En kvittering for udstyr er et kort skema, der viser, hvem der fik en computer, en telefon eller et andet stykke udstyr, hvornår, i hvilken tilstand, og hvem der tog imod det igen. Den bruges ved ansættelse, ved fratræden og hver gang udstyr skifter hænder. I en sag om data er kvitteringen ofte det første dokument, advokaten og den IT-sagkyndige beder om, fordi den viser, om udstyret kan have været ændret undervejs.
Kvitteringen erstatter ikke en forensisk dokumentation af udstyret. Men den er virksomhedens egen interne kæde af ansvar, og den kan være forskellen på et bevis, der står stærkt, og et, der kan anfægtes. → Kæde af ansvar (chain of custody)
Hvorfor det betyder noget
Forestil jer, at en medarbejder stopper, og I måneder senere får mistanke om, at kundedata er taget med. Spørgsmålene bliver:
- Hvornår blev computeren afleveret?
- Var den tændt eller slukket? Var den låst?
- Hvem har haft den siden? Er den brugt af andre?
- Var der en telefon, en USB-nøgle eller en ekstern disk med?
- Blev adgangskoden oplyst, eller var der kryptering?
Uden en kvittering bliver svarene gætterier. Med en kvittering har I et dokument fra dagen selv, underskrevet af begge parter.
Skabelon A: udlevering
Udfyldes, når en medarbejder får udstyr.
- Medarbejder (navn, stilling)
- Udstyr (type, model)
- Serienummer eller IMEI
- Virksomhedens inventarnummer
- Tilbehør (oplader, dock, headset)
- Tilstand ved udlevering
- Konti opsat (mail, MDM, kryptering)
- Udleveret af (navn)
- Dato og klokkeslæt
- Underskrift medarbejder
- Underskrift virksomhed
Tilføj en linje om, at udstyret er virksomhedens, og at det skal afleveres ved fratræden eller på opfordring. Henvis til IT-politikken og ansættelseskontrakten.
Gem udleveringskvitteringen, så længe medarbejderen er ansat, og i en periode efter. Den er grundlaget for at kunne sige, hvad der skulle komme tilbage. Er udstyret skiftet undervejs, fx ved en ny telefon, skal der laves en ny kvittering for det nye og en afleveringskvittering for det gamle. Ellers opstår der huller, som er svære at lukke, når en sag først er i gang.
Notér også de konti, der er knyttet til udstyret, fx et Apple-ID eller en Google-konto på telefonen. Er det en privat konto, skal det fremgå. Det har betydning for, hvem der senere kan låse udstyret op, og hvad der synkroniseres til andre steder.
Skabelon B: aflevering
Udfyldes, når udstyret kommer tilbage. Det er den vigtigste af de to.
- Medarbejder (navn, stilling)
- Udstyr og serienummer
- Dato og klokkeslæt for aflevering
- Tændt, slukket eller i dvale
- Låst med adgangskode eller PIN
- Adgangskode oplyst (ja/nej, ikke selve koden)
- Synlige skader eller mangler
- Tilbehør afleveret
- Medarbejderens bemærkninger
- Modtaget af (navn)
- Opbevares hvor, og af hvem
- Underskrift medarbejder
- Underskrift virksomhed
Skriv aldrig selve adgangskoden på kvitteringen. Hvis den oplyses, skal den håndteres separat og sikkert.
Udfyld afleveringskvitteringen sammen med medarbejderen, mens udstyret ligger på bordet. Ikke bagefter. Er medarbejderen fritstillet eller sygemeldt, så aftal et tidspunkt, og vær to fra virksomheden til stede.
Feltet “Medarbejderens bemærkninger” er vigtigt. Hvis medarbejderen siger “jeg har slettet mine private ting” eller “telefonen er nulstillet”, så skriv det ordret. Det er en oplysning, der senere kan få betydning.
