Microsoft 365 og Google er ikke backup: hvad betyder det i en sag?

Mange virksomheder tror, at alt i Microsoft 365 eller Google Workspace ligger sikkert, fordi det ligger i skyen. Det gør det også, i den forstand at tjenesten sjældent går tabt. Men tjenesten er bygget til at holde jeres data tilgængelige, ikke til at kunne finde det frem, som nogen slettede for et år siden. Når en sag kræver gamle mails eller filer, er det ofte her, virksomheden opdager forskellen.

Artiklen handler ikke om, hvilken backupløsning I skal købe. Den handler om, hvad ledelsen skal vide om ansvarsdelingen, før der opstår en sag, og hvad I gør, når den er opstået.

Hvad udbyderen sørger for, og hvad I selv sørger for

Groft sagt sørger udbyderen for, at tjenesten kører, og at jeres data ikke forsvinder, fordi et datacenter går ned. Det, en bruger eller administrator selv sletter, er en anden sag. Det havner typisk i en papirkurv og bliver liggende en periode, hvorefter det slettes endeligt.

Perioderne afhænger af tjenesten, licensen og jeres egne indstillinger. De kan ændre sig. Derfor skal I ikke regne med, at slettede data kan hentes tilbage efter flere måneder, medmindre I har sikret jer det.

→ Hvor længe gemmes data i Microsoft 365, Google og på telefoner?

Det betyder i praksis, at to ting kan ske uden, at nogen opdager det:

• en medarbejder sletter mails eller filer, og papirkurven tømmes efter fristen,
• en konto bliver slettet ved fratrædelse, og postkassen og drevet forsvinder med den.

Begge dele er normale driftshandlinger. De bliver først et problem, når der opstår en sag, og nogen spørger efter netop de data.

Hvorfor det betyder noget i en sag

I en tvist er spørgsmålet ofte, hvad der skete på et bestemt tidspunkt. Hvad skrev sælgeren til kunden? Hvem ændrede tilbuddet? Hvornår blev filen delt med en ekstern adresse? Er data slettet, og er fristen udløbet, kan svaret være væk.

Der er også en anden side. Har virksomheden slettet data, efter at en sag kunne forudses, kan det blive brugt imod jer. Det gælder også, når sletningen skete automatisk, og ingen gjorde det med vilje. Derfor skal ledelsen vide, hvad der slettes automatisk, og kunne stoppe det.

→ Slettepolitik og bevarelse

Typiske situationer

Forskellen mellem drift og backup viser sig sjældent i hverdagen. Den viser sig i situationer som disse:

• En sælger har sagt op for et halvt år siden, og kontoen blev slettet efter en måned. Nu er der mistanke om, at kunder blev kontaktet fra den private mail før fratrædelsen.
• En projektleder har ryddet op i en delt mappe, og en kunde påstår, at et bestemt dokument aldrig blev sendt.
• En leder har slettet en mailtråd om en aftale, og tvisten med leverandøren begynder først mange måneder senere.

I alle tre tilfælde er spørgsmålet det samme: Findes data stadig et sted, og hvor længe? Svaret afhænger af indstillinger, som nogen valgte for længe siden, ofte uden at tænke på en sag.

Hvad gør I nu, hvis der er opstået en sag?

1. Stop sletning. Bed IT stoppe sletning af konti og tømning af papirkurve for de personer, sagen angår.
2. Slå bevarelse til, hvis jeres licens har det. I Microsoft 365 hedder det blandt andet litigation hold. I Google Workspace sker det via Vault, hvis I har det. → Litigation hold i Microsoft 365
3. Find ud af, hvad der allerede er væk. Bed IT undersøge, hvad der ligger i papirkurve, og hvornår fristerne udløber.
4. Tjek, om I har en ekstra backup. Mange virksomheder har købt en backup af Microsoft 365 eller Google uden at ledelsen ved det. Spørg IT-leverandøren direkte.
5. Sikr revisionsloggen. Den viser blandt andet, hvem der slettede hvad og hvornår, og den har også en begrænset levetid.
6. Skriv beslutningerne ned. Notér, hvornår I bad om bevarelse, hvem der gjorde det, og hvad der allerede var slettet.

Hvem gør hvad?

• Ejer eller direktør · Beslutter at bevare og prioriterer det
• IT eller IT-leverandør · Stopper sletning, slår bevarelse til, sikrer logs
• Advokat · Vurderer, hvad der skal bevares, og hvor længe
• IT-sagkyndig · Sikrer data og logs, så de kan bruges i sagen

Ligger IT-driften hos en leverandør, skal I bede om skriftlig bekræftelse på, hvad der er gjort. → Når IT-driften ligger hos en ekstern leverandør

Det skal I lade være med

• Antage, at alt kan findes. Spørg, og få svaret skriftligt.
• Gendanne slettede data i den aktive postkasse uden plan. Gendannelse kan være nødvendig, men gør det i samråd med den, der skal sikre data, så det kan dokumenteres.
• Slette kontoen ved fratrædelse, fordi licensen koster penge. Licensen er billig i forhold til tabte beviser.
• Købe en backupløsning og tro, at den dækker bagud. En ny backup kan kun gemme det, der findes, fra den dag den sættes i gang.

Før næste sag: spørgsmål til ledelsen

Ansvarsdelingen er ikke kun et IT-spørgsmål. Det er en beslutning om, hvor meget virksomheden vil kunne dokumentere senere. Stil disse spørgsmål til IT eller IT-leverandøren:

• ☐ Hvor længe kan vi finde slettede mails og filer frem i dag?
• ☐ Har vi en backup af Microsoft 365 eller Google ud over det, udbyderen selv gemmer?
• ☐ Hvad sker der med postkasse og drev, når en medarbejder stopper?
• ☐ Hvor længe gemmes revisionsloggen med vores licens?
• ☐ Hvem kan slå bevarelse til, og hvor hurtigt?
• ☐ Er det skrevet ned, så andre end én person kan gøre det?

Svarene skal ikke føre til, at I gemmer alt for evigt. Persondatareglerne kræver, at data ikke gemmes længere end nødvendigt. Pointen er, at sletning skal ske efter en politik, som kan stoppes, når der opstår en sag.

Hvornår skal I have hjælp udefra?

Har I en konkret sag, hvor data kan være slettet, eller hvor fristerne er ved at udløbe, så få en IT-sagkyndig ind hurtigt. Det gælder især, hvis jeres egen IT-medarbejder eller leverandør selv kan blive spurgt om, hvordan data forsvandt. En uvildig sagkyndig kan sikre det, der findes, og beskrive, hvad der ikke længere findes, og hvorfor.

Nielco IT sælger ikke backupprodukter og har ingen leverandørpartnerskaber, så rådgivningen handler om jeres sag, ikke om et køb. Haster det, fordi en frist udløber inden for få dage, så sig det. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud

Kort sagt

Skyen er driftssikker, men den husker ikke alt. Ledelsen skal vide, hvad der slettes automatisk, hvem der kan stoppe det, og om der findes en backup. Det er tre spørgsmål, der tager en time at få svar på, og som kan afgøre en sag.

Læs også: Gamle mails i PST-filer, arkiver og på fællesdrev · Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet: blokér, konvertér eller slet?

→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT