Et forbehold i revisionspåtegningen betyder, at revisoren ikke har kunnet få tilstrækkelig dokumentation for en del af regnskabet, eller at revisoren er uenig i en post. I mange tilfælde ligger dokumentationen faktisk et sted i virksomhedens systemer: i et gammelt bogføringssystem, i en backup, i mails eller hos en leverandør. Opgaven er at finde den, få den ud på en måde, der kan forklares, og vise, at den ikke er lavet eller ændret bagefter.
Hvorfor forbeholdet betyder noget
Et forbehold kan få konsekvenser for virksomhedens forhold til banken, investorer, kunder og leverandører. Det kan påvirke kreditvurderinger og gøre det sværere at låne, sælge eller indgå aftaler. Det kan også give spørgsmål fra myndigheder. Derfor er det værd at bruge tid på at løse det, hvis det kan lade sig gøre.
Typiske årsager til forbehold, hvor digitale data kan hjælpe
- Manglende bilag: bilag er forsvundet ved et systemskifte eller ligger hos en tidligere medarbejder.
- Varelager: optælling er ikke dokumenteret, eller lagersystemets tal kan ikke afstemmes.
- Tilgodehavender: det er uklart, om kunder faktisk skylder det, der står i bogføringen.
- Omsætning: salg i kassesystem eller webshop kan ikke afstemmes med bogføringen.
- Nærtstående parter: transaktioner med ejere eller andre selskaber er ikke tilstrækkeligt dokumenteret.
- Manglende historik: et tidligere system er lukket, og data er ikke eksporteret.
Hvad gør I nu?
1. Forstå præcist, hvad revisoren mangler
Bed revisoren om en skriftlig beskrivelse af, hvilke poster forbeholdet handler om, og hvilken dokumentation der ville være tilstrækkelig. Det er sjældent nok at sige “vi har det et sted”. Revisoren skal kunne se, at dokumentationen er fuldstændig og troværdig.
2. Lav en liste over mulige kilder
Tænk bredt over, hvor data kan ligge:
- det nuværende og tidligere bogføringssystemer,
- backup af gamle servere og computere,
- mailkonti, også for medarbejdere, der er stoppet,
- kassesystem, webshop og betalingsløsninger,
- bank og kortindløser,
- leverandører, kunder, lønbureau og tidligere revisor,
- delte drev og cloudtjenester.
→ Backup: hvor langt tilbage kan vi gå?
3. Hent data på en måde, der kan forklares
Det er ikke nok at finde en fil. I skal kunne vise, hvor den kommer fra, og at den ikke er ændret. Notér for hver kilde:
- hvor data blev hentet,
- hvem der hentede dem, og hvornår,
- hvilken metode eller eksportfunktion der blev brugt,
- om data er hentet fra et system, som virksomheden ikke selv kan ændre i, fx banken.
Data fra tredjeparter, som banken eller en betalingsudbyder, er ofte mere troværdige for revisoren end data fra virksomhedens egne systemer, fordi virksomheden ikke selv har kunnet ændre dem.
4. Vis, at data ikke er ændret
Ved vigtige filer kan I beregne en hashværdi, når de hentes. Det er et digitalt fingeraftryk, der viser, om filen senere er ændret. → Hashværdier
Ændringslogs i bogføringssystemet kan også vise, at posteringer ikke er ændret efter regnskabsårets afslutning.
5. Saml og overdrag
Saml dokumentationen i en struktureret form med en oversigt, der forklarer, hvad hver kilde viser. Overdrag den til revisoren, og gem en kopi. Notér, hvad der er overdraget, og hvornår, så der ikke opstår tvivl om, hvad revisoren har fået.
Det gamle bogføringssystem
En meget almindelig årsag til forbehold er, at virksomheden har skiftet bogføringssystem, og at historikken fra det gamle system ikke er fulgt med. Hvis abonnementet stadig kører, eller hvis leverandøren stadig har data, kan det ofte løses. Kontakt den gamle leverandør hurtigt, og spørg, hvad de har, og hvor længe de gemmer det. → Skift af bogføringssystem: bevar historik og ændringslog
Hubben beskriver, hvordan regnskabssystemer sikres, så data kan bruges som dokumentation: → Bevissikring af regnskabssystemer
Data hos tidligere medarbejdere og rådgivere
Nogle gange ligger dokumentationen hos personer, der ikke længere er i virksomheden: en tidligere bogholder, en tidligere direktør eller en tidligere revisor. Postkasser og drev for tidligere medarbejdere kan stadig findes i Microsoft 365 eller Google, hvis de er bevaret. Tjek det, før de bliver slettet automatisk. Har en tidligere rådgiver arbejdspapirer eller kopier af bilag, kan I bede om dem skriftligt. Gem korrespondancen, så I kan vise, hvad I har gjort for at skaffe dokumentationen, også hvis det ikke lykkes.
Næste regnskab
Kan dokumentationen ikke skaffes i tide til dette regnskab, er det stadig værd at arbejde videre. Aftal med revisoren, hvad der skal til for at undgå, at forbeholdet gentages. Ofte handler det om rutiner fremadrettet: at bilag gemmes i systemet, at lageroptællinger dokumenteres, og at historik bevares ved systemskift. Lav en plan med ansvarlige og frister, og følg op i løbet af året, ikke først ved årsafslutningen.
Hvad I siger til banken og andre
Banker og samarbejdspartnere læser revisionspåtegningen. Det er bedre, at de hører fra jer, hvad forbeholdet handler om, og hvad I gør for at løse det, end at de selv finder det. Hold forklaringen faktuel, og lov ikke mere, end I kan dokumentere. Aftal med revisoren, hvad I kan sige om revisorens arbejde. Gem det, I sender, så I senere kan vise, hvad I har oplyst og hvornår.
Hvem gør hvad?
- Ejer eller direktør · Ejer opgaven og prioriterer ressourcer
- Økonomi · Finder data, laver eksporter og afstemninger
- IT eller IT-leverandør · Henter data fra backup og gamle systemer
- Revisor · Vurderer, om dokumentationen er tilstrækkelig
- IT-sagkyndig · Gendanner data og dokumenterer, at de er uændrede
Det må I ikke gøre
- Lave dokumentation bagefter. Et bilag, der er lavet nu for at dække et gammelt køb, er ikke dokumentation, og det kan skade virksomheden alvorligt.
- Ændre i gamle posteringer for at få tallene til at passe.
- Gendanne data på den eneste kopi. Lav altid en kopi først, så originalen ikke ændres.
- Sende revisoren regneark uden kilde. Revisoren skal kunne se, hvor tallene kommer fra.
Når andre tvivler på tallene
Forbeholdet er ofte ikke det eneste problem. Banker, investorer eller købere kan begynde at stille spørgsmål. Den samme dokumentation kan hjælpe her. → Investor eller långiver tvivler på tallene
Er forbeholdet en følge af, at revisoren har fundet uregelmæssigheder, er det en anden type sag, hvor der først skal undersøges, hvad der er sket. → Revisoren har fundet noget
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis data skal gendannes fra gamle backups, computere eller lukkede systemer, eller hvis I skal kunne dokumentere, at data ikke er ændret. En uvildig IT-sagkyndig kan hente og dokumentere data, så revisoren kan stole på dem. Det er særligt relevant, hvis forbeholdet kan føre til en tvist med en tidligere ejer, en køber eller en långiver, fordi dokumentationen så også skal kunne holde over for en modpart.
Læs også: Revisoren har fundet noget: næste skridt for ledelsen · Intern undersøgelse af økonomien: revisor, advokat eller IT-sagkyndig?
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
