Når en medarbejder stopper, er afleveringen af computer og telefon ofte en formalitet, der klares i receptionen på sidste dag. Det er også det øjeblik, hvor flest spor går tabt, fordi udstyret bliver slukket, nulstillet eller givet videre i god tro. Den enkle regel er: tag imod udstyret, som det er, kvittér for det, og lad det ligge urørt i en aftalt periode, før det går i drift igen.
Det gælder ved alle fratrædelser, ikke kun ved mistanke. Mistanken opstår ofte først uger senere, og så er det for sent, hvis computeren allerede sidder hos en ny kollega.
Før afleveringen
- ☐ Find udstyrslisten med serienumre: computer, telefon, tablet, dockingstation, skærme, headset, nøglebrik, adgangskort, USB-nøgler og eksterne diske.
- ☐ Aftal tid og sted med medarbejderen, gerne skriftligt.
- ☐ Bed medarbejderen om at medbringe opladere og tilbehør, og om at lade være med at nulstille, geninstallere eller “rydde op” på udstyret.
- ☐ Hav en kvittering klar. → Skabelon: kvittering for udstyr
- ☐ Aftal med IT, hvornår kontoen spærres i forhold til afleveringen.
Beskeden om ikke at rydde op er vigtig. Mange medarbejdere sletter private billeder og filer i god tro, og det kan senere være svært at skelne fra en sletning af firmadata.
Telefonen: tændt, opladet og med kode
Telefonen er det mest sårbare udstyr. Den kan nulstilles på få sekunder, og den kan fjernslettes, hvis den stadig er koblet til en privat konto.
- Er telefonen tændt, så hold den tændt. En tændt og låst telefon kan ofte sikres bedre end en, der har været slukket. Sæt den til opladning.
- Bed om koden og skriv den på kvitteringen. Lad være med at åbne telefonen.
- Spørg, om telefonen er logget ind på et privat Apple-ID eller en privat Google-konto. Hvis ja, kan medarbejderen fjernslette den. Notér svaret. → Firmatelefonen er låst til et privat Apple-ID
- Sæt telefonen i flytilstand, hvis det kan gøres uden at låse den op, eller læg den i en afskærmet pose, hvis I har en. Så kan den ikke modtage en kommando om sletning.
- Lad være med at tage SIM-kortet ud eller flytte nummeret, før I har taget stilling til, om telefonen skal sikres.
→ Sådan opbevarer I en telefon, der skal sikres
Computeren: som den er
- Er computeren tændt, så lad være med at lukke den ned for at “gøre den klar”. Er der mistanke, kan en IT-sagkyndig have brug for at sikre den, mens den er tændt.
- Er den slukket, så lad den være slukket. Tænd den ikke for at se, om alt er der.
- Notér, om den er krypteret, og om IT har gendannelsesnøglen. Det skal ligge klar, hvis den senere skal sikres.
- Lad være med at logge ind som administrator for at tjekke indholdet. Hvert login ændrer spor.
Det samme gælder tablets og eksterne diske. USB-nøgler lægges i en kuvert, mærkes og opbevares sammen med computeren.
Kvitteringen
Kvitteringen er et lille dokument, men den gør en stor forskel, hvis der senere opstår uenighed. Den bør indeholde:
- Udstyr og serienummer · Bærbar, serienummer, model
- Tilstand · Tændt eller slukket, synlige skader
- Koder · Telefonens kode, oplyst af medarbejderen
- Tid og sted · Dato, klokkeslæt, lokale
- Underskrifter · Medarbejderen og den, der modtager
Tilføj gerne en linje, hvor medarbejderen bekræfter, at alt firmaudstyr er afleveret, og at der ikke ligger firmadata på private enheder. Er der noget, der ikke er afleveret, så skriv det på kvitteringen med det samme.
Opbevaring bagefter
Udstyret skal ikke i drift igen med det samme. Læg det i et aflåst skab eller rum, mærket med navn og dato, og før en kort log over, hvem der har haft det i hænderne. Aftal en karantæneperiode, hvor udstyret ligger urørt. Hvor lang den skal være, afhænger af medarbejderens rolle og eventuelle klausuler.
→ Karantæne for udstyr fra fratrådte medarbejdere
Når perioden er udløbet uden spørgsmål, kan udstyret nulstilles og genbruges efter jeres normale procedure. Notér datoen, og hvem der traf beslutningen. Har I behov for udstyret før tid, kan en IT-sagkyndig tage en forensisk kopi, så selve enheden kan gå i drift, mens kopien bevares.
Når udstyret sendes med posten
Arbejder medarbejderen hjemme eller langt fra kontoret, bliver udstyret ofte sendt retur. Det kan godt lade sig gøre, men det kræver lidt mere omhu:
- Send en skriftlig instruks om, at udstyret ikke må nulstilles, og at telefonen skal sendes tændt eller i hvert fald med oplyst kode.
- Bed om, at pakken sendes med sporing, og gem kvitteringen for afsendelse.
- Lad den, der åbner pakken, notere dato, klokkeslæt og indhold, gerne med en kollega som vidne.
- Sammenhold indholdet med udstyrslisten, og skriv afvigelser ned med det samme.
Mangler der noget, så skriv til medarbejderen samme dag og bed om en forklaring. Svaret er også dokumentation.
Udstyr, der ikke er jeres
Bruger medarbejderen sin egen telefon eller computer til arbejdet, kan I ikke kræve den afleveret. Det, I kan, er at fjerne firmaets adgange og data fra den på en kontrolleret måde og bede om en skriftlig bekræftelse på, at firmadata er slettet. Har I mobilstyring på den private enhed, så lad være med at fjernslette hele enheden. Brug den mulighed, der kun fjerner firmaets del, og notér, hvornår det skete.
Hvem gør hvad
- HR · Aftaler aflevering, udfylder kvittering, gemmer den i personalesagen
- IT · Modtager udstyret teknisk, noterer kryptering og konti, opbevarer
- Leder · Sørger for, at overleveringen af arbejdet er sket før afleveringen
- IT-sagkyndig · Sikrer udstyret forensisk, hvis der er mistanke
Det skal I lade være med
- Lad være med at nulstille eller geninstallere samme dag, selvom der står en ny medarbejder og venter.
- Lad være med at fjernslette telefonen via mobilstyring “for en sikkerheds skyld”.
- Lad være med at lade medarbejderen slette private data på udstyret, før det afleveres, uden aftale.
- Lad være med at kigge i telefonen eller computeren for at se, om der er noget.
- Lad være med at aflevere telefonen til teleudbyderen eller sælge den, før karantænen er udløbet.
Vil medarbejderen have private billeder eller filer udleveret, så aftal det. Det kan ske senere, under kontrol og efter en fast procedure, så det ikke påvirker sporene på udstyret.
Hvis der opstår mistanke senere
Opstår mistanken, mens udstyret ligger i karantæne, er I godt stillet. Lad udstyret ligge, og kontakt en advokat og en IT-sagkyndig. Fortæl, hvad der er sket med udstyret siden afleveringen, og vis kvitteringen og loggen. Er udstyret allerede genbrugt, er der stadig muligheder i cloud-data og logs, men det er sværere.
Er det en hastesag, fordi en klausul eller et tab er på spil, så sig det. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Bortvisning: dokumentationen skal ligge klar før beslutningen · Medarbejderen vil ikke aflevere computer eller firmatelefon
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
