En ny medarbejder starter, og efter kort tid viser det sig, at vedkommende har kundelister, tilbud, tegninger eller andre filer med fra sin tidligere arbejdsgiver. Det er et problem for jer, også selvom I ikke har bedt om det. Gør I det rigtige med det samme, nemlig isolerer materialet, dokumenterer, hvad I har gjort, og sørger for, at det ikke bliver brugt, står I langt stærkere, hvis den tidligere arbejdsgiver kommer med et krav.
De fleste artikler om datatyveri er skrevet til den virksomhed, der har mistet data. Denne er til den virksomhed, der har modtaget dem.
Hvorfor I skal handle, selv om I ikke har gjort noget
Den tidligere arbejdsgiver kan have en mistanke allerede nu. Mange virksomheder sikrer data, når en medarbejder stopper, og ser efter, om der er kopieret filer. Finder de noget, er det naturligt at se på, hvor medarbejderen er gået hen.
Kommer der et brev fra en advokat, eller i værste fald en fogedforretning, vil spørgsmålet være, hvad I vidste, og hvad I gjorde. En virksomhed, der kan vise, at den reagerede hurtigt og ordentligt, er i en helt anden situation end en, hvor materialet har ligget i et fælles drev i et halvt år.
→ Virksomheden beskyldes for at have taget data fra en anden
Hvad gør I nu?
- Stop brugen. Sig klart til medarbejderen og til de kolleger, der kender til materialet, at det ikke må bruges, åbnes eller deles. Gør det skriftligt.
- Find ud af, hvor det ligger. Er det på en USB-nøgle, i medarbejderens private cloud, i jeres mail eller på et fællesdrev? Er det delt med kolleger?
- Isolér det. Flyt det ikke rundt. Bed IT begrænse adgangen, så kun en lille kreds kan se, at det findes, men ikke åbne det.
- Dokumentér. Skriv ned, hvornår I opdagede det, hvordan, hvad det ser ud til at være, og hvem der har set det. Lav en liste over filnavne og placeringer, uden at åbne filerne mere end nødvendigt.
- Tal med en advokat. Advokaten skal vurdere, om og hvordan den tidligere arbejdsgiver skal kontaktes, og hvordan materialet skal leveres tilbage eller slettes.
- Få det renset korrekt. Når det er besluttet, hvad der skal ske, skal sletningen ske på en måde, der kan dokumenteres. Det kan være en opgave for en uvildig IT-sagkyndig.
Rækkefølgen er vigtig. Sletter I med det samme, kan det ligne et forsøg på at skjule noget. Bevarer I uden at isolere, kan materialet blive brugt.
Hvem gør hvad?
- Leder · Beslutter, at materialet ikke må bruges, og inddrager advokat
- HR · Taler med medarbejderen og skriver referat
- IT · Kortlægger placeringer og begrænser adgangen
- Advokat · Vurderer kontakt til den tidligere arbejdsgiver
- IT-sagkyndig · Dokumenterer omfang og sletning
Det må I ikke gøre
- Kigge materialet igennem “for at se, hvad det er”. Jo flere der har åbnet det, jo sværere er det at vise, at det ikke er brugt.
- Slette i stilhed. En sletning uden dokumentation kan ligne bevisforspildelse, hvis der senere kommer et krav.
- Bruge det, fordi det “alligevel er offentligt”. Om noget er en forretningshemmelighed, er en juridisk vurdering. Overlad den til advokaten.
- Afskedige i panik. En afskedigelse løser ikke problemet med materialet, og den kan skabe en ny tvist. Tag stilling til ansættelsen bagefter, i ro.
- Kontakte den tidligere arbejdsgiver selv. Det kan være det rigtige, men indholdet og tidspunktet skal aftales med advokaten.
Samtalen med medarbejderen
Mange gange er der ingen ond vilje. Medarbejderen har en gammel backup, en telefon med synkroniserede mails eller en mappe, der blev kopieret med ved et uheld. Andre gange er det bevidst. I ved det ikke på forhånd, så samtalen skal være rolig og saglig.
Spørg, hvad medarbejderen har med, hvor det ligger, og om det er delt med andre. Skriv svarene ned. Bed om, at medarbejderen ikke selv sletter noget, før det er aftalt, hvordan det skal ske. Forklar også hvorfor, så det ikke opfattes som en mistanke mod vedkommende. Det kan virke modsat, men en dokumenteret sletning er bedre for alle parter end en hurtig.
Har medarbejderen materialet på private enheder eller konti, kan I ikke kræve adgang. I kan bede om samarbejde, og advokaten kan vurdere, hvad der ellers kan gøres.
Når materialet allerede er blevet brugt
Nogle gange opdager I det sent. En kollega har brugt en kundeliste til at sende tilbud ud, eller en tegning er blevet til et produktforslag. Så er det ikke nok at isolere filerne. I skal også vide, hvad der er sket med dem.
Lav en oversigt over, hvad der er brugt, af hvem og hvornår, så godt I kan uden at åbne mere end nødvendigt. Mails, tilbud og CRM-noter kan vise, hvilke kunder der er kontaktet. Stop yderligere brug med det samme, og skriv det ned.
Kontakt advokaten, før I gør noget over for kunderne. Det kan være fristende at trække tilbud tilbage eller sende en forklaring, men det kan have betydning for sagen. Advokaten skal også vurdere, om I skal tage initiativ over for den tidligere arbejdsgiver, eller om I skal afvente. Det er en juridisk og forretningsmæssig vurdering, ikke en teknisk.
For jeres egen skyld er det vigtigste, at I kan vise en klar linje: hvornår I opdagede det, hvad I gjorde, og at brugen stoppede.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp fra en IT-sagkyndig, hvis materialet er spredt i jeres systemer, hvis det er delt med flere, eller hvis I forventer et krav fra den tidligere arbejdsgiver. Den sagkyndige kan kortlægge, hvor materialet findes, dokumentere, hvem der har åbnet det, og slette det på en måde, der kan efterprøves. Det er netop her, uvildighed betyder noget, fordi dokumentationen måske skal læses af modparten.
Er der allerede kommet et brev fra den tidligere arbejdsgivers advokat, så læs det grundigt, og gør intet i systemerne, før I har talt med jeres egen advokat.
→ I har fået et brev fra modpartens advokat
Forebyg det næste gang
- ☐ Spørg ved ansættelsen, om den nye medarbejder har materiale fra tidligere arbejdsgivere, og skriv svaret ned.
- ☐ Skriv i ansættelseskontrakten, at materiale fra tidligere arbejdsgivere ikke må tages med eller bruges.
- ☐ Gør det til en del af onboardingen at forklare, hvorfor.
- ☐ Tilbyd hjælp til at aflevere eller slette materiale, der er kommet med ved et uheld.
→ Onboarding: det, der skal være på plads fra første dag
Læs også: Vikarer, praktikanter og sæsonansatte: korte forløb, fulde adgange · Fratrædelsesaftalen: klausuler om data, udstyr og sletning
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
