Hvor langt tilbage jeres backup rækker, afhænger af jeres opsætning: hvor ofte der tages backup, hvor mange versioner der gemmes, og hvornår de gamle overskrives. Mange virksomheder ved det ikke præcist, før de får brug for det. Når der opstår en sag, er det vigtigste at stoppe overskrivningen af de backupsæt, der kan indeholde spor, før de forsvinder. Det kan IT eller jeres leverandør typisk gøre samme dag.
Backup er ofte det sidste sted, hvor slettede data stadig findes. En mail, der er slettet fra postkassen, en fil, der er fjernet fra fællesdrevet, eller en kundeliste, der er ændret, kan ligge i en backup fra før ændringen. → Backup som bevis
Find svaret, før I får brug for det
Stil IT eller jeres leverandør disse spørgsmål, og bed om svaret skriftligt:
- ☐ Hvilke systemer tages der backup af? Og hvilke ikke?
- ☐ Hvor ofte tages der backup?
- ☐ Hvor mange versioner gemmes, og hvor langt tilbage rækker den ældste?
- ☐ Hvornår overskrives eller slettes gamle versioner automatisk?
- ☐ Hvor ligger backuppen, og hvem har adgang til den?
- ☐ Kan et bestemt backupsæt tages ud af rotationen, så det ikke overskrives?
- ☐ Hvor hurtigt kan det gøres, også uden for arbejdstid?
- ☐ Er backuppen testet, og hvornår blev en gendannelse sidst prøvet?
Svarene hører hjemme i jeres oversigt over systemer. → Datakort: hvor ligger vores data?
Mail og cloud er ikke altid med
En udbredt misforståelse er, at Microsoft 365 og Google Workspace selv tager backup af alt. De har funktioner til at gendanne slettede data i en periode, men det er ikke det samme som en backup, I selv styrer. Når perioden er udløbet, er data væk, medmindre I har en separat backup eller et hold. → Microsoft 365 og Google er ikke backup
Tjek derfor, om jeres backup også omfatter mail, OneDrive, SharePoint, Teams og Google Drive, eller kun jeres servere og computere.
Hvad gør I, når der opstår en sag?
- Notér, hvornår det relevante skete. Hvis en medarbejder har slettet filer i sidste uge, skal I bruge backupsæt fra før det tidspunkt.
- Bed IT tage de relevante backupsæt ud af rotation med det samme. Det er det vigtigste skridt. Hver dag, der går, kan et ældre sæt blive overskrevet.
- Bed om dokumentation. Hvilke sæt er fastfrosset, fra hvilken dato, af hvem, og hvor ligger de?
- Gendan ikke over de nuværende data. Gendannes en gammel version direkte i systemet, overskriver den det, der er nu, og så kan det også være et spor, der forsvinder.
- Lad en IT-sagkyndig gendanne til et separat sted, hvis indholdet skal bruges som dokumentation i en tvist.
- Skriv det hele i jeres bevislog.
Er det en medarbejder, der har slettet før fratrædelsen, er backuppen ofte jeres bedste mulighed. → Medarbejderen har slettet mails og filer før fratrædelsen
Computere og telefoner
Backup tænkes ofte som noget, der handler om servere og cloud. Men mange data ligger kun på den enkelte computer eller telefon: lokale filer, noter, gemte beskeder og billeder. Er der ikke backup af dem, findes de kun på selve enheden.
Spørg derfor også:
- Tages der backup af medarbejdernes computere, eller kun af det, der ligger i skyen?
- Har firmatelefonerne backup, og i så fald til hvilken konto? Er det virksomhedens eller medarbejderens private?
- Hvad sker der med backuppen, når en medarbejder stopper, og enheden nulstilles?
Ligger telefonens backup på en privat konto, kan virksomheden ikke selv hente den. Det er en god grund til at afklare det i jeres regler for firmatelefoner, før der opstår en sag.
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter at fastfryse og godkender udgiften
- IT eller IT-leverandør · Tager sæt ud af rotation og dokumenterer
- IT-sagkyndig · Gendanner og sikrer, så det kan efterprøves
- Advokat · Vurderer, hvor længe sættene skal bevares
Det skal I lade være med
- Lad være med at vente. Backuprotation sker automatisk, typisk hver nat. Det, der findes i dag, er måske væk i morgen.
- Lad være med at gendanne direkte i produktionen for at se, hvad der lå der. Brug et separat sted.
- Lad være med at lade den, der kan være involveret, styre backuppen alene. Hvis den mistænkte er IT-ansvarlig, så involvér leverandøren eller en uvildig IT-sagkyndig.
- Lad være med at slette fastfrosne sæt efter sagen uden en beslutning. Notér, hvornår de må slettes, og hvem der har besluttet det.
Backupstrategi med bevis for øje
Det er sjældent nok at gemme den seneste backup. En god strategi gemmer flere versioner med forskellig afstand, fx daglige versioner for den seneste tid og ugentlige eller månedlige længere tilbage. Så kan I gå tilbage både til i går og til for nogle måneder siden.
Tænk over, hvor langt tilbage I realistisk kan få brug for at gå. Mange sager opdages sent. En medarbejder, der har ændret noget i regnskabet, bliver måske først opdaget ved årsafslutningen. En backup, der kun rækker en måned tilbage, hjælper ikke i den situation.
Samtidig skal I være opmærksomme på, at backup også indeholder persondata. Det, I sletter efter jeres slettepolitik, ligger stadig i backuppen, indtil den er overskrevet. Det skal fremgå af politikken, hvor længe backup gemmes, og hvorfor.
Backuppen skal også kunne beskyttes
Ved angreb med kryptering er backuppen ofte et af målene. Hvis angriberen kan slette eller kryptere backuppen, er både genopretningen og beviserne væk. En kopi, der ikke kan ændres eller slettes i en periode, og som ligger adskilt fra de øvrige systemer, beskytter mod det.
Det samme gælder internt. Kan en enkelt administrator slette al backup, er der ingen sikring mod, at det sker ved en fejl eller med vilje. Overvej derfor, at sletning af backup kræver to personer, eller at mindst én kopi ligger hos en anden end den, der administrerer systemerne til daglig.
Hvis backuppen ikke virkede
Det sker, at en virksomhed opdager, at backuppen ikke har virket i lang tid, eller at den ikke kan gendannes. Er det leverandørens ansvar, kan det blive en sag i sig selv. Så er det vigtigt at dokumentere, hvad der var aftalt, og hvad der faktisk er sket, før nogen retter op. → Backuppen virkede ikke
Hvornår skal I have hjælp?
Få hjælp udefra, hvis indholdet af backuppen skal bruges som dokumentation i en tvist, hvis I er usikre på, hvilke sæt der skal fastfryses, eller hvis jeres egen IT er en del af sagen. En uvildig IT-sagkyndig kan gendanne til et separat sted, beregne kontrolværdier og dokumentere forløbet, så det kan efterprøves. Haster det, fordi backuppen overskrives i nat, så sig det. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: ISO 27001 og indsamling af bevismateriale · Onboarding: det, der skal være på plads fra første dag · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
