En mail fra info@, salg@ eller bogholderi@ ser ens ud, uanset hvem der skrev den. Det er meningen med en delt postkasse. Men når en mail fra den fælles adresse bliver omdrejningspunkt i en tvist, er spørgsmålet pludselig, hvem der sendte den. Ofte kan det findes ud af i Microsoft 365, hvis loggen er slået til og stadig findes. Hvis I deler en adgangskode til postkassen, er det meget sværere.
Artiklen er til IT og ledere. Den forklarer, hvad der typisk kan ses, hvad I gør, når en mail fra en fælles adresse bliver et problem, og hvordan I sætter delte postkasser op, så svaret kan findes næste gang.
Typiske situationer
- En kunde fremlægger en mail fra salg@, hvor der lover en rabat eller en leveringstid, som ingen vil vedkende sig.
- En leverandør har fået en mail fra bogholderi@ med ændrede betalingsoplysninger.
- En medarbejder er stoppet, og der er mistanke om, at vedkommende sendte kundelister fra info@ i sin sidste uge.
- En mail med en uheldig formulering er sendt til en kunde, og ingen ved, hvem der skrev den.
I alle tilfælde er mailens indhold kendt. Det, der mangler, er forbindelsen til en person. Og jo længere tid der går, jo sværere bliver den at finde, fordi loggen udløber, og medarbejdere husker forskelligt. Derfor er det første skridt altid at bevare, ikke at spørge rundt.
Hvordan en delt postkasse fungerer
I Microsoft 365 er en delt postkasse en postkasse uden egen bruger. Medarbejdere får adgang via deres egen konto og kan få ret til at læse, til at sende som postkassen eller til at sende på vegne af den.
- Send som · Mailen ser ud til at komme direkte fra info@
- Send på vegne af · Mailen viser både medarbejderens navn og info@
- Fuld adgang · Medarbejderen kan læse, flytte og slette i postkassen
Når medarbejdere bruger deres egen konto, kan systemet registrere, hvem der gjorde hvad. Når flere deler et login til postkassen, kan systemet kun se, at “info@” gjorde det. → Delte logins og fælleskonti
Hvad der typisk kan ses
Hvis revision af postkasser og den samlede revisionslog er slået til, kan IT ofte finde ud af:
- hvilken bruger der sendte en bestemt mail som eller på vegne af den delte postkasse,
- hvornår mailen blev sendt,
- hvem der har slettet eller flyttet mails i postkassen,
- hvem der har adgang til postkassen, og hvornår adgangen blev givet.
Hvor mailen gemmes efter afsendelse, afhænger af opsætningen. Den kan ligge i postkassens sendte post, i medarbejderens egen sendte post eller begge steder. Det er et vigtigt spor, fordi kopien i den personlige postkasse peger direkte på afsenderen.
Loggen gemmes kun i en begrænset periode, afhængigt af licensen. Er mailen gammel, kan sporet være væk. → Bevisberedskab i Microsoft 365
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Find og bevar mailen. Notér afsender, modtager, emne og tidspunkt. Bed IT bevare den delte postkasse, så intet slettes, mens I undersøger.
- Bed IT sikre loggen for den relevante periode. Det skal ske hurtigt, fordi loggen udløber. Bed om at få både søgningen og resultatet dokumenteret.
- Lav en liste over, hvem der havde adgang på tidspunktet. Adgange kan være ændret siden. Spørg IT, om ændringerne kan ses i loggen.
- Tjek de personlige postkasser for kopier, men kun gennem IT og inden for et klart formål. Det handler om at finde én mail, ikke om at læse med.
- Vent med at konfrontere nogen. En kollega, der føler sig mistænkt, kan slette sin kopi, og det skaber en ny sag oveni.
- Tal med advokaten, hvis mailen er central i en tvist med en kunde eller leverandør.
Når svaret ikke kan findes
Nogle gange kan det ikke ses, hvem der sendte mailen. Loggen er udløbet, flere delte samme login, eller mailen blev sendt fra en telefon med en gammel opsætning. Så må I bruge andre spor: hvem var på arbejde, hvem havde kontakt med kunden, hvem skrev lignende mails, og hvad siger medarbejderne. Det er svagere beviser, og det er en god grund til at sætte postkasserne rigtigt op fremover. Skriv ned, hvad I har undersøgt, og hvorfor svaret ikke kunne findes. Det viser, at I har gjort, hvad der var muligt, og det kan være vigtigt, hvis modparten senere påstår, at I har holdt noget tilbage.
→ Hvem skrev beskeden? Delte telefoner, konti og computere
Sæt postkasserne op med sporbarhed
Det koster næsten intet at gøre det rigtigt fra starten:
- ☐ Ingen deler adgangskoden til en delt postkasse. Adgang gives til den enkeltes konto.
- ☐ Log ind direkte på den delte postkasse er spærret.
- ☐ Revision af postkasser er slået til, også for delte postkasser.
- ☐ Det er besluttet, om sendt post skal gemmes i den delte postkasse.
- ☐ Det er besluttet, hvornår I bruger “send som”, og hvornår “send på vegne af”.
- ☐ Der er en fast gennemgang af, hvem der har adgang, mindst en gang om året.
- ☐ Adgang fjernes som en del af offboarding.
Overvej også en enkel regel om at skrive navn under mails fra fælles adresser. Det er ikke teknisk sikring, men det gør det lettere for kunderne og for jer selv at se, hvem der stod bag.
Når medarbejderen er stoppet
Delte postkasser glemmes ofte ved fratrædelse. Medarbejderens egen konto lukkes, men adgangen til info@ eller salg@ blev givet på en anden måde, eller via et delt login, som ingen skiftede. Tjek begge dele. Skift adgangskoder på alle fælles konti, som den fratrådte kendte, og notér tidspunktet. → Den fratrådtes mailboks
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter, hvad der skal undersøges, og hvorfor
- IT · Bevarer postkassen, sikrer loggen, laver adgangslisten
- HR · Håndterer kontakten med medarbejderne, hvis det bliver en personalesag
- Advokat · Vurderer mailens betydning i tvisten
Det skal I lade være med
- At logge ind på den delte postkasse og kigge rundt. Det blander jeres handlinger ind i sporene.
- At spørge hele afdelingen på et møde, hvem der sendte mailen. Det advarer og kan føre til sletning.
- At læse kollegers personlige postkasser bredt for at finde en kopi. Søg afgrænset, gennem IT, og med et formål. Tjek jeres IT-politik og eventuel kontrolaftale.
- At gå ud fra, at det var den, der plejer at skrive til kunden. Lad sporene tale.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis mailen kan blive bevis i en retssag eller en voldgift, hvis loggen er ved at udløbe, eller hvis mistanken retter sig mod en person med administratoradgang. En sagkyndig kan sikre postkasse og log, så resultatet kan efterprøves af modparten.
Læs også: Eksterne delinger i SharePoint og Teams: hvem har adgang udefra? · Copilot i Microsoft 365: hvad kan den finde, og hvad gemmes?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