Skabelon C: overdragelse internt
Når udstyret skifter hænder internt, fx fra HR til IT eller fra IT til en IT-sagkyndig, så lav en kort linje i en log:
Hver gang udstyret flyttes, skrives det ned. Det er den interne kæde af ansvar. → Skabelon til intern log over beviser
Sådan tager I imod udstyret
Kvitteringen er kun så god som modtagelsen. Når der er en sag eller en mulig sag:
- ☐ Tænd ikke udstyret for at se, om det virker.
- ☐ Er det tændt, så lad det være tændt og tilsluttet strøm, og kontakt IT-sagkyndig. Er det slukket, så lad det være slukket.
- ☐ Læg telefonen i flytilstand kun, hvis I har fået det anbefalet. Ellers lad den være og hold den opladet.
- ☐ Læg udstyret i en pose eller kasse, mærk den med dato og navn, og opbevar den aflåst.
- ☐ Giv ikke udstyret videre til en ny medarbejder, og send det ikke til geninstallation.
→ Aflevering af computer og firmatelefon: sådan modtager I udstyret
Udstyr, der ikke kommer tilbage
Nogle gange afleverer medarbejderen ikke det hele. En telefon mangler, en ekstern disk er “blevet væk”, eller en bærbar bliver afleveret uden oplader og med en anden adgangskode end forventet. Skriv det på kvitteringen præcist som det er, og bed medarbejderen bekræfte det med sin underskrift. Notér også, hvad medarbejderen siger om det manglende udstyr. Lad være med at diskutere det på stedet. Tal med advokaten om, hvordan I følger op. → Medarbejderen vil ikke aflevere computer eller firmatelefon
Papir eller digitalt?
Det er ligegyldigt, om kvitteringen er på papir eller i et HR-system, så længe den har dato, klokkeslæt og begge parters godkendelse, og så længe den ikke kan ændres bagefter uden at det kan ses. En papirkvittering, der scannes samme dag og gemmes i personalesagen, er fin. En digital kvittering i et system med ændringshistorik er også fin. Et regneark, som alle kan rette i, er ikke godt nok, fordi det ikke kan ses, hvornår et felt er udfyldt.
Gem den udfyldte kvittering i personalesagen og en kopi i sagsmappen, hvis der er en sag. Gem den ikke på det udstyr, den handler om.
Hvem gør hvad?
- HR · Sørger for, at kvitteringen bliver brugt ved både start og stop
- IT · Udfylder tekniske felter og opbevarer udstyret
- Nærmeste leder · Modtager udstyret, hvis HR eller IT ikke er til stede
- Sagsejer · Beslutter, om udstyret skal i karantæne
Typiske fejl
- Ingen kvittering ved udlevering · I kan ikke vise, hvad medarbejderen havde
- Kvittering uden klokkeslæt · Tidslinjen bliver usikker
- Udstyret geninstalleres straks · Sporene er væk, uanset kvitteringen
- Kun medarbejderens underskrift · Det kan ikke ses, hvem der tog imod
- Adgangskoden skrevet på papiret · Både sikkerhed og fortrolighed brydes
Brug kvitteringen hver gang
Den største værdi får I, hvis kvitteringen er rutine. Så er den ikke et signal om mistanke, når den bruges ved en fratræden, og den ligger klar, når I får brug for den måneder senere. Læg skabelonerne i jeres onboarding og offboarding, så de bliver brugt hver gang. Kombinér det med en kort karantæne for udstyr fra fratrådte, før det genbruges. → Karantæne for udstyr fra fratrådte medarbejdere
Kort sagt
Brug kvitteringen ved udlevering, ved aflevering og ved hver intern overdragelse. Skriv klokkeslæt, tilstand og medarbejderens bemærkninger. Opbevar udstyret aflåst og urørt, til der er taget stilling til en sikring.
Læs også: Skabelon: intern instruks om at bevare data · Skabelon: erklæring om tilbagelevering og sletning af data · Alle tjeklister og værktøjer
→ Beskriv jeres sag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
