Når en medarbejder deler en fil fra SharePoint, OneDrive eller Teams med en ekstern adresse eller et åbent link, virker delingen ofte videre, også efter medarbejderen er stoppet. Det betyder, at en tidligere medarbejder, en kunde eller en konkurrent kan have adgang til jeres filer i dag. Det kan I finde ud af. Men gør det i den rigtige rækkefølge: Bevar sporene først, og luk derefter.
Artiklen er til IT og ledere, der vil vide, hvad der er delt ud af huset, enten fordi der er en konkret mistanke, eller fordi I aldrig har kigget efter.
Hvorfor delingslinks er et særligt problem
Når en medarbejder stopper, lukker I typisk kontoen. Men en deling er ikke knyttet til medarbejderens login. Den er knyttet til filen. Har medarbejderen delt en mappe med sin private mailadresse, eller lavet et link, som alle med linket kan åbne, kan den eksterne adgang leve videre, så længe filen findes.
Det er ikke nødvendigvis et tegn på illoyal adfærd. Mange deler filer med sig selv for at arbejde hjemme eller med kunder for at spare tid. Men i en sag om en medarbejder, der er gået til en konkurrent, er en deling til en privat adresse et vigtigt spor.
Typer af deling
- Link til alle · Alle, der har linket, kan åbne filen, uden at logge ind
- Link til bestemte personer · Kun de navngivne adresser kan åbne, efter bekræftelse
- Gæst i Teams eller på et site · En ekstern person har en gæstekonto og adgang til et helt område
Hvad jeres medarbejdere kan dele, afhænger af indstillingerne i jeres tenant. → Bevissikring af OneDrive, SharePoint og Teams
Hvad I gør nu, i rækkefølge
1. Bevar, før I lukker
Hvis der er en konkret mistanke, skal sporene sikres, før nogen ændrer delinger. Når et link fjernes, forsvinder det fra oversigten over delinger. Selve oprettelsen af linket står typisk i revisionsloggen, men kun så længe loggen gemmes. Bed IT sikre loggen for den relevante periode og bruger, og tag en dokumenteret oversigt over de aktuelle delinger.
2. Lav en oversigt over delinger
IT kan typisk lave en rapport over, hvad der er delt eksternt, pr. site, pr. bruger eller for hele tenanten. Bed om:
- hvilke filer og mapper der er delt,
- med hvem, eller om det er et link til alle,
- hvem der oprettede delingen, og hvornår,
- om linket er brugt, hvis det kan ses.
Om det sidste kan ses, afhænger af licens og loggens gemmetid.
→ Bevisberedskab i Microsoft 365
3. Vurder, hvad der er relevant
Gå oversigten igennem sammen med lederen. De fleste delinger er almindeligt arbejde med kunder og samarbejdspartnere. Fokusér på delinger til private adresser, til konkurrenter, til ukendte domæner og på links til alle, der omfatter kundelister, priser, tegninger eller andre fortrolige filer.
4. Luk det, der skal lukkes
Når sporene er sikret, kan I fjerne de delinger, der ikke skal være der. Notér, hvad I lukkede, og hvornår. Hvis der er tvist, så aftal med advokaten, hvad der skal lukkes, og om modparten skal have besked.
5. Stram indstillingerne
Overvej at begrænse links til alle, at sætte udløbsdatoer på eksterne links som standard og at kræve, at gæster skal bekræfte deres identitet. Det forebygger, at problemet opstår igen.
Ved fratrædelse
Tjek delinger som en fast del af offboarding. Det skal ske, før kontoen slettes, fordi filerne i medarbejderens OneDrive forsvinder efter en frist, og så gør oversigten det også.
- ☐ Hent en oversigt over medarbejderens eksterne delinger.
- ☐ Gem oversigten i sagsmappen.
- ☐ Vurder sammen med lederen, hvad der skal lukkes.
- ☐ Overfør relevante filer til en kollega, før OneDrive slettes.
→ Offboarding uden at miste beviser
Gæster i Teams
Gæsteadgange er et særskilt punkt. Mange virksomheder har kunder, freelancere og tidligere samarbejdspartnere liggende som gæster i Teams i årevis. En gæst kan have adgang til alle filer i et team. Gennemgå gæsterne jævnligt, og fjern dem, der ikke længere har en grund til at være der. I en konkret sag skal I dog bevare oplysninger om gæsten og dennes aktivitet, før I fjerner adgangen.
Delinger, der går den anden vej
Eksterne delinger handler ikke kun om jeres filer, der deles ud. Jeres medarbejdere kan også have adgang til filer hos andre: en kundes SharePoint, en leverandørs Teams eller en konkurrents delte mappe. Det sidste kan blive relevant, hvis en ny medarbejder tager materiale med fra sin tidligere arbejdsgiver og deler det ind i jeres systemer.
Adgang til andres filer kan I ikke selv undersøge fuldt ud, fordi loggen ligger hos den anden virksomhed. Men I kan se, om der er filer i jeres egne systemer, som stammer udefra, og hvornår de kom ind. Er der mistanke om, at en nyansat har taget data med fra en tidligere arbejdsgiver, så stop brugen af materialet, og tal med jeres advokat. → Ny medarbejder har data med fra sin tidligere arbejdsgiver
Hvad oversigten ikke kan vise
En oversigt over delinger viser, hvad der var delt, og hvem der delte det. Den viser ikke, hvad modtageren gjorde med filen. Hvis en ekstern person har downloadet en fil, kan den være gemt på en privat computer, sendt videre eller printet. Det ligger uden for jeres systemer.
Loggen kan i nogle tilfælde vise, at et link er åbnet eller en fil hentet, og ofte fra hvilken IP-adresse. Det kan være nok til, at advokaten kan vurdere næste skridt, for eksempel et krav om at få bekræftet, at kopier er slettet. Men forvent ikke, at loggen kan vise alt. Vær ærlige over for advokaten om, hvad I kan og ikke kan dokumentere.
Hvem gør hvad
- Leder · Vurderer, hvilke delinger der er relevante for sagen
- IT · Sikrer log, laver oversigten og lukker efter aftale
- HR · Tager delinger med i offboarding-tjeklisten
- Advokat · Rådgiver om, hvad der skal lukkes, og om modparten skal varsles
Det skal I lade være med
- At fjerne alle eksterne delinger på én gang, når en sag opstår. Så forsvinder overblikket, og I kan ikke længere vise, hvad der var delt.
- At åbne linket fra en privat computer for at se, om det virker. Det efterlader spor, der blandes sammen med modpartens.
- At slette medarbejderens OneDrive, før delingerne er gennemgået.
- At konkludere for hurtigt. En deling viser, at der var adgang, ikke nødvendigvis at nogen brugte den. → Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer?
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis delingerne kan blive bevis i en sag om forretningshemmeligheder eller en konkurrenceklausul, eller hvis I skal vise, at et link faktisk blev brugt. Det kræver, at loggen sikres korrekt og tolkes i sammenhæng med andre spor. Hastesager koster ekstra, men loggen venter ikke. → Pris og tilbud
Læs også: Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed · Delte postkasser: hvem skrev egentlig mailen fra info@?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
