Når en licens eller et abonnement ophører, forsvinder data sjældent med det samme. Men de forsvinder. Efter en periode lukkes adgangen, og efter endnu en periode slettes indholdet for altid. Ingen ringer og advarer. Derfor skal økonomi og IT tale sammen, før en licens opsiges, og spørge om én ting: Er der data her, som kan blive vigtige i en sag?
Artiklen handler om de situationer, hvor licenser opsiges som en del af almindelig drift: en medarbejder stopper, et system udskiftes, en afdeling lukker, eller der skal spares. Det er i de situationer, beviser forsvinder uden, at nogen har besluttet det.
Hvorfor det sker
Licenser er ofte økonomis ansvar. Fakturaen kommer, og den betales eller opsiges. Data er IT’s ansvar. Og viden om mulige tvister ligger hos ledelsen eller HR. Når de tre ikke taler sammen, kan en licens blive opsagt for at spare penge, mens der er en sag under opsejling.
Typiske eksempler:
- En fratrådt medarbejders licens fjernes for at spare. Postkassen og OneDrive slettes efter en frist.
- Et gammelt CRM-system opsiges, efter at data er flyttet. Ændringshistorikken flyttede ikke med.
- Et abonnement på en samarbejdstjeneste, som én afdeling brugte, udløber. Ingen eksporterede beskederne.
- Et tilkøb med længere loggemmetid fjernes ved en budgetrunde. Ældre logs forsvinder.
Hvad der typisk sker, når en licens ophører
Forløbet er forskelligt fra tjeneste til tjeneste, men mønstret er ofte det samme:
- Abonnementet udløber. Der er en periode, hvor alt fungerer, eller hvor brugerne kun kan læse.
- Adgangen lukkes. Kun administratorer kan komme ind, eller ingen kan.
- Data slettes. Efter en frist slettes indholdet hos leverandøren, og det kan ikke genskabes.
Fristerne er ofte korte og kan ændre sig. Tjek dem for hver tjeneste, før I opsiger.
For Microsoft 365 er der en særlig fælde ved fratrådte medarbejdere: Når licensen fjernes fra en bruger, eller brugeren slettes, starter en nedtælling for postkasse og OneDrive. → OneDrive hos en fratrådt medarbejder: fristen før filerne slettes
Sådan gør I, før en licens opsiges
For en fratrådt medarbejder
- ☐ Spørg lederen og HR: Er der uenighed, mistanke eller en mulig tvist?
- ☐ Hvis ja eller måske: Bevar postkasse og filer, før licensen fjernes.
- ☐ Skriv ned, hvad der er bevaret, hvor og hvornår.
→ Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet
For et system, der udskiftes
- ☐ Eksportér ikke kun data, men også historik, ændringslog og brugerlog.
- ☐ Gem eksporten et sted, hvor den ikke ryddes op i.
- ☐ Notér, hvordan eksporten blev lavet, og hvem der lavede den.
- ☐ Tjek, om der er åbne tvister med kunder eller leverandører, hvor systemet indeholder relevante oplysninger.
For et tilkøb eller en højere licens
- ☐ Spørg IT, hvad der forsvinder, når tilkøbet fjernes.
- ☐ Eksportér de logs, der kan blive relevante, før de forsvinder.
Når hele virksomheden skifter platform
Et skifte fra én platform til en anden, for eksempel fra Google Workspace til Microsoft 365 eller fra en lokal server til skyen, er den situation, hvor flest data forsvinder på én gang. Flytningen er planlagt og budgetteret, og fokus er på, at medarbejderne kan arbejde mandag morgen. Det, der ikke flyttes med, opdages først senere.
Typisk flytter mails og filer fint. Men loggen flytter ikke. Versionshistorik, oplysninger om hvem der oprettede og ændrede en fil, delingshistorik og chats fra den gamle platform går ofte tabt eller får nye tidsstempler ved flytningen. Det betyder, at en fil, der blev oprettet for tre år siden, kan stå som oprettet på flyttedagen.
Før et platformsskifte:
- ☐ Spørg ledelsen, om der er åbne eller mulige tvister.
- ☐ Bevar den gamle platform, eller lav en dokumenteret eksport, inklusive logs, før abonnementet opsiges.
- ☐ Notér, hvilke metadata der ikke flytter med.
- ☐ Hold den gamle platform i drift, til I er sikre på, at intet mangler, hvis budgettet tillader det.
Det koster en ekstra måneds licens at vente. Det kan koste meget mere at mangle historikken i en tvist.
Gør det til en fast regel
Det enkleste er at indføre en fast regel: Ingen licens eller ingen tjeneste med virksomhedsdata opsiges, uden at IT har svaret på, hvad der sker med data, og ledelsen har bekræftet, at der ikke er kendte tvister. Det kan klares med en kort mail. Svaret gemmes sammen med opsigelsen, så det senere kan ses, hvem der godkendte den, og på hvilket grundlag. Hvis der ikke er tid til at vente på svar, så lad hellere licensen køre en måned ekstra end at opsige i blinde.
Reglen bør stå i jeres procedure for fratrædelser og i jeres procedure for indkøb og opsigelse af IT. Den bør også gælde, når en afdeling selv har købt en tjeneste på et firmakort, uden om IT. → Skygge-IT: når data ligger i tjenester, IT ikke kender
Hvem gør hvad
- Økonomi · Spørger, før licenser og abonnementer opsiges
- IT · Svarer på, hvad der sker med data, og eksporterer
- Leder eller HR · Bekræfter, om der er en mulig tvist
- Ejer · Beslutter, hvor længe data skal bevares
Det skal I lade være med
- At opsige for at spare, før I ved, hvad der forsvinder. Den sparede licens kan blive dyr, hvis den eneste kopi af et vigtigt spor forsvinder med den.
- At gå ud fra, at leverandøren har en kopi. Når fristen er udløbet, er data som regel slettet for altid.
- At eksportere uden at notere hvordan. En eksport uden dokumentation er sværere at bruge som bevis.
- At bevare alt for altid. Persondata må ikke opbevares længere end nødvendigt. Beslut en periode, og skriv formålet ned.
Når det allerede er sket
Er licensen allerede opsagt, så handl hurtigt. Kontakt leverandøren med det samme, og spørg, om data stadig kan genskabes, og hvad det kræver. Ofte kan en licens genaktiveres inden for fristen. Notér, hvad der er sket og hvornår, og tal med jeres advokat, hvis der er en sag på vej. Andre spor kan stadig findes: i backup, i kollegers postkasser, hos kunder og i logs fra andre systemer. Stop også yderligere oprydning, indtil I har overblik. Det er ofte ikke den første sletning, der gør skaden, men den næste, som ingen tænkte over.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis data fra en opsagt tjeneste er centrale i en sag, eller hvis I skal eksportere fra et system, der lukker, og eksporten skal kunne bruges som bevis. En sagkyndig kan sikre data på en måde, der kan efterprøves. → Opsigelse af en IT-leverandør: sikr data og logfiler først
Læs også: Licensniveau og beviser: når den billige licens ikke gemmer det, I skal bruge · Eksterne delinger i SharePoint og Teams: hvem har adgang udefra?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
