Udstyret er afleveret, men medarbejderen vil ikke oplyse koden, eller siger, at den er glemt. Det lyder som et stort problem, men det er det sjældent for en arbejdscomputer, der er sat op af virksomheden. I de fleste opsætninger har IT en administratorkonto, en gendannelsesnøgle til krypteringen eller adgang via mobilstyring. Det vigtigste er, at IT bruger de muligheder på en kontrolleret måde og ikke begynder at prøve sig frem.
Artiklen handler om det, virksomheden selv kan gøre med sit eget udstyr. Spørgsmålet om, hvorvidt en modpart kan pålægges at udlevere en kode i en retssag, er beskrevet på advokatsitet. → Kan modparten pålægges at udlevere en adgangskode?
Hvilken kode drejer det sig om?
Der er flere slags koder, og de har hver sin løsning:
- Login til computeren med firmakontoen · IT nulstiller koden centralt
- Lokal konto på computeren · Administratorkonto eller gendannelsesnøgle
- Krypteringskode på disken · Gendannelsesnøglen, hvis den er gemt centralt
- Kode til firmatelefonen · MDM eller sikring via en IT-sagkyndig
- Kode til en fil eller et arkiv · Ofte kun medarbejderen, eller en sagkyndig
Start med at finde ud af, hvilken af dem I står med. Spørg IT, hvordan computeren er sat op, uden at nogen tænder den eller logger ind.
Virksomhedens egne muligheder
Computeren er tilmeldt jeres domæne eller Microsoft Entra ID. Så kan IT som regel nulstille brugerens kode centralt. Men vær opmærksom: et login med en nulstillet kode ændrer spor på computeren og kan i nogle tilfælde gøre gemte koder og krypterede data utilgængelige. Er der mistanke, så lad være med at logge ind, og lad en IT-sagkyndig vurdere først.
Disken er krypteret med BitLocker eller FileVault. Gendannelsesnøglen ligger ofte i jeres administrationsportal, hvis computeren er sat op centralt. Bed IT finde nøglen og notere, hvor den lå, men ikke bruge den endnu. Med gendannelsesnøglen kan en IT-sagkyndig ofte tage en forensisk kopi uden at logge ind som brugeren.
Telefonen er under mobilstyring (MDM). Afhængigt af system og telefon kan IT måske fjerne koden eller se oplysninger om enheden. Men en kodefjernelse kan også ændre enheden. Notér, hvad MDM viser, og spørg en IT-sagkyndig, før I bruger funktionen.
Koden ligger i jeres adgangskodeadministrator. Har virksomheden en fælles adgangskodeboks, kan koden til tjenester, medarbejderen har brugt, ligge der. Loggen i boksen kan også vise, hvilke koder medarbejderen åbnede i den sidste tid. → Adgangskodeadministratoren: delte bokse
Bed om koden på den rigtige måde
Selvom IT kan komme ind, er det bedre at få koden. Bed om den skriftligt, kort og sagligt, med henvisning til at udstyret tilhører virksomheden. Skriv, at koden bruges til at håndtere virksomhedens data, og at private data, som måtte ligge på udstyret, behandles efter en fast procedure.
Siger medarbejderen, at koden er glemt, så notér det. Siger medarbejderen nej, så notér også det, og hvilken begrundelse der blev givet. Begge dele kan få betydning senere. Lad være med at presse eller true. Inddrag advokaten, hvis det bliver en konflikt.
Fremover kan I undgå en del af problemet ved at bede om koden ved selve afleveringen og skrive den på kvitteringen. → Aflevering af computer og firmatelefon
Private data på udstyret
En medarbejder, der nægter at oplyse koden, gør det ikke altid for at skjule noget om arbejdet. Det kan være private billeder, beskeder eller sundhedsoplysninger på en firmatelefon, der også er brugt privat. Det er en legitim bekymring, og I kommer længere ved at tage den alvorligt.
Tilbyd en løsning: at en uvildig IT-sagkyndig sikrer udstyret, og at gennemgangen afgrænses til arbejdsrelevante data efter en aftalt plan. Private data kan sorteres fra, før nogen i virksomheden ser materialet. Tjek jeres IT-politik og eventuel overenskomst eller kontrolaftale, før I beslutter, hvad der må gennemgås.
Hvem gør hvad
- HR · Beder skriftligt om koden og noterer svaret
- IT · Finder ud af opsætningen, gendannelsesnøgle og MDM, uden at logge ind
- Leder · Beslutter, om udstyret skal sikres eller blot genbruges
- Advokat · Vurderer, hvis medarbejderen nægter, og der er en konflikt
- IT-sagkyndig · Sikrer udstyret uden at ændre det, også uden brugerens kode
Det skal IT lade være med
- Lad være med at gætte koden. Mange forsøg kan låse enheden eller, på nogle telefoner, slette den.
- Lad være med at nulstille koden og logge ind som brugeren, hvis der er en mistanke. Det ændrer spor og kan låse krypterede data.
- Lad være med at bruge værktøjer fra nettet til at “knække” koden. Det kan ødelægge data og efterlade spor, der svækker sagen.
- Lad være med at geninstallere computeren for at komme videre. Så er alt væk.
- Lad være med at logge ind på medarbejderens private konti, selvom koden står på en seddel. Det kan i sig selv blive et problem for virksomheden.
→ Det må IT ikke gøre, før beviserne er sikret
Når koden gælder en tjeneste, ikke udstyret
Nogle gange er problemet ikke computeren, men en tjeneste, kun medarbejderen kender koden til: virksomhedens side på sociale medier, en leverandørportal, en annoncekonto eller en domæneadministration. Her er fremgangsmåden en anden:
- Find ud af, hvem der står som ejer eller administrator af kontoen hos udbyderen.
- Tag skærmbilleder af det, I selv kan se, før I ændrer noget, og notér dato og klokkeslæt.
- Brug udbyderens procedure for at genvinde adgang som virksomhed, typisk med dokumentation for, at kontoen tilhører jer.
- Skift koden, når I har adgang, og tilføj mindst to personer fra virksomheden som administratorer.
Lad være med at bruge koden, hvis den kun er kendt, fordi den ligger i medarbejderens browser eller private noter. Det er bedre at gå den officielle vej, også selvom den tager længere tid.
Hvis I ikke har en gendannelsesnøgle
Er computeren ikke sat op centralt, og findes der ingen gendannelsesnøgle, kan det være svært at komme ind uden koden. Det gælder især nyere telefoner og krypterede diske. Så er de vigtigste kilder ofte jeres cloud-systemer, hvor postkasse, filer og logs ligger uafhængigt af udstyret. Bevar dem med det samme.
Brug også situationen til at rette opsætningen. Alt firmaudstyr bør være tilmeldt centralt, og gendannelsesnøgler bør gemmes et sted, hvor mere end én person har adgang.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er der mistanke mod medarbejderen, så lad en IT-sagkyndig vurdere udstyret, før IT forsøger noget. Den sagkyndige kan ofte sikre data uden brugerens kode, og sikringen kan efterprøves af andre. Haster det, fordi data på telefonen eller i skyen kan forsvinde, er det en hastesag. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Medarbejderen vil ikke aflevere computer eller firmatelefon · Computeren blev nulstillet før afleveringen
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
