Når en investor eller långiver tvivler på jeres tal, er det bedste svar ikke flere forklaringer, men dokumentation: udtræk fra regnskabssystemet med ændringslog, bilag og tidsstempler, der viser, hvornår posterne blev oprettet, og om de er ændret siden. Sikr det grundlag nu, og lad være med at rette i noget, før det er sikret. Ellers kan selv en harmløs rettelse ligne en tilpasning.
Artiklen er til ejere, direktører og økonomiansvarlige i virksomheder, der står over for spørgsmål fra investorer, banker eller andre långivere. Den handler om at kunne dokumentere, at data er pålidelige, ikke om at forhandle med investoren.
Hvorfor tvivlen opstår
Tvivl om tal opstår af mange grunde, og de fleste har ikke noget med uregelmæssigheder at gøre. Typiske situationer:
- tallene i en præsentation passer ikke med årsregnskabet,
- der er store forskelle mellem budget og resultat,
- et nøgletal er beregnet på en anden måde end sidste gang,
- der er lavet efterposteringer tæt på en frist eller en finansieringsrunde,
- en medarbejder eller tidligere ejer har sat spørgsmålstegn ved tallene,
- revisor har taget forbehold eller givet en bemærkning.
Uanset årsagen er spørgsmålet det samme: kan I vise, hvor tallene kommer fra, og at de ikke er justeret bagefter?
Tag spørgsmålet roligt og sagligt. En investor eller bank, der spørger, gør sit arbejde. Jo hurtigere I kan fremlægge et grundlag, der kan efterprøves, jo hurtigere er tvivlen som regel afklaret. Det er sjældent forklaringen, der mangler. Det er dokumentationen.
Hvad gør I nu?
- Stop rettelser. Lad være med at rette i bogføringen, i regneark eller i rapporter, før grundlaget er sikret. Er der fejl, skal de rettes på en måde, der kan spores.
- Find kilderne. Hvilke tal er der tvivl om, og hvor kommer de fra? Regnskabssystem, salgssystem, lønsystem eller regneark?
- Sikr udtræk med ændringslog. De fleste regnskabssystemer kan vise, hvornår en post er oprettet, af hvem, og om den er ændret. → Bevissikring af regnskabssystemer
- Gem regneark og præsentationer i deres oprindelige form. Filernes metadata kan vise, hvornår de er oprettet og ændret. → Word- og Excel-filer som bevis
- Inddrag revisor. Revisoren kan forklare regnskabspraksis og pege på, hvad der er afstemt.
- Tal med advokaten, hvis tvivlen kan føre til krav, opsigelse af lån eller en tvist.
Det, der overbeviser
- Ændringslog i regnskabssystemet · Hvornår poster blev oprettet og ændret
- Bilag med modtagelsesdato · At bilaget fandtes på det tidspunkt
- Bankudtog fra banken · Uafhængig bekræftelse af betalinger
- Udtræk med kontrolværdier · At udtrækket ikke er ændret siden
- Revisors afstemninger · At tallene er kontrolleret
Kontrolværdier, også kaldet hashværdier, gør det muligt at vise, at en fil er præcis den samme i dag som den dag, den blev sikret. → Hashværdier forklaret
ERP- og regnskabssystemers ændringslog er et af de stærkeste spor, fordi den typisk føres automatisk af systemet. Den juridiske betydning af den slags logs er beskrevet for advokater. → ERP-systemets ændringslog som bevis
Regnearket er ofte det svage led
I mange mindre virksomheder går tallene fra regnskabssystemet gennem et regneark, før de ender i en præsentation eller rapport. Det er i regnearket, at tallene bliver grupperet, justeret og beregnet. Og det er her, tvivlen ofte opstår, fordi det er svært at se, hvad der er ændret, og af hvem.
Gør derfor følgende med de regneark, der er brugt:
- Gem den version, der blev brugt til de tal, investoren har fået, uændret.
- Notér, hvor regnearket henter sine tal fra, og hvornår udtrækket blev lavet.
- Gem tidligere versioner, hvis de findes, for eksempel i versionshistorikken i jeres cloudlager.
- Arbejd videre i en kopi, aldrig i originalen.
Versionshistorikken i et cloudlager kan ofte vise, hvem der har ændret en fil og hvornår. Den gemmes ikke altid længe, så sikr den tidligt.
Hvad investoren eller banken typisk beder om
Hvad der bliver bedt om, afhænger af aftalen og af, hvor alvorlig tvivlen er. Ofte er det:
- udtræk fra regnskabssystemet for en bestemt periode,
- afstemninger mellem regnskab og bank,
- forklaringer på bestemte posteringer eller efterposteringer,
- adgang for deres egen revisor til at gennemgå materialet.
Aftal skriftligt, hvad der udleveres, i hvilken form, og til hvem. Gem en kopi af alt, hvad der sendes, med dato. Er der en låneaftale eller investeringsaftale, så tjek, hvad den siger om informationspligt og adgang.
Hvem gør hvad?
- Ejer eller direktør · Ejer dialogen med investor eller långiver
- Økonomiansvarlig · Finder kilder og laver udtræk
- Revisor · Forklarer og bekræfter
- Advokat · Hvis der kan opstå krav
- IT-sagkyndig · Sikrer data uafhængigt, hvis det er nødvendigt
Når I selv er i tvivl
Det sker, at ledelsen selv bliver usikker, når spørgsmålene kommer. Måske er der en postering, ingen kan forklare, eller et regneark, der er ændret af en medarbejder, der er stoppet. Så er der tale om en intern undersøgelse, og den skal tages alvorligt. → Uregelmæssigheder i bogføringen
Undgå at skrive forklaringer til investoren, før I selv kender svaret. Sig, at I undersøger det, og at I vender tilbage med dokumentation.
Det skal I lade være med
- At lave et nyt regneark, der “viser det rigtigt”. Det kan opfattes som en rekonstruktion bagefter. Vis kilderne i stedet.
- At rette fejl stille. Lav en ny postering med forklaring, og gem den oprindelige.
- At skifte regnskabssystem midt i forløbet. Historik og ændringslog kan gå tabt. → Skift af bogføringssystem: bevar historik og ændringslog
- At sende rå data uden at aftale, hvad der deles. Bogføringen kan indeholde persondata og fortrolige oplysninger.
- At love noget, I ikke kan dokumentere. Et forsigtigt svar, der holder, er bedre end et hurtigt svar, der senere skal trækkes tilbage.
Forebyg næste gang
Mange situationer med tvivl om tal kan undgås med enkle vaner:
- Lad de tal, I præsenterer, komme direkte fra systemet med dato for udtrækket.
- Gem præsentationer og rapporter, som de blev sendt, med dato.
- Beskriv, hvordan nøgletal beregnes, og brug samme metode hver gang.
- Sørg for, at regnskabssystemets ændringslog er slået til og gemmes længe nok.
- Undgå efterposteringer uden tydelig forklaring.
Det gør det let at svare, når spørgsmålet kommer, og det styrker tilliden hos investorer og banker.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste spørgsmål kan revisor og økonomifunktionen besvare. En uafhængig IT-sagkyndig er relevant, hvis investoren ikke stoler på jeres egne udtræk, hvis der er mistanke om, at data er ændret, eller hvis sagen kan ende i en tvist. Så er det en fordel, at en uvildig part har sikret data og kan dokumentere, hvordan det er sket. Nielco IT er uvildig og har erfaring fra finanssektoren.
Læs også: Carve-out: adskil IT uden at miste dokumentation · Ejerledet virksomhed: private konti og firmadata blandet sammen
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
