kan forsvinde, når medarbejderen stopper.
- Gå ud fra, at “alt kommer med”. Spørg specifikt om bilag og ændringslog.
Hvis der er en igangværende sag
Er der en tvist, en intern undersøgelse eller en sag med myndighederne, skal I være ekstra forsigtige. Data, der kan være relevante, skal sikres, før der skiftes system, og det kan være nødvendigt at sikre dem på en måde, der kan dokumenteres. Tal med advokaten, før I går videre. Hubben forklarer, hvordan regnskabssystemer sikres: → Bevissikring af regnskabssystemer
Ved næste kontrakt
Skriv ind i kontrakten med den nye leverandør, hvordan I får jeres data ud, hvis I skifter igen, og hvad der følger med. → Cloudtjenester: sikr jer adgang til data og logs, før I skriver under
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste systemskift kan klares med revisor og leverandører, hvis planen er lavet i god tid. Få hjælp, hvis det gamle system allerede er lukket, og data skal gendannes, hvis der er en tvist eller en undersøgelse, eller hvis I skal kunne dokumentere, at data ikke er ændret undervejs.
Læs også: Intern undersøgelse af økonomien: revisor, advokat eller IT-sagkyndig? · Webshoppens administration: rabatkoder, refusioner og medarbejderadgange
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
