Når en medarbejder stopper, står IT med tre knapper i Microsoft 365: blokér login, konvertér postkassen til en delt postkasse, eller slet brugeren. De ser ud som tre måder at gøre det samme på. Det er de ikke. Blokering bevarer alt. Konvertering bevarer postkassen, men ikke nødvendigvis resten. Sletning sætter et ur i gang, og når det er løbet ud, er data væk. Er der den mindste tvivl om, at der kan komme en sag, så blokér først, og slet ikke, før nogen har besluttet det.
Artiklen handler om valget og ansvarsfordelingen. Den tekniske side af at sikre mail i Microsoft 365 står på hubben. → Bevissikring af mail i Microsoft 365
De tre valg kort
- Blokér login · Hvad sker der: Brugeren kan ikke logge ind; alt ligger urørt · Bevismæssigt: Sikkert, så længe licensen beholdes
- Konvertér til delt postkasse · Hvad sker der: Postkassen bliver fælles og kan bruges uden licens inden for visse grænser · Bevismæssigt: Postkassen bevares, men OneDrive og andre data følger ikke med
- Slet brugeren · Hvad sker der: Kontoen kan gendannes i en kort periode; derefter slettes den · Bevismæssigt: Data forsvinder, medmindre der er sat et hold
Blokér login: det sikre første skridt
At blokere login betyder, at medarbejderen ikke længere kan komme ind, men at postkasse, OneDrive, Teams-chats og logs ligger, som de lå. Det er det rigtige første skridt i næsten alle fratrædelser. Husk samtidig at logge brugeren ud af alle sessioner og fjerne registrerede enheder, så adgang via en telefon eller en app også lukkes.
Ulempen er, at licensen skal beholdes. Det koster et månedligt beløb. Men det er en lille udgift i forhold til et tabt bevis. Aftal med økonomi, hvor længe licensen beholdes, og hvem der beslutter at stoppe den. → Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
Konvertér til delt postkasse: praktisk, men ikke hele billedet
Mange virksomheder konverterer den fratrådtes postkasse til en delt postkasse, så kolleger kan læse indgående mail fra kunder. Det er praktisk, og postkassen bevares. Men tre ting skal I være opmærksomme på:
- Når kolleger læser og flytter mails i postkassen, ændres den. Mails markeres som læst, flyttes eller slettes. Det kan gøre det sværere at se, hvad den fratrådte selv gjorde.
- OneDrive, Teams-chats og andre data følger ikke med postkassen. Slettes brugeren efter konverteringen, kan de forsvinde. → OneDrive hos en fratrådt medarbejder
- Et hold på en delt postkasse kan kræve en licens.
Overvej at lade postkassen ligge urørt og sætte et autosvar op i stedet, der henviser kunderne til en kollega. Så kan postkassen bevares uændret, mens kunderne stadig får svar.
Slet brugeren: det, der ikke kan fortrydes
Når en bruger slettes i Microsoft 365, kan den i en kort periode gendannes. Derefter slettes den endeligt, og med den postkassen og efter en frist også OneDrive. Det er ikke altid tydeligt i administrationsportalen, hvor kort tid der er tilbage. Mange IT-folk sletter fratrådte brugere som rutine efter en uge eller en måned, fordi det sparer licenser og holder listen ren.
Det er netop den rutine, der kan koste en sag. Når mistanken mod en tidligere medarbejder opstår, er det ofte flere uger efter fratrædelsen. Er kontoen slettet og fristen udløbet, kan postkassen kun genskabes, hvis der var et hold, eller hvis der findes en backup uden for Microsoft 365. → Litigation hold i Microsoft 365
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Blokér login samme dag, som medarbejderen stopper. Log ud af alle sessioner.
- Lad postkasse og OneDrive ligge urørt. Lad være med at konvertere, før det er besluttet.
- Vurdér, om der kan komme en sag. Konkurrenceklausul, konflikt, fratrædelse til en konkurrent, uafklarede forhold. Er svaret ja eller måske, så sæt et hold.
- Beslut, hvem der får adgang til postkassen. Skriv beslutningen ned med formål.
- Fastsæt en dato for sletning, og lad ledelsen godkende den. Sletning er en beslutning, ikke en rutine.
- Notér alt. Hvornår blev login blokeret, hvem fik adgang, hvornår blev der sat hold, hvornår blev kontoen slettet.
Teams, kalender og andre data
Postkassen er ikke det eneste, der hører til kontoen. Teams-chats, kalender, filer delt fra OneDrive og medlemskaber af grupper hænger også på brugeren. Nogle af dem ligger i postkassen, andre ligger andre steder. Når kontoen slettes, kan dele af det forsvinde, mens andet bliver liggende i fælles kanaler. Det kan være svært at overskue, og derfor er blokering uden sletning det sikre valg, indtil nogen har vurderet sagen.
Tjek også, om medarbejderen ejede grupper, teams eller delte mapper. Når ejeren slettes, kan der opstå spørgsmål om, hvem der har adgang, og om indholdet bliver hængende. Overdrag ejerskabet til en kollega, og skriv ned, hvornår det skete.
Hvem gør hvad
- HR giver IT besked om fratrædelsen og om, der er særlige forhold.
- Lederen beslutter, om der skal sættes hold, og hvornår kontoen må slettes.
- IT blokerer, sætter hold og sletter først, når det er godkendt.
- Økonomi ved, at licensen beholdes en periode af en grund.
Lav en fast procedure, så ingen sletter på eget initiativ. → Offboarding uden at miste beviser
Det skal I lade være med
- Slet ikke kontoen som rutine, før nogen har vurderet, om der kan komme en sag.
- Lad ikke kolleger rydde op i postkassen. Læsning er ofte nødvendig, men flytning og sletning bør undgås.
- Fjern ikke licensen uden at vide, hvad der sker med data. Fjernelse af licens kan også sætte en frist i gang.
- Giv ikke den nye medarbejder den gamle konto. Så blandes to personers aktivitet sammen, og det bliver umuligt at skelne.
Hvis kontoen allerede er slettet
Er kontoen slettet for nylig, så tjek med det samme, om den stadig kan gendannes. Gør den det, så gendan den og blokér login. Er fristen udløbet, så undersøg, om der var et hold, om der findes en backup uden for Microsoft 365, eller om relevante mails findes hos kolleger og modtagere. Skriv ned, hvornår kontoen blev slettet, og af hvem. Det er bedre at forklare et hul end at blive spurgt om det senere.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når der allerede er mistanke, eller når en sag er sandsynlig. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre postkasse, OneDrive og logs, før noget ændres, og dokumentere sikringen, så den kan bruges i en tvist. Haster det, fordi en slettefrist er ved at udløbe, så sig det. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Microsoft 365 og Google er ikke backup: hvad betyder det i en sag? · OneDrive hos en fratrådt medarbejder: fristen før filerne slettes
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
