Er I blevet lukket ude af firmaets mail, netbank, regnskab eller cloud af en partner eller medejer, er det første skridt ikke at bryde ind igen. Det første skridt er at dokumentere, hvad der er sket: hvilke adgange er væk, hvornår opdagede I det, og hvad kan I stadig se. Derefter skal en advokat vurdere, hvem der har ret til hvad, og hvordan adgangen genvindes på en måde, der ikke skader jeres sag.
Artiklen er til ejere og partnere i mindre virksomheder, der står i den akutte situation. Den mere forebyggende side af ejertvister og fælles systemer er beskrevet her. → Ejertvist og partnerbrud: sikring af fælles systemer
Hvorfor dokumentation kommer før adgang
Det er forståeligt, at I vil ind igen hurtigst muligt. Kunderne skriver, regningerne skal betales, og medarbejderne spørger. Men hvis I nulstiller adgangskoder, ringer til udbyderen og overtager kontoen, ændrer I samtidig de spor, der viser, hvad der skete.
Logs kan blive overskrevet. Administratorer bliver ændret igen. Og hvis det senere viser sig, at partneren havde ret til at styre kontoen, kan jeres egen handling blive et problem. Det er en situation, hvor begge parter let kommer til at gøre noget, de fortryder.
De første timer
- Notér, hvad der er sket. Hvilke systemer kan I ikke komme ind i? Hvornår virkede adgangen sidst? Hvilken besked fik I, da I forsøgte at logge ind?
- Tag dokumentation af det, I kan se. Fejlbeskeder, mails om ændret adgangskode, notifikationer om nye administratorer. Gem mails i deres oprindelige form, ikke kun som skærmbilleder.
- Lav en liste over berørte systemer. Mail, domæne, hosting, netbank, regnskab, CRM, sociale medier, annoncekonti, cloudlager og telefoni.
- Kontakt en advokat. Bed om en vurdering af, hvem der har ret til at administrere kontiene, og hvad I må gøre.
- Sig det til revisor og bank, hvis det er relevant. Advokaten kan hjælpe med, hvad der skal siges, og hvordan.
Er der mails om ændrede adgangskoder eller nye administratorer, er de ofte vigtige. De viser tidspunktet og nogle gange den konto eller enhed, ændringen kom fra.
Typiske måder, adgangen bliver lukket
Det er nyttigt at vide, hvad der konkret er sket, fordi det afgør, hvor sporene ligger:
- Adgangskoden er skiftet. Kontoen findes stadig, men I kan ikke logge ind. Der er ofte en mail eller sms om skiftet.
- I er fjernet som administrator eller bruger. Kontoen findes, men jeres rolle er væk. Ændringen står typisk i systemets revisionslog.
- Flerfaktorgodkendelsen er flyttet til en telefon, I ikke har.
- Domænets navneservere er ændret, så mail og hjemmeside nu peger et andet sted hen.
- Abonnementet er opsagt eller flyttet til en anden betaler.
Hver variant efterlader forskellige spor hos forskellige udbydere. Skriv ned, hvilken variant der passer på hvert system, og hvilken udbyder der står bag. Det gør det lettere for advokaten og en IT-sagkyndig at vurdere, hvad der skal sikres først, og hvilke oplysninger der eventuelt kun kan fås fra udbyderen.
Hvem ejer kontoen?
Det centrale spørgsmål er ofte, hvem der juridisk og teknisk ejer de forskellige konti. Står domænet i selskabets navn eller i partnerens private navn? Er Microsoft 365-kontoen oprettet med selskabets CVR-nummer, men med partnerens private mail som gendannelsesadresse? Er netbanken knyttet til selskabet, mens fuldmagterne står på partneren?
- Hvem står som registrant af domænet · Registrarens oplysninger og fakturaer
- Hvem er betaler af abonnementet · Fakturaer og kontoudtog
- Hvem har rettigheder i MitID Erhverv · Selskabets administrator i MitID Erhverv
- Hvem har fuldmagt i banken · Banken
→ Hvem ejer domænet, kontoen og dataene?
MitID Erhverv er særligt vigtigt, fordi det styrer adgangen til mange offentlige systemer og til Digital Post. → MitID Erhverv og Digital Post
Hvem gør hvad?
- Ejer · Dokumenterer og beslutter
- Advokat · Vurderer rettigheder og næste skridt
- IT-leverandør · Forklarer adgange, men ændrer intet uden instruks
- IT-sagkyndig · Sikrer spor og dokumenterer forløbet
Pas på med at bede IT-leverandøren om at “løse det”. Leverandøren kan stå i en svær situation, hvis begge partnere giver modsatrettede instrukser. Bed leverandøren om at bevare logs og ikke ændre noget, før advokaterne har afklaret, hvem der kan give instrukser.
Det skal I lade være med
- At bruge partnerens adgangskode. Kender I den, er det stadig ikke jeres adgang. → Klienten har været inde i modpartens mail eller konto
- At bruge en gendannelsesfunktion til at overtage kontoen uden at have afklaret, at I har ret til det.
- At slette noget i de systemer, I stadig har adgang til. Heller ikke for at “beskytte” data.
- At lukke partnerens adgange som gengældelse. Det kan eskalere konflikten og gøre det svært at vise, hvem der handlede først.
- At skrive vrede mails. Hold kommunikationen kort og saglig, gerne via advokaten.
- At kontakte kunder om konflikten. Fortæl dem kun det nødvendige, for eksempel om en ny midlertidig kontaktadresse.
Det, I stadig kan se
Mange gange har I stadig adgang til noget: en kopi af mailen på telefonen, en fil på jeres computer, et regnskabssystem, som partneren ikke har lukket. Det er værdifuldt. Lad være med at synkronisere, opdatere eller logge ud af enheder, der stadig viser data. Hold telefonen opladet, og slå automatisk opdatering fra, hvis det kan gøres uden at ændre data. Skriv ned, hvilke enheder der stadig viser data, og hvem der har dem, så de kan sikres samlet senere.
Hjemmesider, sociale medier og webshops kan ændre sig hurtigt. Hvis partneren ændrer kontaktoplysninger eller tekster, så dokumentér det, mens det er synligt. → Sådan gemmer du en webside som dokumentation
Når driften er truet
Nogle gange kan I ikke vente på en grundig afklaring. Lønnen skal udbetales, eller kunderne kan ikke få fat i virksomheden. Så kan der være brug for en midlertidig løsning, aftalt mellem advokaterne eller fastsat af en domstol. Indtil da kan I oprette en midlertidig kontaktmulighed, som ikke påvirker de eksisterende systemer.
Notér alle midlertidige løsninger: hvad blev oprettet, hvornår, og hvorfor. Det gør det lettere at rydde op, når konflikten er løst, og at forklare forløbet, hvis det bliver nødvendigt.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Hvis sagen kan ende i en tvist, og det gør den ofte, er det en fordel, at sporene er sikret af en uafhængig part. En IT-sagkyndig kan sikre logs, notifikationer og de data, I stadig har adgang til, og dokumentere, hvornår adgangene blev ændret.
Nielco IT arbejder for parter og advokater i civile sager og tager ikke opgaver for modparten i samme tvist. I akutte sager kan der hjælpes hurtigt, men hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Mistanke om, at en medejer flytter værdier ud af selskabet · Stifterne går fra hinanden: hvem ejer koden og kontiene?
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
