Firmatelefonen er låst til medarbejderens private Apple‑ID

Medarbejderen er stoppet og har afleveret firmatelefonen, men den kan ikke bruges. Den beder om et Apple-ID og en adgangskode, som tilhører medarbejderens private konto. Det er aktiveringslåsen. Den betyder, at telefonen er knyttet til den private konto, og at kun kontoens ejer kan frigive den, medmindre I har sat telefonen op gennem en løsning, der giver virksomheden kontrollen.

Det vigtigste nu er ikke at få telefonen i brug igen. Det vigtigste er at finde ud af, om der er en sag, og i så fald at bevare telefonen, som den er.

Hvad aktiveringslåsen betyder

Aktiveringslåsen er en sikring fra Apple, der skal gøre en mistet telefon ubrugelig for andre. Den slås til, når funktionen til at finde telefonen er aktiveret på en Apple-ID. Er telefonen nulstillet, kan den ikke sættes op igen uden den Apple-ID, den er låst til.

For virksomheden betyder det to ting:

• Telefonen kan ikke genbruges, før låsen er fjernet.
• Data kan ligge i medarbejderens private iCloud. Har telefonen synkroniseret beskeder, fotos, noter eller backup til den private konto, ligger kopien der, og den er ikke virksomhedens at hente.

Det sidste er ofte det vigtigste i en sag. Har en sælger brugt telefonen til kundekontakt på sms eller iMessage, kan beskederne ligge i den private iCloud, også efter at telefonen er nulstillet.

→ Bevissikring af iCloud

Hvad gør I nu?

1. Afklar, om der er en sag. Er medarbejderen stoppet i ro og orden, er det et driftsproblem. Er der mistanke om, at data er taget med, eller er der en tvist på vej, er telefonen et muligt bevis.
2. Nulstil ikke telefonen. Er den ikke nulstillet, så lad være. En nulstilling sletter indholdet på telefonen og gør det umuligt at sikre det.
3. Hold den opladet, og notér tilstanden. Skriv ned, om den er tændt, hvad skærmen viser, og hvem der har haft den siden afleveringen.
4. Spørg medarbejderen om at frigive den. Det er den enkleste vej. Bed om det skriftligt og venligt. Medarbejderen kan fjerne telefonen fra sin konto, uden at I får adgang til kontoen.
5. Tjek, om telefonen er købt og registreret af virksomheden. Er den tilmeldt en virksomhedsløsning gennem forhandleren, kan IT muligvis fjerne låsen uden medarbejderens hjælp. → MDM og firmatelefoner
6. Find købsdokumentationen. Apple har en procedure, hvor ejeren af en telefon med dokumentation for købet kan bede om at få låsen fjernet. Den kræver typisk original faktura med serienummer.

Gør ikke nummer 4 til en forhandling, hvis der er en tvist. Har I en konflikt med medarbejderen, så lad advokaten stå for kontakten.

Hvad I kan bede om, og hvad I ikke kan

Virksomheden ejer telefonen. Virksomheden ejer ikke medarbejderens private Apple-ID. Den forskel styrer, hvad I kan gøre.

• Bede medarbejderen frigive telefonen · Kræve adgangskoden til den private konto
• Bede om at få arbejdsdata udleveret · Logge ind på den private iCloud selv
• Dokumentere ejerskab over for Apple · Gennemse private fotos og beskeder
• Bevare telefonen som den er · Tvinge en udlevering uden juridiske skridt

Har medarbejderen arbejdsdata i sin private iCloud, kan det i en tvist blive et spørgsmål for advokaten, om der kan kræves udlevering eller sletning. Det er ikke noget, IT kan løse ved at gætte adgangskoder.

→ Kan modparten pålægges at udlevere en adgangskode?

Det skal I lade være med

• Prøve at logge ind med adgangskoder, I kender eller gætter. Det er at bryde ind i en privat konto, og det kan skade jeres sag alvorligt.
• Bruge tjenester, der lover at fjerne aktiveringslåsen. De kan være usikre og efterlade spørgsmål om, hvad der er sket med telefonen.
• Nulstille telefonen for at prøve igen. Indholdet forsvinder, og låsen bliver stadig siddende.
• Sende telefonen til reparation eller ombytning. Så er den ude af jeres kontrol.
• Give telefonen til en ny medarbejder, selv hvis låsen bliver fjernet. Hold den til side, indtil I ved, om der er en sag.

Hvis telefonen allerede er nulstillet

Måske opdagede I først låsen, da IT nulstillede telefonen for at give den videre. Så er indholdet på selve telefonen typisk væk. Det er ikke nødvendigvis enden på sagen.

Arbejdsdata kan stadig findes andre steder:

• i virksomhedens egne systemer, hvis telefonen brugte firmamail, Teams eller CRM-app,
• hos kolleger og kunder, der har modtaget beskeder,
• i medarbejderens private iCloud, hvis telefonen tog backup dertil,
• i teleudbyderens oplysninger om opkald og sms til og fra firmanummeret.

Skriv ned, hvornår telefonen blev nulstillet, af hvem og hvorfor. En nulstilling som led i normal drift er let at forklare, hvis den er dokumenteret. Den er sværere at forklare, hvis den først kommer frem senere.

Hvem gør hvad?

• HR kontakter medarbejderen om frigivelse, hvis der ikke er en konflikt, og samler kontrakt, IT-politik og kvittering for afleveringen.
• IT opbevarer telefonen, finder købsdokumentation og undersøger, om den er tilmeldt en virksomhedsløsning.
• Ledelsen beslutter, om der er en sag, og om advokaten skal ind.
• En IT-sagkyndig vurderer, hvad der kan sikres fra telefonen, og hvad der kun findes i skyen.

→ Aflevering af computer og firmatelefon

Hvorfor det skete, og hvordan I undgår det

Det sker, fordi telefonen blev sat op som en privat telefon. Medarbejderen loggede ind med sin egen Apple-ID den første dag, ofte fordi ingen sagde andet. Så følger aktiveringslåsen, iCloud-backup og synkronisering automatisk med.

Der er tre ting, der forebygger det:

• ☐ Køb telefoner gennem en forhandler, der kan registrere dem til virksomheden.
• ☐ Tilmeld telefonerne en løsning til administration af mobile enheder, før de udleveres.
• ☐ Skriv i IT-politikken, at firmatelefoner sættes op af IT, og at private konti ikke må bruges til arbejdsdata uden aftale.

Tjek jeres overenskomst og eventuel kontrolaftale, før I indfører nye regler om firmatelefoner. Administration af telefonen er ikke det samme som at kunne se indholdet, men medarbejderne skal vide, hvad der gælder.

Hvornår skal I have hjælp udefra?

Kontakt en IT-sagkyndig, hvis telefonen kan være et bevis, hvis medarbejderen ikke vil frigive den, eller hvis I tror, at arbejdsdata ligger i den private iCloud. Den sagkyndige kan vurdere, hvad der kan sikres fra telefonen i dens nuværende tilstand, og hjælpe advokaten med at beskrive, hvad der bør kræves udleveret. Jo tidligere den vurdering sker, jo flere muligheder har I, fordi telefonen endnu ikke er nulstillet, og fordi data i skyen endnu ikke er slettet.

Nielco IT arbejder som IT-sagkyndig i civile sager for virksomheder og advokater i hele landet. Er telefonen ved at løbe tør for strøm, eller frygter I fjernsletning, så sig, at det haster. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud

Læs også: BYOD: arbejdsdata på medarbejderens egen enhed · MDM og firmatelefoner: hvad kan virksomheden se og sikre?

→ Undersøgelse af firmatelefonen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT