I har besluttet at opsige jeres IT-leverandør, måske fordi samarbejdet ikke fungerer, måske fordi I er uenige om fejl og regninger. Det farligste tidspunkt for jeres beviser er dagen, hvor opsigelsen bliver sendt. Derfra kan adgange lukkes, logs udløbe og dokumentation forsvinde. Sikr derfor data og logfiler, før leverandøren ved, at I går.
Det handler ikke om mistillid. Mange opsigelser forløber fint. Men hvis de ikke gør, er det for sent at sikre noget bagefter.
Hvorfor rækkefølgen betyder noget
Mange leverandører har administratoradgang til jeres systemer, og nogle gange har de den eneste. Når samarbejdet slutter, kan der opstå situationer som disse:
- Administratorkonti ligger hos leverandøren, ikke hos jer.
- Logfiler gemmes kun en begrænset periode og roterer. → Firewall-, VPN- og loginlogs
- Dokumentation af netværk, opsætning og ændringer findes kun i leverandørens egne systemer.
- Backup kan ligge hos leverandøren og blive slettet, når aftalen ophører.
- Sagssystemet med jeres supporthenvendelser lukkes for jer.
- Domæner og licenser kan være registreret i leverandørens navn. → Hvem ejer domænet og kontoen?
Hvis en tvist om fejl, forsinkelser eller fakturaer følger efter, er det netop disse data, der skal vise, hvad der skete.
Hvem gør hvad
- Ledelse · Beslutter tidspunkt og holder planen fortrolig
- Intern IT eller ny leverandør · Overtager adgange og eksporterer logs
- Økonomi · Samler aftaler, fakturaer og timeopgørelser
- Advokat · Gennemgår exitbestemmelser og opsigelsen
- IT-sagkyndig · Sikrer systemer uvildigt, hvis fejl er omstridte
Hold kredsen lille, indtil adgangene er på plads. Ved leverandøren besked for tidligt, er I afhængige af, at alt bliver udleveret frivilligt.
Exitplan i fire faser
Fase 1: Før opsigelsen
- ☐ Find ud af, hvem der ejer administratorkonti til Microsoft 365, Google Workspace, domæner, firewall og servere.
- ☐ Sørg for, at mindst én af jeres egne medarbejdere har fuld administratoradgang.
- ☐ Eksportér revisionslogs fra cloud-tjenesterne. → Unified Audit Log i Microsoft 365
- ☐ Gem sager, kommentarer og historik fra leverandørens supportsystem, så langt I har adgang.
- ☐ Saml aftaler, tillæg, fakturaer og timeopgørelser.
- ☐ Notér, hvor jeres backup ligger, og hvem der har adgang til den.
Fase 2: Ved opsigelsen
- ☐ Send opsigelsen skriftligt og gem kvittering.
- ☐ Bed om udlevering af data, dokumentation og logs i et aftalt format og inden for en frist. Tjek, hvad kontrakten siger om exit og udlevering.
- ☐ Bed leverandøren bevare logs og backup, til overdragelsen er afsluttet.
→ Exit-bistand og dataudlevering ved ophør
Fase 3: Under overdragelsen
- ☐ Skift adgangskoder og fjern leverandørens konti, når jeres egne adgange er bekræftet.
- ☐ Notér dato og klokkeslæt for hver ændring, og hvem der udførte den.
- ☐ Lad den nye leverandør dokumentere den tilstand, systemerne blev overtaget i.
Fase 4: Efter overdragelsen
- ☐ Kontrollér, at de udleverede data er komplette.
- ☐ Opbevar eksporterne samlet, med dato og en beskrivelse af, hvor de kommer fra.
- ☐ Før en log over, hvem der har haft adgang til materialet. → Skabelon til intern log over beviser
Hvad skal I sikre?
- Revisionslogs i cloud · Viser hvem der loggede ind og ændrede hvad
- Firewall- og VPN-logs · Viser adgange udefra, også leverandørens
- Supportsager · Viser hvornår fejl blev meldt og besvaret
- Ændringslog og dokumentation · Viser hvad leverandøren faktisk har gjort
- Backup · Kan vise tidligere tilstand → Backup som bevis
- Mails og mødereferater · Viser aftaler og uenigheder undervejs
Når leverandøren ejer adgangen
Nogle gange viser det sig, at I slet ikke har administratoradgang til jeres egne systemer. Så skal I bede leverandøren oprette en konto til jer, før opsigelsen sendes, fx med en begrundelse om beredskab eller dokumentation. Lykkes det ikke, så tal med en advokat om, hvordan adgangen kan kræves, og om hvordan I kan bede om, at logs bevares.
Hos Microsoft og Google kan det i nogle tilfælde være muligt at dokumentere ejerskab af en tenant direkte over for udbyderen. Det tager tid, så start tidligt.
Det skal I lade være med
- Lad være med at slette leverandørens konti, før I har eksporteret logs. Sletningen kan fjerne sporene af, hvad kontoen har lavet.
- Lad være med at lade den nye leverandør “rydde op” med det samme. Oprydning kan overskrive spor af den tidligere drift.
- Lad være med at tilbageholde betaling uden at have talt med en advokat.
- Lad være med at skrive vredt. Alt, I skriver, kan blive fremlagt.
- Lad være med at gætte på, hvad loggen viser. Notér fakta, og lad fortolkningen vente, til en fagperson har set på det.
Typiske situationer
Et typisk forløb: Virksomheden opsiger sin driftsleverandør efter flere nedbrud. Leverandøren sender en slutfaktura for timer, som virksomheden mener skyldes leverandørens egne fejl. Spørgsmålet bliver, hvad der skete under nedbruddene, og hvem der gjorde hvad. Svaret ligger i logs, supportsager og ændringslog, men kun hvis de er sikret.
Et andet forløb: Den nye leverandør opdager, at backup ikke har kørt i lang tid. Her skal tilstanden dokumenteres, før nogen retter fejlen, ellers kan det senere være svært at vise, hvordan opsætningen var.
I begge tilfælde er det de første dage efter opsigelsen, der afgør, om I har materialet. Derfor skal planen være klar, før opsigelsen sendes, og ikke skrives bagefter, når der allerede er uenighed om, hvad der er sket.
Den nye leverandørs rolle
Den nye leverandør er ikke uvildig i en tvist med den gamle. De har en interesse i at vise, at de har overtaget noget, der var i dårlig stand. Lad dem gerne dokumentere tilstanden, men brug en uafhængig fagperson, hvis dokumentationen skal bruges som bevis.
Når der er uenighed om fejl
Er I uenige med leverandøren om, hvad fejlene skyldes, så overvej at få en uvildig IT-sagkyndig til at sikre systemerne, før de ændres. Kommer sagen senere til syn og skøn, skal tilstanden kunne dokumenteres. → Syn og skøn i IT-sager
Se også, hvordan I dokumenterer et projekt, mens det stadig kører. → Leverandøren leverer ikke
Nielco IT er uvildig og har ingen leverandørpartnerskaber.
Næste skridt
- Kunden betaler ikke og påstår fejl: saml dokumentationen før inkasso
- Leverandøren overholder ikke SLA: mål og dokumentér selv
- IT-leverandøren vil ikke udlevere adgange eller data
- Den gamle IT-mand er stoppet og har alle adgangskoderne
Læs også: Leverandøren leverer ikke: dokumentér IT-projektet · Kopierede produkter og tekster: hvad gør vi?
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
