I mange mindre virksomheder har én person stået for alt med IT i årevis. Nu er vedkommende stoppet, og ingen andre kender adgangskoderne til servere, domæne, Microsoft 365 eller firewall. Overtag kontrollen trin for trin, dokumentér hvert skridt, og gør det, så I ikke ødelægger de spor, der kan blive vigtige, hvis fratrædelsen ender i en uenighed.
Oftest er der ingen konflikt. Den tidligere IT-ansvarlige har bare aldrig fået skrevet ting ned. Men nogle gange er fratrædelsen sket i uenighed, og så er det ekstra vigtigt, at overtagelsen sker roligt og dokumenteret.
Start med en samtale, hvis det er muligt
Er I på god fod, er det letteste at bede den tidligere IT-ansvarlige om en overlevering. Bed om det skriftligt, og bed om:
- en liste over alle systemer og tjenester,
- hvem der er administrator hvert sted,
- hvor adgangskoder, gendannelseskoder og licensnøgler ligger,
- hvilke konti der er oprettet i vedkommendes eget navn eller med en privat mail eller telefon.
Det sidste punkt er vigtigt. Gendannelse af konti sendes ofte til en mail eller et telefonnummer. Står det private nummer stadig som gendannelse, har den tidligere medarbejder i praksis stadig en nøgle.
Skriv ned, hvad I får udleveret, og hvornår. Bed om at få bekræftet på mail, at listen er fuldstændig.
Kortlæg selv
Uanset om I får hjælp eller ej, skal I lave jeres egen oversigt. Gå systemerne igennem ét for ét:
- ☐ Domæne og DNS: hvem står som ejer, og hvem har login hos registratoren?
- ☐ Microsoft 365 eller Google Workspace: hvem er global administrator?
- ☐ Servere, NAS og hosting: hvem kan logge ind?
- ☐ Firewall, router og wifi: hvem har adgangen?
- ☐ Backup: hvor ligger den, og hvem kan hente den?
- ☐ Fagsystemer, regnskab og løn: hvem er administrator?
- ☐ Sociale medier og annoncekonti: hvem ejer dem?
- ☐ Adgangskodeadministrator eller delte bokse med koder.
→ Hvem ejer domænet, kontoen og dataene?
Overtag kontrollen i den rigtige rækkefølge
- Sikr en administratorkonto i jeres eget navn, hvor det er muligt. Brug en firmamail og en firmatelefon til gendannelse. Slå totrinsbekræftelse til.
- Gem en oversigt over, hvordan det ser ud nu, før I ændrer noget. Brugerlister, administratorroller, gendannelsesoplysninger og opsætninger. Skærmbilleder med dato er fint.
- Skift adgangskoder og gendannelsesoplysninger på de vigtigste konti. Notér tidspunktet for hvert skift.
- Log den tidligere medarbejder ud af aktive sessioner, og fjern registrerede enheder. En ny adgangskode lukker ikke altid allerede åbne sessioner. → Sessioner og tokens
- Deaktiver den tidligere medarbejders konti, men slet dem ikke. Logs og historik kan forsvinde, hvis kontoen slettes.
Rækkefølgen er vigtig. Hvis I skifter alt først og dokumenterer bagefter, kan I ikke vise, hvordan opsætningen var, da medarbejderen stoppede.
Udstyret, der fulgte med jobbet
Den IT-ansvarlige har ofte haft mere udstyr end andre: en bærbar computer med administrationsværktøjer, en telefon med godkendelsesapps, USB-nøgler med installationsfiler og måske en hardwarenøgle til totrinsbekræftelse. Tjek, at alt er afleveret, og skriv ned, hvad I har fået.
Læg udstyret til side, og lad være med at give det videre til den nye IT-ansvarlige med det samme. Telefonen kan være nødvendig for at godkende logins under overtagelsen. Computeren kan indeholde dokumentation, scripts og adgangskoder, som I skal bruge. Den kan også indeholde spor, hvis der senere opstår en uenighed. Tag en kopi af det, I har brug for til driften, og lad resten ligge urørt, til I ved, at der ikke bliver en sag.
