En fratrædelsesaftale handler mest om løn, fritstilling og ferie. Men den er også det sted, hvor I kan aftale, hvad der skal ske med virksomhedens data, udstyret og de konti, medarbejderen har haft adgang til. Det vigtigste er, at aftalen er konkret nok til, at I bagefter kan kontrollere, om den er overholdt. En generel sætning om, at “alt materiale tilbageleveres”, er sjældent nok, hvis der senere opstår uenighed.
Artiklen er en praktisk gennemgang til HR og ledere af de punkter, der vedrører data og IT. Den er ikke en skabelon, og den erstatter ikke juridisk rådgivning. Selve formuleringerne skal jeres advokat stå for.
Før I skriver aftalen
Aftalen bliver kun så god som jeres viden om, hvad medarbejderen har haft. Saml derfor dette, før I forhandler:
- En liste over udstyr. Computer, telefon, tablet, USB-nøgler, adgangskort, nøglebrikker. Med serienumre.
- En liste over konti og adgange. Mail, fildeling, CRM, fagsystemer, sociale medier, annoncekonti, leverandørportaler.
- Viden om, hvor data kan ligge uden for virksomheden. Privat telefon med firmamail, privat cloud, hjemmecomputer.
- Kontrakt og IT-politik. Hvad har medarbejderen allerede forpligtet sig til?
- Status på sikring. Skal noget sikres, før det afleveres eller slettes?
Det sidste punkt er det vigtigste. Har I den mindste mistanke om, at data er taget med, skal sikringen ske, før aftalen pålægger medarbejderen at slette noget. Ellers aftaler I måske, at netop beviserne skal forsvinde.
Punkter, aftalen bør tage stilling til
Brug listen som tjekliste i samtalen med advokaten. Gennemgå formuleringerne med advokaten i den konkrete sag.
- ☐ Tilbagelevering af udstyr: hvad, hvornår, hvor, og i hvilken stand. Må enheden nulstilles før afleveringen? Svaret bør som regel være nej.
- ☐ Adgangskoder og koder til enheder: at koder til arbejdsudstyr oplyses ved afleveringen.
- ☐ Data på private enheder og konti: at virksomhedens data skal tilbageleveres og derefter slettes, og hvordan.
- ☐ Bekræftelse: at medarbejderen skriftligt bekræfter, at alt er leveret tilbage og slettet.
- ☐ Konti og roller: at medarbejderen medvirker til at overdrage administratorroller på sociale medier og andre platforme.
- ☐ Firmatelefonens nummer: om nummeret skal overdrages eller blive i virksomheden.
- ☐ Fortrolighed: at fortroligheden fortsætter efter fratrædelsen.
- ☐ Kontrol: om og hvordan I kan få bekræftet, at sletningen er sket, for eksempel ved en uvildig gennemgang.
→ Skabelon: forligsklausul om data (for advokater)
Firmatelefonen og nummeret
Et punkt, der ofte skaber problemer, er telefonen. Mange medarbejdere vil gerne købe telefonen eller beholde nummeret. Det kan være helt fair, men det skal ske på en måde, der ikke fjerner data, I kan få brug for. Aftal, at telefonen afleveres til sikring eller gennemgang først, og at virksomhedens data slettes på en dokumenteret måde, før den overdrages.
→ Medarbejderen vil købe firmatelefonen eller beholde nummeret
Når fratrædelsen sker i konflikt
Aftaler, der indgås efter en konflikt, er særlige. Begge parter vil gerne have sagen afsluttet, og der er ofte travlt. Det er netop der, datadelen bliver glemt eller skrevet for løst.
Har I en konkret mistanke om, at medarbejderen har taget data med, skal I overveje, om aftalen overhovedet skal indgås nu, eller om sikringen skal ske først. Det er en vurdering, I skal tage sammen med advokaten. Det kan også være en mulighed at aftale, at en uvildig IT-sagkyndig gennemgår medarbejderens private enheder for virksomhedens data, før de slettes. Det kræver medarbejderens samtykke og en klar afgrænsning af, hvad der må ses på, så private data holdes uden for.
En sådan gennemgang kan være en fordel for begge parter. Virksomheden får vished, og medarbejderen får dokumentation for, at aftalen er overholdt. Det kan forhindre en senere tvist.
Overdragelse af viden og adgange
En del af fratrædelsen er at få overdraget adgange, som kun medarbejderen kender. Det kan være adgang til en leverandørportal, en gammel server, et domæne eller en annoncekonto. Skriv i aftalen, at medarbejderen medvirker til overdragelsen inden en bestemt dato, og lav en liste over, hvad der skal overdrages.
Listen er nyttig i sig selv. Den viser, hvor afhængig virksomheden har været af én person, og den kan bruges til at forebygge det næste gang. Gem den sammen med aftalen og kvitteringerne for udstyr, så I har det samlet, hvis der kommer spørgsmål senere.
Hvem gør hvad?
- HR · Samler listen over udstyr, konti og aftaler
- IT · Leverer listen over adgange og status på sikring
- Leder · Afgør, om der er mistanke, der skal ændre rækkefølgen
- Advokat · Formulerer klausulerne
Det må I ikke gøre
- Skrive “alt slettes” uden at have sikret. Har I en mistanke, er det den største fejl. Når data er slettet efter jeres egen aftale, er det svært at klage over det bagefter.
- Bruge en standardaftale ukritisk. Mange skabeloner er skrevet til løn og ferie. Datadelen skal passe til den konkrete medarbejder.
- Lade medarbejderen nulstille udstyret. Det er en almindelig vane, men den fjerner sporene.
- Glemme de private enheder. En stor del af virksomhedens data ligger ofte på medarbejderens egen telefon, især hvis mail og Teams er installeret der.
- Love noget, I ikke kan holde. Skriv ikke, at virksomheden sletter alle medarbejderens data, hvis I er forpligtet til at gemme noget.
Efter underskriften
En aftale er kun noget værd, hvis den bliver fulgt op. Sæt datoer i kalenderen for tilbagelevering og bekræftelse, og notér, hvornår de er sket. Modtag udstyret efter en fast fremgangsmåde, og skriv en kvittering. Notér også, hvem der tog imod, og hvor udstyret blev opbevaret bagefter, så I kan vise, at ingen har ændret noget.
→ Aflevering af computer og firmatelefon
Kommer bekræftelsen ikke, eller er der tegn på, at aftalen ikke er overholdt, så skriv det ned og tal med advokaten. Det kan være et tegn på, at der er mere i sagen. Kontrollen af sletningen er et selvstændigt emne.
→ Forlig med medarbejderen: få dokumenteret, at data er slettet
Hvornår skal I have hjælp udefra?
En IT-sagkyndig kan hjælpe, før aftalen indgås, hvis udstyr eller konti skal sikres først, og efter, hvis sletningen skal kontrolleres uvildigt. Er der allerede en konkret mistanke, så få sikringen på plads, før forhandlingen begynder. Det tager sjældent lang tid, og det giver jer et helt andet udgangspunkt i forhandlingen.
Er der ingen mistanke, kan I som regel klare datadelen selv med en god liste og en fast fremgangsmåde for aflevering. Brug alligevel lejligheden til at tjekke, at jeres standardkontrakter og IT-politik siger det samme som fratrædelsesaftalen. Uoverensstemmelser mellem de tre dokumenter er en almindelig kilde til uenighed, når en medarbejder stopper, og de er langt lettere at rette, før der er en konkret sag på bordet.
Læs også: Ny medarbejder har data med fra sin tidligere arbejdsgiver · Forlig med medarbejderen: få dokumenteret, at data er slettet
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
