Vikarer, praktikanter og sæsonansatte er kun i virksomheden i kort tid, men de får ofte adgang til de samme systemer som de faste medarbejdere. Problemet opstår sjældent under ansættelsen. Det opstår bagefter, hvis noget er gået galt, og ingen kan dokumentere, hvem der gjorde hvad, fordi alle brugte samme login. Det vigtigste råd er derfor enkelt: giv personlige konti, også for korte forløb, og luk dem på slutdatoen.
Artiklen er til HR og IT i virksomheder, der jævnligt har midlertidige medarbejdere, for eksempel i detail, hotel og restaurant, lager, kundeservice og sæsonarbejde.
Hvorfor det betyder noget
En typisk situation: der mangler penge i kassen, en kunde klager over en forkert refusion, eller nogen har slået kundeoplysninger op uden grund. Når I går tilbage i systemet, står der “kasse1”, “lager” eller “praktikant” ved handlingen. Den konto har fem personer brugt i løbet af sommeren. Så kan I ikke sige, hvem der gjorde det, og I kan heller ikke frikende dem, der intet har gjort.
Det er den egentlige pointe. Personlige konti er ikke kun et værn mod misbrug. De beskytter også de midlertidige medarbejdere, som ellers kan komme under mistanke på et for løst grundlag.
Før forløbet starter
- Opret en personlig konto. Også selvom forløbet kun varer en uge. Kan systemet ikke håndtere det, så skriv ned, hvem der har brugt fælleskontoen hvornår.
- Sæt en slutdato. Mange systemer kan deaktivere en konto automatisk på en bestemt dato. Brug det.
- Giv de adgange, der er brug for. En sæsonansat i butikken har ikke brug for at kunne eksportere kundelisten eller ændre priser.
- Registrér udstyr. Får den midlertidige medarbejder en telefon, en scanner eller en bærbar, så skriv serienummer og dato ned.
- Orientér om IT-reglerne. Midlertidige skal kende reglerne for brug af systemer og data på samme måde som faste. Skriv ned, at de er orienteret.
→ Onboarding: det, der skal være på plads fra første dag
Under forløbet
Det vigtigste er, at fælleslogins ikke sniger sig ind igen. Det sker typisk, når en ny vikar starter en travl morgen, og kontoen ikke er klar. Så låner vedkommende en kollegas login. Sørg for, at det er nemmere at få en konto end at låne en.
Bruger I alligevel en fælleskonto i en overgang, så før en enkel liste over, hvem der har haft den hvornår. Det kan være et ark ved kassen eller en note i vagtplanen. Den er ikke perfekt, men den er bedre end ingenting.
Ved forløbets afslutning
- ☐ Luk den personlige konto på slutdatoen.
- ☐ Skift adgangskoden til fælleskonti, som medarbejderen har kendt.
- ☐ Modtag udstyr, og notér dato, stand og hvem der tog imod.
- ☐ Tjek, om medarbejderen er tilføjet til grupper på sociale medier, chats eller delte mapper.
- ☐ Gem vagtplaner og lister over, hvem der har brugt hvad.
Slet ikke kontoen med det samme. Deaktivér den. Hvis der senere opstår spørgsmål, er det kontoen og dens historik, der giver svaret.
→ Kvittering for udlevering og aflevering af udstyr
Hvad skal kunne dokumenteres bagefter?
Tænk på det fra slutningen. Hvis der om tre måneder opstår et spørgsmål om noget, der skete i sæsonen, hvad skal I så kunne svare på? Typisk er det disse fem ting:
- Hvem var ansat hvornår? Kontrakter, vagtplaner og lønsedler viser det.
- Hvilke konti havde vedkommende? En liste fra IT eller fra de enkelte systemer.
- Hvilket udstyr var udleveret? Kvitteringer med serienumre og datoer.
- Hvem brugte fælleskonti hvornår? Lister eller vagtplaner, hvis fælleskonti blev brugt.
- Hvornår blev adgangen lukket? En note fra IT med dato og klokkeslæt.
Har I de fem ting, kan en advokat eller en IT-sagkyndig ofte hurtigt vurdere, om en handling i systemet kan knyttes til en bestemt person, eller om det ikke kan lade sig gøre. Mangler de, bliver svaret ofte, at det ikke kan afgøres.
Gem materialet samlet, for eksempel i en mappe pr. sæson. Hold opbevaringen inden for jeres egne regler for sletning af personoplysninger, og Tjek, hvor længe I må gemme vagtplaner og lister, når der ikke er en konkret sag.
Praktikanter og elever
Praktikanter og elever er et særligt tilfælde. De skal lære, og de får derfor ofte adgang til mere, end de egentlig har brug for, så de kan se, hvordan tingene hænger sammen. Det er fint, men giv adgangen gennem deres egen konto, og fjern den, når forløbet er slut. Har praktikanten brugt egen computer, så sørg for, at virksomhedens data er slettet derfra ved afslutningen, og skriv ned, at det er sket.
Hvem gør hvad?
- HR · Giver IT besked om start og slutdato
- Nærmeste leder · Afgør, hvilke adgange der er brug for
- IT · Opretter personlige konti og lukker dem
- Vagtansvarlig · Fører liste, hvis fælleskonti bruges
I mindre virksomheder er det ofte den samme person, der har flere af rollerne. Det gør ikke noget, så længe der er én, der har ansvaret for, at kontoen lukkes.
Det må I ikke gøre
- Dele én adgangskode til mange. Det er hurtigt, men det fjerner enhver mulighed for at dokumentere, hvem der har gjort hvad.
- Lade konti stå åbne efter sæsonen. En glemt konto kan blive brugt af andre, og så kan det se ud, som om den tidligere vikar har været inde.
- Give administratorrettigheder for nemheds skyld. Mange systemer har en “superbruger”, som kan alt. Den skal ikke bruges af midlertidige.
- Mistænkeliggøre uden grundlag. Opstår der et problem, så sikr først logs og lister, og lad være med at pege på den, der tilfældigvis var på arbejde. Behandl midlertidige medarbejdere som alle andre, når der undersøges.
Hvis der opstår en sag
Opstår der mistanke, efter at forløbet er slut, er rækkefølgen den samme som ved andre medarbejdere: gem logs, vagtplaner og lister over udstyr, skriv ned, hvad der har givet mistanken, og tal med en advokat, før I kontakter den tidligere medarbejder eller vikarbureauet. Er vikaren ansat gennem et bureau, er det bureauet, der er arbejdsgiver, og det har betydning for, hvem I skal tale med.
Systemernes logs er ofte det eneste, I har. Mange kassesystemer, bookingsystemer og lagerstyringer gemmer kun historik i en begrænset periode. Tjek perioden i jeres egne systemer, og bed leverandøren om at bevare loggen, hvis den er ved at udløbe.
Er sagen alvorlig, eller kan loggen ikke forklare det, I ser, så få hjælp fra en IT-sagkyndig, der kan sikre og læse loggen uden at ændre den.
→ Offboarding uden at miste beviser
Læs også: Konsulenter og freelancere: adgang og data ved ophør · Ny medarbejder har data med fra sin tidligere arbejdsgiver
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
