Når en fratrådt medarbejders konto slettes i Microsoft 365, ligger OneDrive ikke for evigt. Der er en opbevaringsperiode, og når den udløber, slettes filerne. Mange virksomheder kender ikke deres egen indstilling, og ingen har ansvaret for at holde øje med den. Det korte svar: Find ud af, hvad jeres frist er, før I får brug for det, og gør nogen ansvarlig for at beslutte, hvad der skal ske med filerne, før den udløber.
Den tekniske side af at sikre OneDrive, SharePoint og Teams står på hubben. → Bevissikring af OneDrive, SharePoint og Teams
Hvad sker der med OneDrive, når kontoen slettes?
I hovedtræk sker der dette, når en bruger slettes:
- Brugerens OneDrive bevares i en opbevaringsperiode, som administratoren kan indstille.
- I perioden kan brugerens leder eller en anden udpeget person få adgang til filerne. Microsoft sender typisk en besked om det.
- Når perioden udløber, slettes OneDrive. Der kan være en kort ekstra periode, hvor en administrator kan gendanne.
- Derefter er filerne væk, medmindre der er sat et hold eller findes en backup uden for Microsoft 365.
Standardperioden er kort, hvis ingen har ændret den. Mange virksomheder har aldrig set på indstillingen.
Bemærk også, at fjernelse af licensen uden sletning kan have sine egne regler for OneDrive. Tjek det, før I fjerner licenser for at spare penge. → Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet
Hvorfor OneDrive er vigtigt i en sag
OneDrive er ofte det sted, hvor medarbejderen har arbejdet med sine egne filer. Det er også det sted, hvor der kan være spor af, at filer er synkroniseret til en privat computer, delt med en ekstern adresse eller hentet ned kort før fratrædelsen. Når OneDrive er slettet, er mange af de spor væk. Nogle hændelser kan stadig ses i revisionsloggen, men den har også en begrænset levetid. → Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer?
Fristen og ansvaret: hvem holder øje?
Det typiske problem er ikke teknik, men ansvar. IT sletter kontoen efter en procedure. Microsoft sender en mail til lederen om, at der er adgang til filerne i en periode. Lederen har travlt og læser den ikke, eller tror, at IT har styr på det. Når perioden er udløbet, er filerne væk, og ingen har truffet en beslutning.
Løs det med en klar ansvarsfordeling:
- HR · Giver besked om fratrædelse og særlige forhold
- Leder · Beslutter, om filerne skal bevares, overdrages eller slettes
- IT · Kender fristen, sætter hold, når lederen beder om det, og sletter først efter godkendelse
- Ledelsen · Fastsætter den generelle opbevaringsperiode
Skriv ansvarsfordelingen ind i jeres procedure for fratrædelser, og sørg for, at en stedfortræder overtager, hvis lederen selv er fraværende.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Find jeres egen indstilling. Bed IT oplyse, hvor lang opbevaringsperioden for OneDrive er, når en bruger slettes. Skriv svaret ned.
- Overvej at forlænge den. En længere periode giver tid til at opdage en sag. Det har en pris i lagerplads, men sjældent en stor.
- Slet ikke brugere, der kan blive en del af en sag. Blokér i stedet, og behold licensen.
- Sæt hold, når der er mistanke. Et hold bevarer OneDrive, også selvom kontoen slettes. → Litigation hold i Microsoft 365
- Lad være med at flytte filerne rundt. Hvis kolleger skal bruge filer, så lad IT give læseadgang, eller kopiér dem, i stedet for at flytte dem.
- Notér beslutninger. Hvem besluttede, hvad der skulle ske med filerne, og hvornår.
Det skal I lade være med
- Lad ikke fristen udløbe ved en fejl. Sæt en påmindelse i kalenderen, når en bruger slettes.
- Flyt ikke den fratrådtes filer ind i en fællesmappe. Det ændrer metadata og blander filer sammen.
- Lad ikke lederen gå på opdagelse i filerne for at “se, om der er noget”. Adgangen er givet til overdragelse af arbejde, ikke til en undersøgelse. Skal der undersøges, er det en anden beslutning.
- Stol ikke på, at Microsoft gemmer alt. Microsoft 365 er ikke en backup. → Hvor længe gemmes data?
Lederens adgang: brug den rigtigt
Når Microsoft giver lederen adgang til den fratrådtes OneDrive, er det for at sikre, at arbejdet kan fortsætte. Lederen skal kunne finde tilbud, kontrakter og projektfiler, som kolleger har brug for. Det er en god funktion, men den bruges ofte forkert.
Lederen bør kopiere de filer, der skal bruges, til det sted, hvor arbejdet fortsætter, og lade originalerne ligge. Lederen bør ikke slette, omdøbe eller flytte filer i den fratrådtes OneDrive, og bør ikke åbne mapper, der tydeligt er private. Skriv kort ned, hvad der blev kopieret, og hvornår.
Hvis lederen under arbejdet ser noget, der giver mistanke, for eksempel at store mapper er tømt kort før fratrædelsen, så stop og giv besked videre. Lad være med at undersøge videre på egen hånd. Det er netop den situation, hvor sporene skal sikres korrekt, før nogen rører mere.
Lederen skal også vide, at adgangen udløber. Når perioden er slut, er filerne væk, uanset om lederen har nået at kigge. Sæt derfor datoen i kalenderen den dag, beskeden fra Microsoft kommer.
Private filer i OneDrive
Medarbejdere gemmer ofte private filer i OneDrive: billeder, private dokumenter, ansøgninger. Når kontoen skal håndteres efter fratræden, skal I tage hensyn til det. Giv gerne medarbejderen mulighed for at få private filer udleveret, men gør det på en måde, der ikke ændrer resten, og skriv ned, hvad der blev udleveret. Er der en tvist, så tal med advokaten, før noget udleveres.
Hvis fristen allerede er udløbet
Undersøg, om der er en backup uden for Microsoft 365, om filerne findes i SharePoint, Teams eller hos kolleger, og om revisionsloggen stadig viser aktiviteten op til fratrædelsen. Skriv ned, hvornår OneDrive blev slettet, og hvorfor. Det er sjældent alt, der er tabt, men det er lettere at forklare, hvad der mangler, når det er dokumenteret. Fortæl også advokaten om det med det samme. Modparten kan senere spørge, hvorfor filerne ikke blev bevaret, og det svar er stærkest, når det er givet åbent fra start og bygger på en fast procedure, der blot ikke blev fulgt i tide.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når der er mistanke om, at medarbejderen har taget filer med, og fristen er ved at udløbe. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre OneDrive og den tilhørende log, så sikringen kan bruges i en tvist. Haster det, så sig det. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Microsoft 365-kontoen, når medarbejderen er stoppet: blokér, konvertér eller slet? · Litigation hold i Microsoft 365: hvornår skal ledelsen bede IT slå det til?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
