Når en sag handler om noget, der skete for flere år siden, ligger de vigtige mails sjældent i den nuværende postkasse. De ligger i PST-filer fra en gammel Outlook, i et arkiv fra før skiftet til Microsoft 365 eller i en mappe på fællesdrevet, som ingen har rørt længe. Filerne kan være gode beviser, men kun hvis I finder dem, lader dem være i fred og får dem sikret, før nogen åbner dem.
Artiklen er skrevet til IT-ansvarlige og ledere, der skal finde gamle mails frem uden at ødelægge dem.
Hvorfor gamle mails ofte ligger uden for postkassen
De fleste virksomheder har været igennem mindst én migrering. Måske gik I fra en lokal Exchange-server til Microsoft 365, fra én udbyder til en anden eller fra POP-mail til en rigtig postkasse. Ved hver flytning bliver der typisk lavet eksporter, og de bliver liggende.
Typiske steder er:
- PST-filer på medarbejderes computere, ofte i mappen Dokumenter eller på skrivebordet,
- PST-filer på et fællesdrev eller en filserver, som IT lagde der under en migrering,
- arkivfiler fra Outlooks automatiske arkivering,
- eksporter fra en tidligere mailudbyder, ofte i andre formater,
- gamle computere og eksterne diske, som står på et lager,
- backup af den gamle mailserver.
Har en medarbejder haft en meget stor postkasse, kan IT også have lavet arkiver for at frigøre plads. De ligger tit uden dokumentation for, hvem der lavede dem, og hvornår.
→ Hvor længe gemmes data i Microsoft 365, Google og på telefoner?
Hvad gør I nu?
- Stop oprydning. Er der planlagt sletning af gamle drev, nedlukning af en server eller bortskaffelse af gamle computere, så sæt det på pause. Skriv ned, hvad der er sat på pause, og hvornår.
- Lav en liste, før I åbner noget. Søg efter filer med endelsen .pst og .ost på fællesdrev og servere. Notér sti, filnavn, størrelse og de datoer, filsystemet viser. Selve søgningen ændrer normalt ikke filerne, men åbn dem ikke.
- Spørg dem, der var med ved migreringen. Den tidligere IT-leverandør eller en medarbejder fra dengang kan ofte fortælle, hvor eksporterne blev lagt, og om der findes flere kopier.
- Find de gamle computere. Står der maskiner på lageret fra den periode, sagen handler om, så mærk dem og stil dem til side.
- Få filerne sikret. En IT-sagkyndig kopierer PST-filerne og beregner kontrolværdier, så det senere kan vises, at kopien svarer til originalen. → Hashværdier forklaret
- Gennemgå kun kopien. Når filerne er sikret, kan søgning og gennemgang ske i en kopi, ikke i originalen.
Hvorfor I ikke bare skal åbne filen i Outlook
Det er fristende at dobbeltklikke på PST-filen og søge efter de relevante mails. Det er netop det, der kan skade dem.
Når en PST-fil åbnes i Outlook, kan programmet skrive i filen. Ulæste mails kan blive markeret som læst, mapper kan blive indekseret, og filens egne tidsstempler ændres. Er filen beskadiget, kan Outlook forsøge at reparere den, og så er originalen ikke længere den samme. Det betyder ikke nødvendigvis, at indholdet er tabt, men det kan give modparten et argument for, at materialet er ændret.
Der er også en praktisk grund. Er filen åbnet og ændret, skal nogen senere kunne forklare, hvem der åbnede den, hvornår og hvorfor. Den forklaring er lettere at undgå end at give. Har nogen allerede åbnet filen, så skriv det ned nu: hvem, hvornår, på hvilken computer og hvad der blev gjort. Et ærligt notat er langt bedre end et hul i historikken, som modparten selv finder.
Det samme gælder, hvis I flytter filen mellem drev uden at tænke over det. Nogle kopieringsmåder bevarer de oprindelige datoer, andre gør ikke. Filens datoer på fællesdrevet kan være et af de få spor, der viser, hvornår arkivet blev lavet.
→ Hvad er metadata, og hvorfor betyder det noget som bevis?
Hvem gør hvad?
- Leder · Beslutter at bevare og stopper planlagt oprydning
- IT · Finder og registrerer filer uden at åbne dem
- Tidligere IT-leverandør · Oplyser, hvor eksporter og arkiver blev lagt
- IT-sagkyndig · Sikrer filerne og gør dem søgbare i en kopi
- Advokat · Vurderer, hvad der er relevant, og hvem der må se det
Hold kredsen lille, især hvis arkiverne tilhører en medarbejder, sagen handler om.
Det skal I lade være med
- Åbne originalen i Outlook. Brug kun en sikret kopi.
- Importere PST-filen i en aktiv postkasse. Så blandes de gamle mails med nye, og datoerne for importen kan forvirre.
- Køre reparationsværktøjer på originalen. Lad en sagkyndig vurdere en beskadiget fil.
- Slette dubletter. To ens arkiver kan have forskellige datoer, og forskellen kan være vigtig.
- Sende filen rundt på mail. Den er stor, den kan indeholde fortrolige oplysninger, og hver kopi skal kunne forklares.
Persondata og medarbejderes private mails
Gamle arkiver indeholder ofte private mails. Medarbejdere har brugt arbejdsmailen til familie, læge og bank, og det følger med i arkivet. Det betyder ikke, at I ikke må bevare filen. Men gennemgangen skal være afgrænset til sagen, og private mails skal behandles varsomt.
Tjek jeres IT-politik, eventuel kontrolaftale og overenskomst, før nogen begynder at læse. Reglerne om behandling af medarbejderes data gælder også for gamle arkiver.
→ Må vi læse medarbejderens mail?
Arkiver på fællesdrev og i gamle systemer
Ikke alle gamle mails ligger i PST-filer. Nogle virksomheder har gemt vigtige mails som enkeltfiler i sagsmapper, for eksempel som .msg-filer. Andre har haft et mailarkiveringssystem, som stadig kører, eller som blev lukket ved skiftet.
Tjek derfor også:
- sagsmapper og projektmapper på fællesdrevet,
- om et gammelt arkiveringssystem stadig har data, og hvem der har adgang,
- om licensen til det gamle system er opsagt, og hvornår data slettes,
- om der findes backupbånd eller diske fra den gamle mailserver.
Er backup det eneste sted, mails findes, skal den tages ud af rotation med det samme. → Backup som bevis: når originalen er væk
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Kontakt en IT-sagkyndig, når:
- sagen kan ende i en tvist, hvor mailenes ægthed kan blive anfægtet,
- filerne er store, beskadigede eller i et format, I ikke kan læse,
- arkiverne tilhører en medarbejder, sagen handler om,
- I er i tvivl om, hvorvidt filerne allerede er ændret.
Nielco IT er IT-sagkyndig med retssagserfaring og arbejder for virksomheder, advokater og domstole. Haster det, fordi et drev eller en server skal lukkes, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Efter sagen
Brug sagen til at rydde op på en kontrolleret måde. Lav en oversigt over, hvor gamle arkiver ligger, hvem der ejer dem, og hvor længe de skal gemmes. Så skal I ikke lede næste gang, og I sletter ikke noget, der kunne have været brug for.
Læs også: Filserveren på kontoret: hvem åbnede mappen? · Microsoft 365 og Google er ikke backup: hvad betyder det i en sag?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