Systemer, ingen vidste fandtes
Under kortlægningen dukker der ofte tjenester op, som ingen andre kendte til: en gammel server, et cloudlager, en testkonto, et abonnement betalt med et firmakort. Skriv dem på listen, og find ud af, hvad de bruges til, før I lukker dem. Kontoudtog og kreditkortudskrifter er en god kilde til at finde abonnementer, ingen har overblik over.
Når I ikke kan komme ind
Har I ingen adgang til et system, findes der næsten altid en vej, men den tager tid. Domæneregistratorer, Microsoft, Google og andre store tjenester har procedurer til at genvinde en konto, hvis I kan dokumentere, at virksomheden er ejeren. Det kræver typisk CVR-oplysninger, fakturaer og en tegningsberettigets underskrift.
Start processen tidligt, og gem al korrespondance. → Låst ude af egne systemer
Ligger nøglerne hos en ekstern leverandør i stedet for en medarbejder, så se:
→ IT-leverandøren vil ikke udlevere adgange eller data
Hvis der er grund til mistanke
Det meste er rod, ikke ond vilje. Men vær opmærksom på tegn som:
- logins fra den tidligere medarbejders konto efter fratrædelsen,
- ændrede adgangskoder eller nye administratorer, ingen kender,
- slettede logs, backupjob, der er slået fra, eller videresendelse af mail,
- manglende dokumentation, der tidligere fandtes.
Ser I noget af det, så stop oprydningen. Dokumentér det, I har set, med tidspunkt. Ændr ikke mere end nødvendigt for at sikre driften, og tal med en advokat. Mistanke mod den, der har haft alle nøglerne, kræver en særlig fremgangsmåde, fordi vedkommende kan have haft mulighed for at ændre det, I ville bruge som bevis.
→ Mistanke mod IT-administratoren: når den mistænkte har nøglerne
Hvem gør hvad
- Ejer eller direktør · Beslutter, godkender og kontakter den tidligere medarbejder
- Ny IT-ansvarlig eller leverandør · Kortlægger, overtager og dokumenterer
- HR · Tjekker fratrædelsesaftale og udstyrsaflevering
- Advokat · Ved konflikt eller mistanke
- IT-sagkyndig · Ved mistanke, til uafhængig sikring
Det må I ikke gøre
- Nulstille alt med det samme. Dokumentér først.
- Slette den tidligere medarbejders konti og postkasse. Deaktiver dem.
- Lade den nye IT-person rydde op i logs og gamle opsætninger. Det kan fjerne spor.
- Gætte adgangskoder eller bruge værktøjer til at bryde ind i jeres egne systemer uden at dokumentere, hvorfor og hvordan.
- Bede den tidligere medarbejder logge ind og rette noget. Det skaber nye spor og uklarhed om, hvem der gjorde hvad.
Gør det til sidste gang
Når kontrollen er overtaget, så sørg for, at I aldrig igen er afhængige af én person. Mindst to administratorer i hvert vigtigt system. Adgangskoder i en adgangskodeadministrator, som virksomheden ejer. Gendannelse til firmamail og firmatelefon. En opdateret liste over systemer og ansvar. → Adgangskodeadministratoren: delte bokse, og hvem der åbnede dem
Hvornår skal I have hjælp udefra?
En ny IT-leverandør kan stå for selve overtagelsen. En advokat er relevant, når der er konflikt om udlevering, eller når fratrædelsen er sket i uenighed. En uafhængig IT-sagkyndig er relevant, når der er mistanke om, at noget er ændret eller slettet, og der kan blive en tvist. Den IT-sagkyndige bør sikre og dokumentere, før den nye IT-ansvarlige rydder op.
Læs også: IT-leverandøren vil ikke udlevere adgange eller data · Leverandøren har faktureret timer, der ikke er brugt
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
