En bortvisning er den hårdeste reaktion, en arbejdsgiver har, og den kan blive prøvet senere. Derfor skal dokumentationen være sikret og gennemgået, før beslutningen træffes, ikke samles bagefter for at støtte den. Samtidig skal I handle hurtigt, fordi en bortvisning typisk skal ske kort tid efter, at I har fået kendskab til forholdet. Det er den balance, artiklen handler om: hurtigt, men på et sikret grundlag.
Den juridiske vurdering af, om forholdet er groft nok, og hvordan retten ser på digitale beviser, ligger hos jeres advokat. Advokatsitet har en gennemgang af bevisvurderingen. → Bortvisning på grundlag af digitale beviser
Tidspresset: hvorfor I ikke kan vente
Venter en arbejdsgiver for længe efter at have fået kendskab til et forhold, kan det blive anset som accept, og så kan retten til at bortvise være tabt. Hvor kort fristen er, afhænger af sagen, men regn med dage, ikke uger.
Det betyder, at sikring og vurdering skal ske parallelt. Mens advokaten vurderer, sikrer en IT-sagkyndig de digitale beviser, og HR samler resten. Skriv ned, hvornår I fik kendskab til forholdet, og hvad I har gjort hver dag siden. Det viser, at tiden er brugt på at undersøge og ikke på at tøve.
Tidsplan for de første dage
Dag 0, når forholdet opdages:
- ☐ Skriv et sagligt notat: hvad er set, hvornår, af hvem og hvordan.
- ☐ Bed IT bevare postkasse, drev, chats og revisionslog. Ingen læser indhold.
- ☐ Hold kredsen lille: leder, HR, advokat og én fra IT.
- ☐ Kontakt advokaten samme dag.
Dag 1:
- ☐ Beslut sammen med advokaten, om medarbejderen skal fritstilles, mens sagen undersøges.
- ☐ Få en IT-sagkyndig til at sikre det relevante udstyr og de relevante cloud-data.
- ☐ Find ansættelseskontrakt, IT-politik, tidligere advarsler og dokumentation for, at medarbejderen kendte reglerne.
Dag 2-3:
- ☐ Gennemgå det sikrede materiale efter en afgrænset plan.
- ☐ Hold en samtale med medarbejderen, hvor vedkommende får mulighed for at forklare sig.
- ☐ Træf beslutningen på grundlag af det, I faktisk har.
Rækkefølgen kan variere, men tanken er den samme: sikring først, vurdering derefter, beslutning til sidst.
→ Skabelon: tidslinje over hændelsen
Hvad skal dokumenteres?
- Selve forholdet · Hvad skete der, og hvordan kan det vises?
- Tidspunkter · Hvornår skete det, og hvornår fik I kendskab?
- Reglerne · Kendte medarbejderen politikken eller instruksen?
- Medarbejderens forklaring · Hvad sagde vedkommende, og blev det undersøgt?
- Sikringen · Hvem sikrede hvad, hvornår og hvordan?
Det sidste punkt glemmes ofte. Et digitalt bevis er kun så stærkt som dokumentationen for, hvordan det er sikret. Hvis modparten kan sætte spørgsmålstegn ved, om en mail er ændret, eller om en log er komplet, svækkes hele grundlaget. → Kæde af ansvar
Typiske digitale beviser i bortvisningssager
Hvilke beviser der er relevante, afhænger af forholdet. Typiske eksempler er:
- mails eller filer sendt til en privat adresse eller til en konkurrent,
- eksport af kundelister eller prislister fra CRM eller ERP,
- opslag i kunde- eller fagsystemer uden arbejdsmæssig grund,
- ændringer af betalinger, kontonumre eller lønoplysninger,
- adgangskort- og loginlogs, der ikke passer med registreret arbejdstid,
- beskeder i Teams, Slack eller på firmatelefonen.
For hvert bevis skal I kunne svare på, hvor det kommer fra, og om det er sikret, så det kan efterprøves. Et skærmbillede taget af en kollega er bedre end ingenting, men det er svagere end en sikring direkte fra systemet.
