Har I mistanke om, at en medejer overfører penge, kunder eller andre værdier ud af selskabet, er det første skridt at sikre selskabets egne data: netbank, bogføring, mails og adgangslogs. Det skal ske, før nogen konfronterer medejeren, og det skal ske på selskabets vegne, ikke som en privat aktion fra den anden ejer. Bagefter kan advokaten vurdere, hvad der er sket, og hvad selskabet kan gøre.
Artiklen er til ejere, bestyrelser og direktører i mindre selskaber med to eller flere ejere. Den handler om selskabets egen undersøgelse af forhold i egen virksomhed. Det overordnede om ejertvister og fælles systemer er beskrevet i en anden artikel. → Ejertvist og partnerbrud: sikring af fælles systemer
Typiske tegn
Mistanken opstår sjældent ud af det blå. Ofte er det en række småting, der tilsammen ikke stemmer:
- betalinger til leverandører, som I ikke kender,
- fakturaer fra et selskab, som medejeren har forbindelse til,
- kunder, der pludselig handler gennem et andet selskab,
- udgifter, der er bogført som drift, men ligner private udgifter,
- ændringer i bankens godkendelsesregler eller i hvem der kan betale,
- en medejer, der vil have bogholderiet flyttet eller skiftet revisor.
Ingen af tegnene beviser noget alene. Der kan være en forklaring, for eksempel en aftale, som den anden ejer ikke kender til. Det er netop derfor, data skal sikres først, så forklaringen kan efterprøves.
Hvad gør I nu?
- Skriv ned, hvad I har set. Dato, beløb, bilag og hvordan I opdagede det. Hold det sagligt.
- Hent advokatbistand. Spørgsmålet om, hvem der må handle på selskabets vegne, er ikke altid enkelt, når en ejer står over for en anden. Advokaten hjælper med at afklare, hvem der kan give instrukser til IT, bank og revisor.
- Bevar data i selskabets systemer. Bogføringssystemet, netbanken, mailen og de fælles filer. Logs fra mail og cloud har ofte en kort opbevaringstid.
- Tal med revisor. Revisoren kender regnskabet og kan hjælpe med at pege på posteringer, der skal undersøges.
- Overvej adgangene. Skal medejerens adgang til netbank eller betalinger begrænses? Det er en juridisk og forretningsmæssig vurdering, som kræver rådgivning først.
Det skal sikres
- Netbank · Hvem oprettede og godkendte betalinger
- Bogføring · Hvem bogførte, ændrede eller slettede
- Mail · Aftaler, fakturaer og korrespondance
- Fælles filer · Kunde- og leverandørdata, kontrakter
- Adgangslogs · Hvem loggede ind hvorfra og hvornår
Erhvervsnetbanken har typisk oplysninger om, hvilken bruger der har oprettet og godkendt en betaling. Det kan være afgørende, hvis der er flere med adgang. → Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen?
Bogføringssystemet kan ofte vise en ændringslog: hvem har oprettet bilaget, og er det rettet bagefter? Den log skal sikres, før systemet skiftes, eller før nogen retter i posteringerne. → Bevissikring af regnskabssystemer
Når det ikke er penge, men kunder og viden
Værdier er ikke kun penge. Det kan også være kunder, ordrer, tegninger, kildekode, domæner eller adgang til annoncekonti, der flyttes til et andet selskab. Her ligger sporene ofte andre steder end i banken:
- i CRM-systemet, hvor kunder kan være eksporteret eller ændret,
- i mailen, hvor tilbud er sendt fra en anden adresse,
- i fildelingstjenester, hvor mapper er delt med eksterne,
- i domæne- og hostingkonti, hvor ejeren er ændret,
- i annonce- og sociale mediekonti, hvor administratorer er skiftet.
Tjek også, hvem der står som ejer af de vigtigste konti. Står domænet eller cloudkontoen i medejerens private navn, er det et særskilt problem, som advokaten skal se på.
Notér for hver kilde, hvem der har administratoradgang i dag, og hvem der havde det tidligere. Ændringer i administratorer og ejerskab er ofte nogle af de mest sigende spor, fordi de sjældent sker i det daglige arbejde.
Hvem gør hvad?
- Ejer eller bestyrelse uden forbindelse til sagen · Ejer sagen
- Advokat · Selskabsret, adgange og næste skridt
- Revisor · Gennemgang af regnskab og bilag
- IT eller IT-leverandør · Bevarer data efter instruks
- IT-sagkyndig · Sikrer data forensisk og finder spor
Hvis medejeren selv er den, der administrerer IT, bank eller bogføring, er situationen sværere. Så kan I ikke bede den normale administrator om hjælp. Tal med advokaten om, hvordan selskabet sikrer data uden at advare. → Undgå at advare den, sagen handler om
Det skal I lade være med
- At logge ind på medejerens mail eller konti. Heller ikke selvom adgangskoden er kendt. Det kan svække sagen og skabe nye tvister.
- At kopiere data hjem. Data skal blive i selskabets systemer, eller sikres korrekt af en uafhængig part.
- At ændre i bogføringen. Selv rettelser af åbenlyse fejl kan gøre det sværere at vise, hvad der stod oprindeligt.
- At skifte bogføringssystem eller revisor i hast. Gør det først, når historik og logs er bevaret.
- At konfrontere medejeren, før data er sikret.
- At tale med kunder eller leverandører om mistanken. Det kan sprede sig hurtigt og skade både selskabet og sagen.
Selskabets undersøgelse, ikke en privat sag
Det er vigtigt at holde fast i, at det er selskabet, der undersøger forhold i egen virksomhed. Data tilhører selskabet, og det er selskabets interesser, der skal beskyttes. En ejer, der på egen hånd går ind i systemerne for at finde beviser mod den anden, risikerer at blive en del af problemet.
Samtidig har medejeren også rettigheder i selskabet. En god undersøgelse er derfor afgrænset, saglig og dokumenteret, så den kan forklares for begge ejere, revisor og eventuelt en domstol eller voldgift.
Når sagen bliver økonomisk kompliceret
Mange sager om værdier, der flyttes ud, ender som en kombination af regnskab, jura og IT. Revisoren kan forklare tallene, advokaten de juridiske muligheder, og den IT-sagkyndige kan vise, hvem der har gjort hvad i systemerne og hvornår. → Intern undersøgelse af økonomien: revisor, advokat eller IT-sagkyndig?
Det giver mening at få de tre til at koordinere fra starten, gerne med advokaten som den, der samler trådene. Ellers risikerer I, at revisoren beder om udtræk, som IT laver på en måde, der ikke kan dokumenteres bagefter.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når beløbene er væsentlige, når medejeren selv har kontrol med systemerne, eller når sagen kan ende i en tvist, bør data sikres af en uafhængig IT-sagkyndig. Så kan selskabet senere dokumentere, at materialet ikke er ændret, og at det er sikret korrekt.
Nielco IT påtager sig opgaver for virksomheder, der undersøger forhold i egen virksomhed, og arbejder for parter, advokater og kuratorer i hele landet. Der laves altid et konflikttjek, før der gives et overslag. Haster sikringen, fordi data kan forsvinde, kan det aftales, men hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Ledelsesansvarsforsikringen: når ledelsen er under mistanke, eller kravet kommer · Partneren har låst os ude af systemerne
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
