En medarbejder er stoppet eller fritstillet, men computeren eller firmatelefonen er ikke kommet tilbage. Måske svarer vedkommende ikke, måske siger vedkommende, at udstyret er glemt, væk eller i stykker, eller måske nægter vedkommende direkte. Det rigtige første skridt er et roligt, skriftligt krav om aflevering med en frist. Imens kan I sikre det, der ligger i skyen. Fjernsletning skal vente, selvom det føles som den sikre løsning.
Først: hvad er situationen?
Der er stor forskel på en medarbejder, der har glemt at aflevere, og en, der bevidst holder udstyret tilbage. Start med at få overblik:
- Hvilket udstyr mangler? Brug udstyrslisten med serienumre.
- Hvornår skulle det have været afleveret, og hvordan blev det aftalt?
- Hvad har medarbejderen sagt eller skrevet om det?
- Er der en konflikt i forvejen, for eksempel om opsigelsen, en klausul eller løn?
- Er der mistanke om, at data er kopieret eller slettet?
Er der ingen konflikt og ingen mistanke, er en venlig påmindelse ofte nok. Ring gerne først, og bekræft samtalen skriftligt bagefter, så aftalen om tid og sted står sort på hvidt. Er der konflikt eller mistanke, skal I være mere formelle fra starten.
Trin 1: skriftligt krav om aflevering
Send et kort, sagligt brev eller en mail. Det skal indeholde:
- ☐ hvilket udstyr der skal afleveres, med serienumre,
- ☐ en konkret frist og et konkret sted, eller en adresse, udstyret kan sendes til,
- ☐ en henvisning til ansættelseskontrakten eller IT-politikken, hvis den nævner aflevering,
- ☐ en anmodning om, at udstyret ikke nulstilles, geninstalleres eller ryddes op,
- ☐ en anmodning om at oplyse telefonens kode ved afleveringen.
Skriv brevet uden beskyldninger. Formålet er at få udstyret tilbage og at dokumentere, at I har bedt om det. Gem kvittering for afsendelse. Svarer medarbejderen ikke inden fristen, så send en påmindelse med en ny, kort frist, og inddrag advokaten.
Trin 2: sikr det, der ligger i skyen
Selvom I ikke har udstyret, har I ofte adgang til meget af indholdet, fordi det ligger i jeres egne systemer:
- Postkassen i Microsoft 365 eller Google Workspace.
- OneDrive, SharePoint, Teams eller Google Drive.
- Revisionsloggen, der kan vise, hvad der er hentet, synkroniseret eller slettet.
- Mobilstyringen (MDM), der kan vise, hvornår enheden sidst var online, og hvilke apps der var installeret.
- CRM og fagsystemer med egen historik over eksporter og ændringer.
Bed IT om at bevare data i disse systemer med det samme og om at notere, hvornår enheden sidst havde forbindelse. Ingen skal begynde at læse indhold. Er der mistanke, så lad en IT-sagkyndig sikre cloud-data, så sikringen kan efterprøves. → Bevissikring af OneDrive, SharePoint og Teams
Trin 3: luk adgangen, men slet ikke
Spær kontoen, og afslut alle sessioner, så udstyret ikke længere kan hente nye data. Men slet ikke kontoen, og fjern ikke licensen. Det, der ligger i skyen, er nu jeres vigtigste kilde, og det må ikke forsvinde.
Notér klokkeslæt for spærringen. Hvis MDM eller revisionsloggen senere viser aktivitet fra enheden efter spærringen, er det en vigtig oplysning.
Hvorfor fjernsletning skal vente
Fjernsletning lyder som den ansvarlige løsning: så er firmadata i hvert fald ikke længere på udstyret. Men en fjernsletning fjerner også alle spor af, hvad der er sket på enheden. Hvis medarbejderen har kopieret filer, sendt beskeder eller slettet noget, er beviset væk. Det kan også blive brugt imod jer, fordi det er jer, der har slettet. → Fjernsletning af firmatelefonen
Der kan være situationer, hvor fjernsletning er nødvendig, for eksempel hvis udstyret er bortkommet med følsomme persondata om kunder eller borgere, og der ikke er anden måde at beskytte dem på. Så skal beslutningen træffes af ledelsen efter rådgivning, begrundes skriftligt, og de data, der kan sikres i skyen, skal sikres først.
→ MDM og firmatelefoner: hvad kan virksomheden se og sikre?
Hvis medarbejderen siger, at udstyret er væk eller i stykker
Det er ikke usædvanligt. Bed om en skriftlig forklaring: hvornår, hvor og hvordan. Bed om at få det ødelagte udstyr afleveret alligevel, også hvis det ikke virker. En defekt telefon eller computer kan stadig indeholde data, og en IT-sagkyndig kan ofte se, hvad der er sket med den. Er udstyret meldt væk, så notér, hvornår det sidst var online ifølge MDM eller loggen. Hvis det var online efter det tidspunkt, hvor det angiveligt blev væk, er det relevant.
Når udstyret indeholder andres persondata
Ligger der persondata om kunder, borgere, patienter eller kolleger på udstyret, er det ikke kun et spørgsmål om ansættelsen. At en tidligere medarbejder har udstyr med persondata, som virksomheden ikke længere har kontrol over, kan være et brud på persondatasikkerheden, som skal vurderes og eventuelt meldes inden for en kort frist.
Inddrag jeres databeskyttelsesansvarlige eller den, der har ansvaret for persondata, så snart I ved, at udstyret ikke kommer tilbage. Skriv ned, hvad der lå på det, om det var krypteret, og hvornår det sidst var online. De oplysninger skal I bruge både til vurderingen af bruddet og til en eventuel senere tvist. Kryptering med en stærk kode gør en stor forskel for vurderingen, så få IT til at bekræfte, hvordan netop den enhed var sat op.
→ Persondatabrud: dokumentationen inden for 72 timer
Hvem gør hvad
- HR · Skriftligt krav, påmindelser, dokumentation i personalesagen
- IT · Bevarelse i skyen, spærring, MDM-oplysninger, ingen fjernsletning
- Leder · Beslutter, hvor hårdt der skal reageres
- Advokat · Vurderer juridiske skridt, hvis udstyret ikke kommer
- IT-sagkyndig · Sikrer cloud-data og senere udstyret, hvis det afleveres
Det skal I lade være med
- Lad være med at fjernslette uden en skriftlig begrundet beslutning.
- Lad være med at slette kontoen, fordi medarbejderen alligevel er stoppet.
- Lad være med at møde op hos medarbejderen og kræve udstyret udleveret.
- Lad være med at true med konsekvenser, I ikke har afklaret med advokaten.
- Lad være med at logge ind på medarbejderens private konti, selvom I kender koden. Det kan i sig selv blive et problem for jer.
Når udstyret kommer tilbage
Tag imod det som ved en normal aflevering: tændt eller slukket, som det er, med kvittering og uden at åbne det. Notér datoen og tilstanden. Er der mistanke, så lad en IT-sagkyndig sikre det, før det bruges eller nulstilles. → Aflevering af computer og firmatelefon
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Kommer udstyret ikke tilbage, og er der mistanke om, at data er taget med, så tal med advokaten om de juridiske muligheder for at få det udleveret. Imens kan en IT-sagkyndig sikre det, der ligger i skyen, så I ikke står uden dokumentation. Haster det, fordi data kan forsvinde, er det en hastesag. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Aflevering af computer og firmatelefon: sådan modtager I udstyret · Medarbejderen vil ikke oplyse adgangskoden til arbejdscomputeren
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