Hvem gør hvad
- Leder · Ejer sagen og træffer beslutningen
- HR · Notat, tidsplan, kontrakt, politikker, samtale og referat
- IT · Bevarelse og adgangsliste, ingen egen undersøgelse
- Advokat · Vurderer grundlaget og formulerer beslutningen
- IT-sagkyndig · Sikrer og dokumenterer de digitale beviser
Er jeres IT-medarbejder den, der opdagede forholdet, er vedkommende et vidne. Så bør sikringen ske ved en anden, og vedkommendes egne iagttagelser skrives ned i et separat notat.
Det skal I lade være med
- Lad være med at bortvise først og dokumentere bagefter. Det, I finder efter beslutningen, kan ikke altid bruges til at begrunde den.
- Lad være med selv at gennemgå medarbejderens mail bredt for at finde “mere”. Det kan krænke reglerne om medarbejderkontrol og persondata. Tjek jeres IT-politik og eventuel overenskomst eller kontrolaftale.
- Lad være med at basere beslutningen på rygter eller på materiale, I ikke ved, hvor kommer fra.
- Lad være med at lade medarbejderen arbejde videre med fuld adgang, mens I undersøger. Overvej fritstilling.
- Lad være med at skrive vurderinger i mails, der kan blive fremlagt. Skriv fakta, datoer og kilder, og lad vurderingen ligge hos advokaten.
Samtalen med medarbejderen
Før beslutningen bør medarbejderen som udgangspunkt have mulighed for at forklare sig. Det er ikke kun et spørgsmål om god skik. En forklaring kan pege på noget, I har overset, for eksempel at en kollega brugte samme login, eller at filerne blev sendt med lederens accept. Hvis forklaringen kan undersøges, så undersøg den, og skriv ned, hvad I fandt.
Forbered samtalen grundigt. Aftal på forhånd, hvem der siger hvad, hvem der skriver referat, og hvad der sker med telefon og computer, mens samtalen står på. Vis kun beviser, I har sikret ordentligt, og vær forberedt på, at medarbejderen bestrider dem. Referatet skal gengive medarbejderens egne ord så præcist som muligt, også det, der taler imod jeres opfattelse.
Efter beslutningen
Når bortvisningen er meddelt, skal adgangene lukkes med det samme, og udstyret afleveres mod kvittering. Kontoen bevares, og det sikrede materiale opbevares samlet og adskilt fra den daglige drift. Lav en kort oversigt over, hvad der er sikret, hvor det ligger, og hvem der har adgang til det. Den oversigt er udgangspunktet, hvis medarbejderen eller en fagforening senere anfægter beslutningen, og den gør det lettere for advokaten at arbejde videre.
Hvis grundlaget ikke holder
Det sker, at en undersøgelse viser, at forholdet er mindre alvorligt end antaget, eller at det ikke kan dokumenteres. Så er det bedre at vælge en anden reaktion, for eksempel en advarsel eller en almindelig opsigelse, end at bortvise på et svagt grundlag. Tal med advokaten om mulighederne. Dokumentationen er stadig nyttig, fordi den viser, at virksomheden har undersøgt sagen ordentligt.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Ved en bortvisning bør advokaten være med fra dag 0. En IT-sagkyndig bør sikre de digitale beviser, når der er sandsynlighed for, at beslutningen bliver anfægtet, og det er der ofte ved en bortvisning. Ring hellere en dag for tidligt end en dag for sent, og fortæl, hvad I allerede har gjort, også hvis nogen har kigget i mail eller udstyr. Fordi tidsrammen er kort, er det typisk en hastesag. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Er I i tvivl om, hvornår advokaten skal ind, er svaret ved bortvisning: med det samme. → Hvornår skal advokaten ind i sagen?
Læs også: Før afskedigelsesmødet: det skal være sikret, inden I siger noget · Aflevering af computer og firmatelefon: sådan modtager I udstyret
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
